Тема 5.Отчетность и документооборот в проекте План лекции
Документы проекта.
Отчетность по исполнению проекта.
Управление участниками проекта.
Административное закрытие проекта.
Документы проекта
Выделяют следующие группы документов проекта:
Документация проекта. Это корреспонденция, базовый план исполнения проекта, пояснительные записки и другие документы, содержащие описание проекта. Эта информация должна содержаться, насколько это возможно и уместно, в систематизированном виде. Члены команды проекта могут также вести персональные записи в книге записей по проекту.
Отчеты по проекту (официальные и неофициальные). Содержат подробную информацию о состоянии проекта и включают в себя накопленные знания, журналы регистрации проблем, отчеты о завершении проекта и выходы других областей знаний (см. главы 4–12).
Презентации проекта. Команда проекта предоставляет информацию официально или неофициально любому или всем участникам проекта. Информация должна соответствовать потребностям и запросам получателей и должна быть представлена в соответствующем виде.
Обратная связь с участниками проекта. Информация о выполнении операций проекта, получаемая от участников проекта, может распространяться и использоваться для улучшения будущих операций проекта.
Уведомление участников проекта. Участники проекта могут получать уведомления о решенных проблемах, одобренных изменениях и об общем состоянии проекта.
Документация о накопленных знаниях.
Эта документация содержит информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к распространению информации.
Накопленные знания документально оформляются, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных, как для данного проекта, так и для исполняющей организации в целом.
Отчетность по исполнению проекта
Система отчетности по исполнению проекта включает сборираспространениеинформации о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта, иобеспечениеэтой информацией заинтересованных лиц. Эта отчетность включает:
• Отчеты о состоянии– описание того, в какой фазе на данный момент находится проект.
• Отчеты о продвижении– описание того, чего достигла команда проекта.
• Прогнозы– предсказание будущего состояния проекта и его развития.
Распространение информации
Под распространением информации подразумевается обеспечение своевременного доступа участников проекта к нужной им информации. Распространение информации также включает в себя исполнение плана управления коммуникациями и реагирование на неожиданные запросы информации.
Распространение информации включает в себя своевременный сбор информации, обеспечение доступа к ней для совместного использования и ее распространение среди участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Сбор и выборка информации
Сбор и выборка информации может производиться различными средствами, включая картотеки, заполняемые вручную, электронные базы данных, программное обеспечение для управления проектами и системы, обеспечивающие доступ к технической документации (например, к чертежам, проектным спецификациям или планам испытаний).
Процесс отчетности по исполнению
Процесс отчетности по исполнению предусматривает сбор всех данных базового плана исполнения проекта и предоставление участникам проекта информации о выполнении работ. Обычно такая информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта и должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве. Во многих проектах требуется также предоставление информации о рисках и поставках. Отчеты могут быть либо полными, либо касаться только отклонений.
Рисунок 10-6. Отчетность по исполнению: входы, инструменты и методы, выходы