12

КТ в управлении проектами: Тема 2. Нормативно-методические положения по планированию процессов управления информационными связями

Тема 2.Нормативно-методические положения по планированию процессов управления информационными связями План лекции

1. Характерные особенности и свойства проектной информации.

2. Управление коммуникациями проекта на основе информационных технологий.

3. Связь между разработкой проекта и его осуществлением.

4. Управленческие отношения как необходимая компонента механизма управления проектом.

1. Характерные особенности и свойства проектной информации

В проектахподинформациейпонимают собранные, обработанные и распределенные данные, используемые для планирования, управления и контроля.

Информация предоставляет возможность сотрудничествамежду внешними и внутренними субъектами, вовлеченными в осуществление проекта. С ее помощью участвующие в проектеузнают, какие работы, кем и в какое время должны быть выполнены.

Существует также необходимость централизованного фиксирования любой проектной информации, обозначения ее в зависимости от ее содержания, распределения в соответствии с задачами и централизованного ее администрирования.

Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна предоставлятьсярегулярно, своевременно, единообразно, понятно, правдиво, подробно, по назначению и в удобной форме.

Формы представления и отображения проектной информации

Проектная информация может принимать различные формы:

• отражать совместную установку целей,

• вытекать из интерпретации проектных контрактов,

• состоять из прямых указаний к выполнению работ,

• в совокупной или кодированной форме содержать данные о самом проекте и о его существовании.

Виды коммуникаций

Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действийучастников проекта.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

1. внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.);

2. формальные и неформальные;

3. письменные и устные (словесные);

4. вертикальные, горизонтальные и диагональные.

Виды проектной информации, сопутствующей коммуникациям

Существует формальная информация(возникает внутри организационных структур проекта – отчеты, запросы, совещания) инеформальная информация(возникает за их пределами и может относиться как к самому проекту (напоминания, обсуждения), так и к событиям, лежащим за его рамками).

В качестве классических видов информации известна письменнаяивербальная (словесная)информация.

К вербальной информации относят беседы, лекции, совещания и доклады, которые проводятся руководителями проектов.

К письменной информации могут быть отнесены сообщения, докладные записки, протоколы, акты, публикации. Так же существуют современные виды информации, такие как электронные данные, телекоммуникации, видеоконференции и т.п.

В качестве факторов, влияющих на выбор информации, могут быть названы нужды и требования тех, кто участвует в ее обработке, а также размер, вид и комплексность проекта.

Поток информации может двигаться в вертикальном(между начальником и подчиненным),горизонтальном(между стоящими на одной ступени иерархической лестницы) идиагональном(между начальником и подчиненными за пределами отделов) направлениях.

Системы сбора и распределения проектной информации

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Документы проекта

Основным первичным элементом коммуникационной системы проектаявляется документ.

Документомявляется носитель письменной или графической информации.

Требования к документам проекта

В зависимости от назначения документы имеют разную форму. Но обязательным для всех документов, как формальных так и неформальных, являются следующие реквизиты:

• автор документа (должность, фамилия и инициалы);

• дата составления документа;

• адресат (кому документ предназначается).

Классификация документации проекта

Документация проекта может быть классифицирована таким образом:

• учредительная (устав и другие учредительные документы);

• инвестиционная (бизнес-планы, обоснования инвестиций, технико-экономические обоснования и др.);

• проектно-конструкторская (чертежи, спецификации и др.);

• проектно-сметная (проекты организации работ, сметы и др.);

• нормативно-техническая (стандарты, нормы, правила и др.);

• документация по качеству;

• технорабочая (инструкции, технологические карты и др.);

• организационно-распорядительная:

а) организационная (организационная структура, матрицы ответственности, положения о подразделениях, о менеджере проекта, правила внутреннего распорядка и др.);

б) распорядительная (приказы, распоряжения, указания, инструкции и др.);

• информационно-справочная (протоколы, акты, письма, справки и др.);

• плановая (планы проекта, календарные графики, сетевые графики, гистограммы, таблицы и др.), в том числе прогнозная;

• отчетная (балансы проекта и предприятий-участников, отчеты о расходах и др.);

• учетная (планы счетов, главная книга и другие регистры бухгалтерского или управленческого учета и др.);

• расчетно-платежная (расчетные ведомости, чековые книжки, платежные поручения и др.);

• контрактная (договор о намерениях, договора (контракты), акты приема-сдачи, протоколы согласования цены и др.);

• транспортная (накладные, маршрутные листы, и др.);

• документация стратегического характера (стратегические цели проекта, концепция проекта, политика в сфере качества, кадров и др.);

• документация общего характера.