5. Організація облікового процесу на підприємстві.

Після вибору форми організації ведення бухгалтерського обліку підприємство постає перед потребою ведення обліку як виконання певного виду робіт. Виникає необхідність розглянути технологію облікового процесу, зміст якого визначається методикою й технікою збору, зберігання, нагромадження, пошуку, передавання та переробки даних.

Види робіт, операцій, методичні та технічні прийоми в сукупності визначають технологію обліку, контролю та аналізу. При чому кожен вид бухгалтерської роботи слід розглянути у декількох безперервних стадіях, тісно пов’язаних між собою і кожна з якої є передумовою для існування наступної. Так, технологічний обліковий процес на підприємстві починається з документування операції (здійснюється первинне спостереження та фіксування господарського факту на певному носії інформації, а також формується підтвердження бухгалтерських записів); далі відбувається облік як реєстрація господарських операцій в системі рахунків у відповідних носіях облікової інформації – облікових регістрах, здійснюється підсумовування даних та їх поділ, складання розрахункових таблиць; завершається процес складанням різних зведених даних облікового, контрольного або аналітичного характеру.

Переважну більшість в бухгалтерській роботі складають облікові процеси, які поділяються за об’єктами обліку та за комплексами облікових операцій. При цьому облікові операції можна скласти у шість груп: технічні операції (не потребують зусиль та легко автоматизуються), логічні операції (займають незначну частку й уявляють собою упорядкування вхідних даних шляхом кодування документів, сортування, підготовки звірок та листування), аналітичні операції (часто є складовими попередніх операцій оскільки здійснюють співставлення, перевірку документів, виправлення помилок, складання бухгалтерських розрахунків, інвентаризацію), творчі операції (складні розрахунки, співставлення, вибір варіантів облікових рішень за визначеними критеріями тощо), організаційні операції (носять організаційних характер роботи бухгалтерії по здійсненню облікового процесу), допоміжні операції (операції діловодства, поточне та архівне зберігання документів, різні разові роботи тощо).

Для організації облікового процесу підприємством самостійно обирається форма бухгалтерського обліку як певна система регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених діючим законодавством, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних.

Форми ведення бухгалтерського обліку розрізняються між собою за кількістю облікових регістрів, які застосовуються, їх призначенням, формою і зовнішнім виглядом; послідовністю записів в облікових регістрах; зв’язком регістрів хронологічного та систематичного, синтетичного та аналітичного обліку.

Обрана форма бухгалтерського обліку повинна забезпечувати повноту відображення в облікових регістрах всіх операцій підприємства; групування записів в облікових регістрах для одержання всіх показників, передбачених формами звітності; поєднувати дані аналітичного та синтетичного обліку; задовольняти потреби підприємства у збиранні, накопиченні, зберіганні, пошуку та переробці даних; забезпечувати проведення економічного аналізу господарської діяльності підприємства; бути економною зменшуючи витрати на ведення обліку на ньому.

В залежності від носіїв облікових регістрів розрізняють ведення бухгалтерського обліку: паперове (інформаційна обробка даних здійснюється вручну, наноситься на паперові носії) та комп’ютерне (інформаційна обробка даних здійснюється автоматично за допомогою електронних сигналів і на спеціальних носіях).

Форми бухгалтерського обліку:

• меморіально-ордерна;

• Журнал-Головна;

• журнально-ордерна;

• журнальна;

• форми ведення бухгалтерського обліку, які застосовують суб’єкти малого підприємництва.

Суть меморіально-ордерної форми полягає у тому, що на підставі перевірених і згрупованих за певною ознакою первинних документів складають меморіальні ордери, в яких вказують кореспонденцію рахунків за здійсненою господарською операцією та її суму. Меморіальні ордери складають як на один документ, так і на групу однорідних первинних документів.

Після складання меморіальні ордери реєструють за хронологічним порядком у реєстраційному журналі, який призначено для забезпечення контролю за збереженням документів і перевірки повноти відображення господарських операцій на синтетичних рахунках. Після реєстрації меморіальних ордерів в реєстраційному журналі їх використовують для здійснення записів на синтетичних рахунках у Головній книзі.

Перевагами меморіально-ордерної системи є простота і гнучкість, можливість застосування до різних типів підприємств, посилення контрольної функції через звірення в кінці місяця даних синтетичного й аналітичного обліків.

Недоліками меморіально-ордерної системи є виписка великої кількості меморіальних ордерів, дублювання записів у двох облікових регістрах, недостатнє пристосування для потреб аналізу та контролю, необхідність виконання великої кількості робіт в кінці місяця, не пристосування реєстрів до складання звітності.

Форма ведення бухгалтерського обліку Журнал-Головна використовується на підприємствах з використанням невеликої кількості синтетичних рахунків як спрощений варіант меморіально-ордерної форми обліку. При цьому хронологічна реєстрація меморіальних ордерів поєднується із записами за синтетичними рахунками в книзі, яка має назву Журнал-Головна.

Суть журнально-ордерної форми обліку полягає у тому, що на підставі згрупованих даних первинних документів усі господарські операції реєструють у відповідних відомостях і журналах, журналах-ордерах. Записи в журнали-ордери й відомості роблять щоденно або в міру надходження первинних документів. Щомісячно журнали-ордери закривають і їх підсумки переносять у Головну книгу, яку відкривають на рік.

У більшості журналів-ордерів поєднано синтетичний та аналітичний обліки інформації про наявність, стан і використання господарських засобів та джерел їх формування. Аналітичний облік ведуть для тих синтетичних рахунків, в яких є значна кількість об’єктів обліку.

Характерною особливістю журналів, журналів-ордерів є те, що в них записують суми, які відповідають кредитовому обороту по відповідному рахунку. У відомостях записують суми дебетових оборотів по рахунках.

Перевагами журнально-ордерної форми обліку є поєднання аналітичного і синтетичного обліку і єдиних реєстрах; своєчасне і рівномірне зображення господарських операцій в облікових реєстрах протягом року, забезпечення розподілу облікових робіт, скорочення кіот кості облікових реєстрів, забезпечення аналізу господарської діяльності підприємства.

Недоліками журнально-ордерної форми обліку є те, що перелік аналітичних даних не відповідає сучасному рівну потреб в інформаційному забезпеченні управління підприємством.

Існування журнальної форми ведення бухгалтерського обліку обґрунтовано вдосконаленням журнально-ордерної форми шляхом відмови від складання меморіальних ордерів. В обліку використовуються журнали, побудовані за кредитовою ознакою. У журналах зазначаються коди й найменування кореспондуючих рахунків за операціями по даному журналу, який відкривається на окремий синтетичний рахунок або групу синтетичних рахунків.

У відомостях, призначених для аналітичного обліку, записують суми дебетових оборотів по рахунках. В даній формі бухгалтерського обліку широко використовують ведення таблиць, шахових відомостей, бухгалтерських довідок тощо. Головна книга використовується для узагальнення облікових записів у журналах, перевірки їх за рахунками бухгалтерського обліку й складання фінансової звітності.

Суб’єкти малого підприємництва використовують одну з двох форм ведення бухгалтерського обліку: просту форму бухгалтерського обліку або спрощену форму бухгалтерського обліку.

Суб’єкти малого підприємництва ведуть бухгалтерський облік згідно Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 25.06.2003р. №422 використовуючи План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій суб’єктів малого підприємництва, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 19.04.2001р. №186.

Проста форма бухгалтерського обліку застосовується малими підприємствами з незначним документооборотом (кількістю господарських операцій), що здійснюють діяльність з виконанням нематеріаломіских робіт і послуг. Форма передбачає ведення Журналу обліку господарських операцій, записи в якому ведуться щомісяця на підставі первинних та зведених облікових документів, відомостей з відображенням суми операції на рахунках бухгалтерського обліку.

Спрощена форма бухгалтерського обліку передбачає узагальнення інформації про господарські операції у регістрах бухгалтерського обліку, затверджених Методичними рекомендаціями по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами.

Суб’єкти малого підприємництва мають право використовувати будь-яку іншу форму ведення бухгалтерського обліку.

Використання суб’єктами підприємницької діяльності для ведення бухгалтерського обліку комп’ютерної техніки має цілу низку переваг порівняно з паперовою, а саме: надання можливості накопичення та багаторазового використання облікових даних; не обмеження можливостей побудови ведення аналітичного обліку; автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, планів тощо; автоматичне формування облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків; використання конкретної комп’ютерної програми; забезпечення збереженості, виявлення та недопущення несанкціонованого доступу до облікових даних, які зберігаються на магнітних носіях.

Обробка даних з використанням комп’ютерної форми ведення бухгалтерського обліку відбувається в три етапи: на першому етапі здійснюється збір, реєстрація і обробка на комп’ютері облікових даних шляхом занесення даних з первинних документів до пам’яті комп’ютера де відбувається їх групування та узагальнення; на другому етапі формуються дані бухгалтерського обліку на електронних носіях шляхом формування бухгалтерських проводок у журналі реєстрації господарських операцій, структурі синтетичних та аналітичних рахунків; на третьому етапі користувач бухгалтерської інформації отримує на запит результати за звітний період у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок тощо.

Комп’ютерна система обліку є поєднання високих професійних можливостей користувачів з можливостями комп’ютера. Недоліком такої форми ведення бухгалтерського обліку є висока вартість програмного та технічного забезпечення.

Після вибору форми ведення бухгалтерського обліку підприємство відображає інформацію про здійснені господарські операції з використанням сукупності бухгалтерських рахунків.

План рахунків бухгалтерського обліку – це перелік рахунків, що відображає систематизоване групування необхідної інформації про господарську діяльність суб’єктів господарювання і визначає таку організацію бухгалтерського обліку, яка дозволяє отримати інформацію для потреб зовнішніх та внутрішніх користувачів.

Всі суб’єкти господарювання зобов’язані використовувати План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 30.11.1999р. № 291 та керуватися Інструкцією про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 30.11.1999р. № 291.

Підприємство не зобов’язане використовувати всі рахунки, наведені у цих документах, а вибирає лише ті, які необхідно використовувати для відображення фінансово-господарської діяльності підприємства, формуючи робочий план рахунків. Робочий план рахунків є одним з елементів облікової політики підприємства і затверджується його керівником як додаток до Наказу про облікову політику й організацію бухгалтерського обліку на підприємстві.

Робочий план рахунків повинен гарантувати таку організацію бухгалтерського обліку, щоб облікові регістри велись систематизованим способом, дані рахунків гарантували в повній мірі складання фінансових звітів, а також щоб ці дані можна було використовувати для управлінських потреб підприємства. В ньому передбачені всі необхідні рахунки для обліку операційної, фінансової та інвестиційної діяльності підприємств.

Включаючи рахунки до робочого плану рахунків бухгалтер керується практичними потребами підприємства. В такому плані може бути використано стільки рахунків і субрахунків, скільки необхідно для відображення господарської діяльності. Кожен господарюючий суб'єкт, виходячи зі своїх потреб, розробляє власний робочий план рахунків, який відображає специфіку галузі, вид діяльності, визначає зміст аналітичного обліку і характеристику форми обліку, яка застосовується.

Підприємство має право не використовувати субрахунки (рахунки другого порядку), але якщо воно їх використовує, слід застосовувати коди, передбачені Планом рахунків. Якщо Планом рахунків не передбачено субрахунок для певного виду активів або зобов'язань, а підприємство вважає за необхідне виділити в обліку цей вид, воно може ввести додатковий субрахунок, використовуючи для цього наступні за порядком цифри.

Порядок ведення аналітичного обліку та кореспонденції рахунків, які не наведено в Інструкції, встановлюється підприємством, виходячи з вимог Інструкції, Положень (стандартів) бухгалтерського обліку, інших нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку та управлінських потреб.

Розроблений підприємством робочий план рахунків повинен, відповідати таким вимогам:

• бути гнучким;

• відповідати міжнародним принципам і стандартам обліку;

• повністю задовольняти потреби як зовнішніх, так і внутрішніх користувачів;

• бути зручним у користуванні;

• сприяти здійсненню контролю за фінансовою, інвестиційною та операційною діяльністю підприємства шляхом створення дієвої системи контролю.

Існує декілька варіантів побудови робочого плану рахунків:

0. - з використанням рахунків класу 8 „Витрати за елементами” та 9 „Витрати діяльності” (дає можливість системним шляхом отримати інформацію про витрати за елементами з перегрупуванням їх за центрами відповідальності та видами діяльності);

1. - з використанням рахунків класу 9 „Витрати діяльності”;

2. - з використанням рахунків класу 8 „Витрати за елементами” (дає можливість групувати витрати лише за елементами);

• без використання рахунку 23 “Виробництво” (ведеться облік витрат лише за елементами, які в кінці року одночасно з доходами, відображеними на рахунках класу 7, списуються безпосередньо на рахунок 79 "Фінансові результати").

Два останні варіанти плану рахунків можуть застосовувати суб'єкти малого підприємництва, а також іншими організаціями, діяльність яких не спрямована на здійснення комерційної діяльності.

Так, в залежності від розмірів підприємства, видів його діяльності, номенклатури матеріальних цінностей підприємство самостійно розробляє робочий план рахунків, керуючись вищеназваними Планом рахунків бухгалтерського обліку та інструкцією про його застосування. Вдало розроблений робочий план рахунків дозволить в мінімальні терміни провести аналіз складу активів і пасиві підприємства, визначити обороти по конкретній господарський операції та скласти фінансову