1.Использование списка (таблицы) в качестве базы данных

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных.

На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.

Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка, так как после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

Отображение строк списка с использованием фильтра

Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

1. Укажите ячейки в фильтруемом списке.

2. Выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем –Автофильтр

3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.

4. Выберите значение в списке.

Повторите шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.

! Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пункт Условие.

! Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

! С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения.

Удаление фильтра из списка

• Чтобы удалить фильтр для одного столбца списка, нажмите на кнопку со стрелкой, а затем выберите из развернувшегося списка Все.

• Чтобы удалить фильтры для всех столбцов списка, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем – команду Отобразить все.

• Чтобы удалить автофильтр из списка, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем – команду Автофильтр.

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе также должно быть не менее трех пустых строк выше списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора.

• Скопируйте из списка заголовки фильтруемых столбцов.

• Вставьте скопированные заголовки столбцов в первой пустой строке диапазона условий отбора.

• Введите в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора. Убедитесь, что между значениями условий и списком находится как минимум одна пустая строка.

• Укажите ячейку в списке, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем– команду Расширенный фильтр.

• Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель Обработка в положение Фильтровать список на месте.

• Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель Обработка в положение Скопировать результаты в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки.

• Введите в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.

Чтобы убрать диалоговое окно Расширенный фильтр на время выделения диапазона условий отбора, нажмите кнопку свертывания диалогового окна: (красная стрелка).

Суммирование значений в списке

Microsoft Excel предоставляет несколько возможных способов суммирования и анализа значений в списке.

1. Для расчета общего итога по столбцу или по строке может быть использовано автоматическое суммирование, позволяющее быстро создать формулу суммирования значений столбца или строки.

2. Имеется возможность автоматического расчета промежуточных итогов по значениям списка. Например, для списка, содержащего суммы продаж для представителей отдела продаж по разным регионам, можно рассчитать промежуточные итоги для каждого региона или для каждого представителя отдела продаж.

3. Для расчета итогового значения по строкам списка в соответствии с заданным условием можно воспользоваться командой Автофильтр, чтобы вывести строки, удовлетворяющие этому условию, а затем рассчитать сумму только по этим строкам с помощью автоматического суммирования.

4. Суммарные значения списка могут быть определены в отчете, использующем методы расчетов и форматы, заданные пользователем с помощью сводной таблицы.

5. Можно создать формулу расчета итоговых значений списка по определенному условию с помощью мастера суммирования.

Импорт текстовых, табличных и графических данных

При работе с Microsoft Excel и другими программами Microsoft Office, данные, созданные в Microsoft Excel, могут быть использованы в других программах Office, и наоборот. Обмениваться данными можно различными способами в зависимости от того, в каком виде они должны быть представлены, должны ли они изменяться при редактировании исходного файла, с каким приложением должен происходить обмен. Для получения обратитесь к помощнику Office или к команде Вызов справки в меню справки Microsoft Excel.

Вставка текстов, рисунков и картинок в книгу

Существует возможность вставки рисунков и отсканированных фотографий из других программ и файлов. Для вставки рисунка из другой программы выберите команду Рисунок в меню Вставка, а затем — команду Из файла, а для вставки текста (документа Word) – Документ Word. При наличии установленной копии Clip Gallery для вставки картинок в книгу используйте команду Картинки (меню Вставка, подменю Рисунок).

Для вставки нового объекта из других приложений выбрать команду Вставка- Объект- указать приложение.

2. Сводные таблицы в Microsoft Excel

Сводные таблицы позволяют получать динамические представления больших объемов данных, обеспечивают еще более простое составление итоговых отчетов в соответствии с потребностями пользователей.

Создание сводной таблицы

Перед созданием сводной таблицы, использующей данные внешнего источника данных, необходимо сначала задать эти данные:

1. Откройте книгу, в которой необходимо создать сводную таблицу.

2. Если сводная таблица создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.

3. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

4. Следуйте инструкциям мастера сводных таблиц.

Мастер сводных таблиц используется для составления перекрестных таблиц и получения итоговых данных для существующих списков, таблиц или внешних баз данных с возможностью их упорядочивания и пересчета. Помощник по Office предоставляет помощь на каждом шагу, что делает работу с мастером сводных таблиц еще более простой.

Для форматирования или использования в формулах может быть выделена часть сводной таблицы, например, все вхождения некоторого элемента данных.

Элементы сводной таблицы могут сортироваться автоматически с сохранением порядка сортировки при обновлении данных или при изменении структуры сводной таблицы.

Возможно задание вывода наибольшего или наименьшего элемента данных и указание количества выводимых наибольших и наименьших элементов.

Сортировка и форматирование дат в сводных таблицах выполняется как и в обычных таблицах.

Форматирование сводной таблицы или ее части будет сохраняться при обновлении данных и при изменении вида сводной таблицы.

Запросы к внешним базам данных могут выполняться в фоновом режиме, что позволяет продолжать работу в Microsoft Excel во время выполнения запроса.

Объединенные ячейки могут быть использованы автоматически в качестве заголовков для столбцов и строк внешних полей в сводных таблицах.

В сводной таблице может быть использовано несколько полей страниц. Для вывода большего количества полей страниц на экране их можно выводить по строкам или по столбцам.

Способ вывода ошибочных значений и пустых ячеек может быть задан пользователем, за исключением отображения встроенных ошибок, таких как #ССЫЛКА и #ИМЯ или вывода 0 (нуля) для пустых ячеек.

Формулы и вычисления в сводных таблицах

Возможно создание полей и элементов полей, вычисляемых по дополнительным формулам, на основе данных сводных таблиц.

Список формул, использованных для дополнительных вычислений в сводных таблицах, может быть выведен на экран. Если для вычисляемого элемента задано несколько формул, может быть установлен порядок, в котором они вычисляются.

Функция Получить.данные.сводной.таблицы дает возможность использовать данные сводной таблицы в формулах вне сводной таблицы.

Сортировка данных сводной таблицы

Элементы поля сводной таблицы автоматически сортируются в возрастающем порядке, согласно их именам. Сортировка элементов по именам позволяет восстановить первоначальный порядок, если элементы были перемещены или отсортированы иначе.

В Microsoft Excel предусмотрен следующий порядок для сортировки данных по возрастанию: числа, текст, логические значения, значения ошибок (например #ССЫЛКА! и #ЗНАЧ!) и пустые ячейки. Для сортировки по убыванию используется обратная очередность, за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец отсортированного списка. Чтобы создать личный порядок сортировки или применить встроенный в Microsoft Excel, необходимо воспользоваться специальным порядком сортировки.

Создание диаграммы для сводной таблицы

1. На панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Выделить в меню Сводная таблица. Проверьте, что кнопка Разрешить выделение не нажата.

2. Удалите любые промежуточные итоги из сводной таблицы.

3. Выделите сводную таблицу целиком, в том числе поля столбцов и строк. Не выделяйте общие итоги или поля страниц. Чтобы выделить первую строку и столбец сводной таблицы, начните выделение с правого нижнего угла области данных.

4. Нажмите кнопку Мастер диаграмм.