25. Контроль как функция менеджмента

Контроль представляет собой целенаправленную управленческую деятельность по определению качества и корректировке выполняемых работ, установлению факта достижения целей и оценке эффективности выполнения планов и реализации принятых решений. Основная цель контроля – обеспечение выполнения работ в соответствии с запланированными параметрами.

Принятые планы не всегда реализуются эффективно, даже при хороших исполнителях. Значение контроля, во многом, определяется тем, что он является средством предупреждения возникновения проблемных ситуаций, позволяет скор­ректировать деятельность организации до того, как проблемы перейдут в кризис.

Помимо контрольной и корректирующей, можно указать еще несколько основных ролей контроля:

• на­копление опыта решения проблем;

• стимулиру­ющая роль, которая проявляются в том, что контролируемые позиции приобретают в сознании ис­полнителей особое значение;

• педагогическая роль способствует повышению от­ветственности исполнителей.

Контроль можно класси­фицировать различным образом, например, в соответствии с субъектами контроля можно выделить внешний и внутренний контроль. Внешний контроль осуществляется субъектами внешней среды организации: государственными органами, другими фирмами, общественными организа­циями и т.п. Внутренний контроль проводится внутри самой организации руководящими и специальными контролирующими органами.

По характеру воздействия на объект контроля различают упреждающую и резуль­тирующую формы контроля.

Упреждающий контроль направлен на предупреж­дение отклонений и сбоев. С этой целью осуществляется мониторинг составляющих внешней и внутренней среды организации, выявляются отклонения в происходящих процессах, мо­делируются возможные негативные последствия и осу­ществляются необходимые корректировки действий для предотвращения нежелательных последствий. Результирующий контроль фиксирует полу­ченные результаты. Он не может исправить, изменить уже произошедшие события, поскольку является запаз­дывающим, но позволяет сделать выводы, чтобы избе­жать повторения допущенного просчета в будущем. По последовательности и времени выполнения выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Предварительный контроль осуществляется до фактичес­кого начала работы и предназначен для определения готовно­сти объекта управления к выполнению запланированных задач. Текущий контроль проводится по ходу выполнения запланированных мероприятий. Он направлен на обеспечение выполнения работ в соответствии с утвержденным планом. Заключительный контроль (итоговый) проводится по окончании выполнения запланированных мероприятий. Его цель – установление факта достижения поставленной цели и оценка эффективности выполненных работ.

26. Характеристики эффективной системы контроля

Контроль является не только задачей сотрудников, специализирующихся на выполнении контрольной функции, но и неотъемлемой частью труда всех работа­ющих. В современных условиях широко используется самоконтроль, при котором контрольными функциями наделяются сами работники. В теории менеджмента выделяются еще несколько условий успешной реализации данной функции, которые обычно формулируют, как требования, предъявляемые к контролю:

• общая стратегическая направленность. Система контроля должна быть направлена на достижение главной стратегической цели организации;

• ориентация на конечные результаты. Процесс контроля должен быть ориентирован на выполнение запланированных мероприятий и достижение конкретного результата;

• систематичность. Важна не быстрота проведения контроля, а четкое соблюдение периодичности его проведения. Это, помимо всего прочего, способствует дисциплинированности и ответственности исполнителей;

• разумность. Контроль не должен быть чрезмерным и мелоч­ным. Важно правильно определить ключевые моменты, минимизировать количество контролируемых парамет­ров и частоту осуществления проверок;

• открытость контроля. Исполнители должны знать, что и как контролируется и каковы итоги контроля;

• простота. Применяемые методики и разработанные инструк­ции контроля должны быть понятны исполнителям и заинтересованным лицам;

• заблаговременность. Контроль должен носить, по возможности, упреждающий характер;

• оперативность контроля. Информация о наличии несоответствия между реальными результатами и запланированными должна немедленно доводиться до сведения лиц, компетентных в вопросах принятия корректирующих решений;

• своевременность контроля. Решения о корректирующих действиях, принятые с опозданием, могут быть или бесполезными, или даже привести к ухудшению сложившейся ситуации;

• гибкость. Система контроля должна оперативно реагировать на изменения факторов внешней и внутренней сред, адаптироваться к изменениям обстановки без существенного изменения своей структуры и организации;

• экономичность. Затраты на проведение контроля не должны превышать потери и убытки, возможные в случае его отсутствия;

• объективность. Контроль должен опираться на объективные нормы и стандарты, а не зависеть от личных симпатий и антипатий руководителя.

Получаемая в ходе проведения контроля информация должна реально отражать ход выполнения запланированных мероприятий, а принимаемые на ее основании корректирующие решения должны соответствовать сложившейся обстановке.

Однако и этих характеристик иногда недостаточно, чтобы контроль был результативным. По мнению некоторых специалистов, чтобы система контроля работала эффективно, она должна создаваться с учетом личностных качеств руководителя, быть ему доступной и понятной.

Содержание функции контроля включает:

• организацию контроля; предварительный контроль;

• текущий контроль; регулирование; заключительный контроль.