8.2.3. Документообіг Генеральної прокуратури України
Поліпшення діловодства і документообігу для органів прокуратури України, як і для інших правоохоронних органів, є надзвичайно важливим завданням. Сьогодні в органах прокуратури всіх рівнів пересилається більше 290 тис. службових і процесуальних документів щорічно. Це означає у середньому 650 документів на 1 працівника, а за деякими службами — до 1000 документів на особу. Потреба в папері становить 30 т на рік — його нестача часто призводить до затримок у листуванні.
У середньому на одного співробітника припадає 3 міжміських дзвінка на день. Понад 5 тис. карних і цивільних справ пересилається щорічно для перевірки і дачі вказівок вищими органами прокуратури. Крім того, звичайною є практика виклику місцевих оперативних працівників у відрядження для доповідей і звітів.
Усе сказане зумовлює потребу в системі автоматизації документообігу, електронній пошті, сучасних засобах телеконференцій, можливо, з передачею «відео-голос-дані» для скорочення і прискорення документообігу, а отже, продуктивнішого використання робочого часу.
Розглянемо схему документообігу на прикладі Генеральної прокуратури України (рис. 8.6). Уся кореспонденція, що надходить, поступає у секретаріат (відділ, прирівняний до управління), де документи проходять первинне сортування. Якщо в супроводжувальному листі вказано, в якій підрозділ та з якого питання надісланий документ, його передають у відповідний підрозділ.
Рис. 8.6. Схема документообігу в Генеральній прокуратурі України
Листи, які надходять особисто на ім’я Генерального прокурора, його заступників і помічників, передаються у відповідні приймальні. Якщо зі змісту документа не зрозуміло, в яке управління він надійшов, його направляють Генеральному прокуророві або його заступникам для накладання резолюції та розпису виконавців. У разі потреби вказується строк виконання і документ автоматично ставиться на контроль. Усі дані щодо сортування документів, їх руху, виконання, контролю та ін. відображаються у картотеці секретаріату.
Після цього документи надходять до канцелярії управлінь та у відділи, прирівняні до управлінь. Там вони передаються начальникам на резолюцію та розпис виконавців, проходять реєстрацію і ставляться на контроль, якщо були вказані кінцеві строки розгляду документа. Якщо до складу управління входять відділи, то документи проходять тільки етап накладення резолюцій начальником відділу і розпис підлеглим прокурорам на виконання.
Після надходження документа до кінцевого виконавця (прокурора або слідчого) він розглядається, на нього даються відповіді та зауваження. Після підготовки відповіді на надісланий документ, її підписує безпосередньо сам виконавець, начальник відділу, начальник управління, один із заступників Генерального прокурора або особисто Генеральний прокурор. Підписаний документ з додатками (якщо надісланий документ підлягає поверненню) передається у канцелярію управління. У канцелярії управління реєструється відповідь і вносяться необхідні дані про виконання документа. Після реєстрації у канцелярії управління документ передається у секретаріат в експедицію для відправлення адресату. Якщо документ знаходився на контролі, його реєструють та вносять необхідні дані у картотеку.
За аналогічною схемою зверху вниз передаються накази, розпорядження та вказівки на виконання.
Як середовище створення системи автоматизації документообігу було вибрано систему Lotus Notes — мережну платформу типу клієнт—сервер для розробки і розміщення прикладних програм, яка забезпечує спільну роботу людей (які перебувають в одному приміщенні або розділені територіально) над спільними завданнями в єдиному технологічному циклі. Lotus Notes відноситься до класу програм, орієнтованих на спільне виконання завдань робочими групами (groupware, див. розд. 4).
Робочий простір Lotus Notes ідентичний робочому столу ОС Wіndows і складається з фіксованих екранних вікон, у яких розміщені піктограми, що подають бази документів системи.
Документ є базовим поняттям системи Lotus Notes. База документів поєднує в собі властивості бази даних і додатку. Вона містить різноформатні документи, бланки документів, макроси і засоби перегляду вмісту бази та її елементів. База документів, як правило, перебуває у колективному використанні і розміщується на одному чи кількох серверах, але може бути і локальною, наприклад для розміщення незавершеної роботи або копії колективної бази даних при віддаленій роботі.
Документ для бази даних не потрібно конструювати спеціальним чином, він відповідає паперовому документу. Його структура визначається бланком і може містити числові, текстові і «розширені» поля. Останні складають основу документів і забезпечують їх різноманіття. Вони можуть містити текст, таблиці, графіку, звук, відео, а також об’єкти, які було впроваджено засобами OLE (Wіndows), у тому числі і мультимедіа-продукти. Єдиний тип зв’язку, який підтримує Lotus Notes, — зв’язок супідрядності «основний документ — документ у відповідь».
Крім документної структури даних і мережної організації Lotus Notes має такі особливості:
єдиний користувацький інтерфейс для звертання до інших користувачів, усіх мережних ресурсів та інформації;
відкритість — підтримка багатьох операційних систем, додатків, зовнішніх джерел даних, систем передачі повідомлень тощо;
масштабовуваність — підтримка організацій будь-якого розміру від робочої групи з двох осіб до корпоративної мережі з десятками тисяч користувачів;
забезпечення повного життєвого циклу кожного документа в організації — відстеження його руху, візування, узгодження, прийняття, здача до архіву, зберігання;
функції повнотекстового пошуку документів за словами, фразами, числами і датами;
контекстний пошук за заданими документами і полями;
підтримка версій документів (зберігання та оброблення кількох редакцій одного документа);
вбудована поштова система із засобами повідомлення, автоматичної маршрутизації і циркулярної розсилки документів;
механізм реплікації (тиражування) — забезпечення доступу до нової інформації всіх співробітників, у тому числі територіально віддалених, процедура виконується автоматично на рівні серверів;
повна система захисту інформації на всіх рівнях (обмеження доступу, шифрування, електронний підпис);
розвинена система швидкої розробки додатків, включаючи засоби проектування бланків, настройки засобів перегляду баз і документів, використання макросів і функцій. Сама розробка може бути еволюційною: спочатку форми документів, які передбачають ручне заповнення, потім — програмні сервісні функції, наприклад, автоматичний агент, який перевіряє час, відведений на роботу з документами або описаний механізм заповнення за шаблонами, і нарешті, повністю автоматичні учасники бізнес-процесу з досить складною поведінкою;
засоби підтримки відкритості системи у вигляді версій для різних платформ, підтримки різних комунікаційних протоколів і зовнішніх баз даних. Можливою є інтеграція створеної системи з іншими продуктами, наприклад з СКБД.
Рис. 8.7. Форми введення документів у системі «Megdunar»
Як базову прикладну систему спільної роботи з документами в органах прокуратури вибрано систему автоматизованого документообігу «ЭСКАДО», призначену для підготовки, зберігання, класифікації та пошуку довільних документів. «ЭСКАДО» забезпечує: захист від несанкціонованого доступу; підтримку кількох електронних підписів; прийом і зберігання документів у довільному форматі (факси, телетайпи, пошта і т. ін.); підготовку і відправлення документів у довільному форматі; спільне використання документів; об’єднання документів у групи за певними ознаками (договори, угоди, контракти); планування роботи співробітників; відстеження взаємодії з іншими організаціями.
У Міжнародно-правовому управлінні Генеральної прокуратури України використовується автоматизована система забезпечення оперативного контролю за станом роботи у сфері надання правової допомоги та міжнародного співробітництва («Megdunar»). Система призначена для обліку виконаної роботи працівників управління шляхом уведення документів за визначеними критеріями (рис. 8.7), їх оброблення і формування звітів і довідок, а також для здійснення контролю за термінами виконання окремих завдань.