Цель и задачи курса

Целью изучения дисциплины является формирование у будущих руководителей проектов и программ знаний в области проектной информации и коммуникаций проекта, методологии и инструментария современных компьютерных технологий, их рационального использования в проектной деятельности, а также практических навыков эффективного применения современных информационных технологий в отношении проектной информации и коммуникаций проекта.

Задача дисциплины – теоретическая и практическая подготовка студентов по вопросам планирования процессов управления информационными связями в проектах, отчетности и документооборота в проектах с учетом современного состояния и тенденций развития компьютерных технологий в управлении проектами.

Предметом курсаявляются информационные и коммуникационные потребности заинтересованных лиц проекта.

Тема 1. Коммуникации проекта, компьютерные и Интернет-технологии в проектном деле План лекции

1. Сущность и содержание управления коммуникациями в проектах.

2. Требования к коммуникациям проекта и их определение.

3. Основные компьютерные технологии управления проектами.

1. Сущность и содержание управления коммуникациями в проектах

Управление информационной связью, или коммуникациями, в проектах включает действия, необходимые для обеспечения своевременного получения, сбора, распространения, хранения и конечного размещения проектной информации. Оно обеспечивает связи между участниками проекта для обмена идеями и разного рода информацией, которая в конечном итоге необходима дня успешного завершения проекта. Любое лицо, привлеченное к работе в рамках проекта, должно быть готово к передаче и приему информации на «языке» проекта по установленным каналам, должно понимать, как эти коммуникации влияют на проект в целом.

Управление коммуникациями проекта– это область знаний, которая включает в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта.

Управление информационной связью, или коммуникациями, в проектах состоит из:

• планирования информационной связи;

• распространения информации;

• отчетности о выполнении проекта;

• административного закрытия проекта.

Управление коммуникациями обеспечивает:

• поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта,

• передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта.

Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.

Процессы управления коммуникациями проекта направлены на создание необходимых связей между людьми и информацией, которые необходимы для успешного осуществления коммуникаций. Менеджеры проектов могут тратить чрезмерно много времени на коммуникации с командой проекта, участниками проекта, заказчиком и спонсором. Все кто так или иначе вовлечен в проект, должны хорошо понимать, насколько коммуникации отражаются на протекании проекта в целом.

Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

• планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки). План коммуникаций является составной частью плана проекта.

В зависимости от потребностей проекта, план коммуникаций может быть более или менее формализованным, детализированным или описанным лишь в общем виде;

• сбор и распределение информации– процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.

Процессы сбора и обработки данных о достигнутых результатах и фактических затратах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления.

Управление коммуникациями проекта должно быть нацелено на групповое взаимодействие в рамках управления проектом и включает:

1. информацию проекта, т.е. собранные, обработанные и распределенные данные, которые включают как исходные данные, так и те, которые получены в результате прямых расчетов, аналитической обработки, экспертных оценок и др.;

2. методы, методики и средства (инструменты) обработки информации, т.е. информационные технологии, которые базируются на современных программных продуктах;

3. средства коммуникации, базирующиеся на современных средствах связи, которые ориентированы на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и хранения и передачи необходимой проектной информации;

4. документирование работ– сбор, обработка и хранение документации по проекту.

Все участники информационной системы проекта, а также их требования к документации и системе должны быть идентифицированы до начала разработки информационной системы проекта.

Участники информационного обмена в проекте:

• заказчик/потребитель;

• инвестор;

• руководитель проекта;

• исполнители;

• консультанты;

• контрольные органы;

• общественные организации и частные лица.

Рис. 1. Схема информационного обмена в организации

Информационная связь в проекте является широким понятием и включает:

• Модели «отправитель-получатель» – циклы обратной связи, коммуникационные барьеры и т.п.

• Выбор средств коммуникации – когда информировать необходимо в письменной форме, а когда в устной, когда можно написать неформальную записку, а когда надо составить официальный отчет и т.п.

• Стиль написания – активный или пассивный, построение предложения, отбор слов и т.п.

• Средства коммуникации – в основном языковые и визуальные средства представления информации и т.п.

• Технику управления совещаниями – подготовка повестки дня, рассмотрение конфликтов и т.п.

Примеры активного и пассивного стилей написания

Пассивный стиль	Активный стиль
“отвечал за выполнение”	“выполнил”
“находил применение следующим возможностям”	“эффективно использовал следующие возможности”
“нес ответственность”	“отвечал за”