6. Організація документообігу на підприємстві

Незалежно від видів та обсягів діяльності підприємства на ньому обробляється велика кількість документів. Документ є основою будь-якого обліку, який ведеться на підприємстві, а саме: бухгалтерського, статистичного, оперативного обліку. Потік таких документів, якщо його не регулювати й не організувати їх обробку, може захлеснути та порушити роботу підприємства, оскільки всі його фінансово-господарські операції повинні знайти відображення в документах.

Правильна організація документообороту на підприємстві впливає на оперативність, економічність, надійність функціонування підприємства в цілому.

Документ – це матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання у часі та просторі.

Офіційний документ – документ, створений підприємством або посадовою особою й оформлений в установленому порядку.

Такі визначення документів стосуються всіх видів документів, які створюються на підприємстві для внутрішнього користування, вхідних документів та документів, призначених для відправлення на сторону.

Всі документи, які застосовуються на підприємстві при здійсненні фінансово-господарської діяльності, можна класифікувати за наступними ознаками:

• за способом фіксації інформації документи бувають письмові, графічні, фотодокументи, відео документи, акустичні документи;

• за змістом документи поділяються на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові, бухгалтерського обліку, обліку особового складу тощо;

• по застосуванню документи поділяються на накази, положення, протоколи, правила, статути, звіти, заяви тощо;

• за видами документи бувають типовими, примірниками, індивідуальними, трафаретними;

• за ступенем складності поділяються на складні та прості;

• за місцем складання документи бувають внутрішні та зовнішні;

• за терміном виконання документи бувають термінові та нетермінові;

• за ступенем гласності документи поділяються на звичайні, секретні, для службового використання;

• за призначенням документи є оригінали, копії, виписки, дублікати;

• за терміном зберігання документи групуються у документи постійного зберігання, тривалого зберігання (термін зберігання перевищує 10 років), тимчасового зберігання (термін зберігання до 10 років):

• за видами діяльності підприємства документи бувають планові, стандарти та технічні умови, первинного обліку, документи ціноутворення, звітно-статистичні, технологічні тощо.

Існують види документів, робота з якими обов’язкова для будь-якого підприємства незалежно від його діяльності, а саме: внутрішня організаційно-розпорядча документація (статут, установчий договір, накази та розпорядження, протоколи), документи, пов’язані з оформленням трудових відносин (трудові книжки, накази про приймання та звільнення з роботи, накази про відпустки, заохочування тощо).

Всі офіційні документи оформляються на бланках . Бланк документа – це стандартний аркуш паперу з наведеною на ньому постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної інформації.

Бланки документів розробляються та затверджуються міністерствами та відомствами України з погодженням з Державним комітетом статистики, з Міністерством фінансів України.

Згідно Закону України „про бухгалтерський облік і фінансову звітність” №996-ХІУ від 16.07.1999р. первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Основні вимоги щодо оформлення первинних документів наведено в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995р. № 88.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку. Операції в іноземній валюті відображаються також у валюті розрахунків та платежів по кожній іноземній валюті окремо.

Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на перше число кожного місяця.

Регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що вилучаються. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством.

Первинні документи розрізняються не тільки за змістом, а й за структурою, форматом, іншими ознаками, що визначають форму документа.

Форма документа – узагальнююче поняття, що містить у собі назву документа, розташування на ньому обов’язкових реквізитів, структуру і формат (розмір) документа.

Документи, залежно від рівня затвердження й обов’язковості застосування в народному господарстві можна розділити на чотири групи:

• документи форм суворої звітності, якими оформляються визначені законодавством господарські операції всіма підприємствами (установами) незалежно від їхньої організаційно-правової форми і власності. Форми документів суворої звітності затверджуються Державним комітетом статистики України.

• документи типових форм, які затверджуються Державним комітетом статистики України та Міністерством фінансів України, а також призначені для обов’язкового використання на підприємствах (організаціях) держави.

• документи спеціалізованих форм, які затверджуються галузевими міністерствами і відомствами (галузеві форми обліку) і застосовуються на підприємствах відповідних галузей народного господарства (промисловості, сільського господарства, будівництва тощо).

• документи, форми яких розробляються підприємствами самостійно, відповідно зі специфікою й особливостями виробничої (підприємницької) діяльності підприємства.

З метою кращого розуміння документів і правильної організації використання вони класифікуються (групуються) за певними однорідними ознаками.

Основні класифікації бухгалтерських документів:

• Класифікація бухгалтерських документів по суті:

• документи за призначенням:

• розпорядчі документи - документи, що містять розпорядження ( наказ, дозвіл, завдання) на здійснення господарської операції (накази і розпорядження про прийом на роботу і звільнення, надання відпусток тощо);

• виконавчі (виправдовувальні) документи – документи, якими зафіксовано факти здійснення господарських операцій, тобто містять дані про їхнє виконання;

• комбіновані документи – документи, що поєднують у собі ознаки розпорядчих і виконавчих документів (видатковий касовий ордер, лімітно-забірна картка тощо).

• за місцем складання:

• внутрішні – документи, що складаються на самому підприємстві по здійснених ним операціях;

• зовнішні – документи, які надходять на дане підприємство від інших підприємств-партнерів (рахунки-фактури, податкові накладні тощо);

• бухгалтерського оформлення – документи, які складають в бухгалтерії підприємства на основі відповідних розпорядчих та внутрішніх документів підприємства для підготовки і полегшення облікових записів у реєстрі обліку (КО-1 та КО-2, відомість розрахунку амортизаційних відрахувань тощо).

• за способом відображення операцій:

• разові документи відбивають одну чи кілька господарських операцій, що записуються в документ одночасно (одноразово) (вимоги, накладні, КО-1, КО-2);

• накопичувальні документи призначені для оформлення однорідних господарських операцій за відповідний проміжок часу звітного періоду (лімітно-забірні карти, табель обліку відпрацьованого часу тощо);

• зведені документи складаються шляхом зведення даних кількох однорідних первинних документів (звіт касира, маршрутний лист тощо).

• за змістом господарських операцій:

• обліку необоротних активів;

• обліку грошових коштів;

• обліку запасів;

• обліку розрахунків по заробітній платі;

• інші.

• Класифікація документів за видами бухгалтерського обліку:

  • документи фінансового обліку;

  • документи управлінського (виробничого) обліку;

  • документи податкового обліку.

• Класифікація документів за термінами зберігання:

  • на підприємствах, документи яких надходять до державних архівів:

• документи постійного зберігання;

• документи різних термінів зберігання.

  • на підприємствах, документи яких не надходять до державних архівів є документи різних термінів зберігання.

Документація – це сукупність документів, якими оформляються господарські операції.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості.

Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно з затвердженою системою кодифікації.

На вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії.

Первинні документи (на паперових і машинозчитуваних носіях інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), код форми, дата і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі), посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.

При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Документ на машинозчитуваному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машинозчитуваному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню.

Керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообороту терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув'язка окремих показників.

Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчислювальній установці - відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку.

Усі документи, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов'язковому погашенню штампом або ручним надписом "Одержано" або "Сплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

Виправлення помилок у первинних документах та облікових регістрах здійснюються двома методами:

- у тих, що створені ручним способом помилки виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом "виправлено" та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення;

- помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком "мінус", а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору.

У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.

Дотримання всіх вимог щодо оформлення первинних документів і ведення записів в них дозволять уникнути конфліктних ситуацій при перевірці підприємства податковими органами, податковою міліцією, при розгляданні спірних питань з робітниками підприємства та іншими суб’єктами підприємницької діяльності.

Після оформлення документів на підприємстві починається робота з ними, а саме: переробка даних документа, аналіз, підготовка, прийняття рішення. Так, з документами відбувається ціла низка робіт, сукупність яких називається діловодством.

Діловодство – це сукупність робіт, пов’язаних з прийманням та відправленням документів, веденням кореспонденції, реєстрацією, контролем за виконанням, поточним зберіганням документів.

Робота з документами буде здійснюватись найбільш ефективно за умови їх чіткої класифікації та групування в справи. Таке групування не є вільним на розсуд будь-якого робітника, що відповідає за діловодство, а здійснюється у певному порядку, який встановлюється спеціальним класифікаційним довідником – номенклатурою справ.

Номенклатура справ – це систематизований перелік найменування справ, оформлений у певному порядку з вказаним терміном зберігання справ.

Існує три види номенклатур справ:

• типова (встановлює типовий склад справ для підприємства, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації та є нормативним актом);

• приблизна (встановлює приблизний склад справ для підприємств, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою й носить рекомендований характер);

• індивідуальна (складається самим підприємством).

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення – індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) і порядкового номеру в межах підрозділу.

Групування документів у справи відповідно до номенклатури називається формуванням справ.

Окремо від діловодства слід розглядати процес документування.

Процес документування – це сукупність теоретичних і методичних прийомів створення документа. Документування є першим етапом бухгалтерського обліку, який включає в себе реєстрацію та фіксацію інформації про факти, операції, процеси, її обробку та узагальнення.

Процес документування господарських операцій починається з складання первинних документів, основні вимоги до цього наведено у вищерозглянутому Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.

Для спрощення складання документів здійснюється їх уніфікація, яка передбачає вибір раціональних структур побудови документів, приведення документів до однотипності.

Складені документи повинні надійти до бухгалтерії у встановлений керівником строк для здійснення бухгалтерських записів.

Первинні документи приймаються до обліку за умови їх законності, правильного оформлення та підписання уповноваженими на те особами.

Документи, які надходять до бухгалтерії ретельно перевіряються перед рознесенням їх даних на рахунки бухгалтерського обліку.

Методичні прийоми перевірки документів та операцій:

• формальна перевірка (перевірка повноти та правильності оформлення документу, його заповнення, відповідність підписів осіб);

• перевірка за змістом (полягає у перевірці законності задокументованих операцій, логічного зв’язку між окремими показниками):

• арифметична перевірка (перевірка арифметичних підрахунків і розрахункових показників документа);

• нормативно-правова перевірка (перевірка відповідності діючим зовнішнім та внутрішнім нормативним актам);

• логічна перевірка (порівняння фактичних результатів з аналогічними та взаємопов’язаними даними);

• взаємна перевірка (порівняння даних різних документів і записів у документах, які стосуються однієї господарської операції);

• зустрічна перевірка (перевірка правильності складання однакових первинних документів на різних підприємствах).

Наступний етап процесу документування господарських операцій передбачає обробку первинних документів, тобто здійснення певних видів робіт з підготовки первинних документів для запису сум господарських операцій в облікові регістри.

Послідовність обробки первинних документів виглядає так: дані первинного документа групуються (об’єднуються однорідні за місцем і за визначеним періодом первинні документи у групи з подальшою реєстрацією їх у групувальних відомостях для визначення загального підсумку за кожною групою), далі здійснюється таксування (переведення натуральних і трудових вимірників в грошові та зазначення у відповідних графах документу суми – грошової оцінки оформлених натуральних показників господарської операції), потім визначається розцінка (зазначення ціни за умови її відсутності на документі), здійснюються погашення (погашення, тобто ставлення відмітки про виконання, документів шляхом проставляння штампу „Отримано”, „Оплачено”, „Погашено”), контирування (зазначення в документах кореспондуючих рахунків шляхом її проставлення вручну на вільному місці документа) та включення до облікових регістрів (рознесення даних з первинних документів в облікові регістри).

Такі операції з первинними документами на підприємстві здійснюють різні працівники, які несуть відповідальність за здійснення господарських операцій та які не завжди є робітниками бухгалтерії. Для чіткого закріплення за працівниками відповідальності щодо оформлення, підписання, затвердження, виконання та зберігання документів на підприємстві необхідно створити раціональний документообороту.

Документооборот – це сукупність робіт зі створення, перевірки, обробки, зберігання документації від моменту її складання до передачі в архів.

Організація документообороту є складовою організації бухгалтерського обліку, яка забезпечує :

• впорядкування руху первинних документів;

• оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які повинен пройти кожен первинний документ;

• визначення максимального терміну перебування документу в кожному підрозділі;

• стабільність роботи бухгалтерської служби та підвищення продуктивності праці облікових працівників;

• чіткість руху та оперативність обробки документів та інформації, що формується на їх підставі.

Раціонально організований документообороту повинен забезпечити мінімальний розрив у часі між здійсненням господарської опе6рації та отриманням звітної інформації для прийняття управлінських рішень. Для його організації слід вивчити рух інформації на підприємстві в цілому та на його структурних підрозділах, вибрати уніфіковані форми документів для документування господарських операцій, розробити (за потребою) власні форми документів, номенклатури справ, графік документообороту, положення та розпорядження, які регламентують роботу бухгалтерської служби тощо.

Об’єктами організації документообороту є первинні документи, облікові регістри, звітність, а також порядок їх складання, руху та обов’язки відповідальних осіб на кожному з етапів документообороту.

Для упорядкування руху та забезпечення своєчасного відображення показників первинних документів у бухгалтерському обліку на підприємстві розробляється та затверджується графік документообороту.

Графік документообороту – це затверджений порядок обробки інформаційних даних, зазначених у первинних документах.

Графік документообороту регламентує назву та форми документів; строки їх складання, надання та обробки; терміни просування та обробки; перелік посадових осіб, відповідальних за складання документів; порядок проходження документами структурні підрозділи підприємства до їх отримання в бухгалтерії, порядок підписання та затвердження документів; терміни та місце їх поточного зберігання; строки зберігання документів в архіві.

Графік документообороту розробляється кожним підприємством самостійно, відповідальність за його створення несе головний бухгалтер. Цей документ затверджується керівником підприємства у вигляді додатку до Наказу про облікову політику й організацію бухгалтерського обліку.

Графік оформляється у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку та термінів виконання робіт.

Робота працівників із оформлення та роботи з первинними документами згідно затвердженого графіку документообігу на цьому не закінчується. Завершальним етапом документообороту є зберігання документів.

Оформлення і зберігання первинних документів та облікових регістрів, які пройшли обробку та були підставою для складання звітності забезпечує головний бухгалтер.

Існують три способи зберігання первинних документів: кореспондентський (за юридичними та фізичними особами), предметний (за господарськими операціями), хронологічний (за порядком номерів документів).

З моменту формування і до передачі в архів підприємства справи з документами зберігаються за місцем їх формування. Так, поділяють поточне та архівне зберігання первинних документів, а значить існують поточний і постійний архіви для цього.

Поточний архів бухгалтерських документів створюється в бухгалтерській службі для зберігання документів протягом поточного року. Такий архів зберігається в папках або на стелажах, полицях, у шафа у приміщенні бухгалтерської служби. Оброблені документи поточного звітного періоду, які відносяться до певного облікового регістру, комплектуються і хронологічному порядку та підшиваються в папки. Бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або в спеціальних приміщеннях, які забезпечують їх цілісність.

Завершальний етап роботи з документами у поточному архіві – обробка справ для їх подальшого зберігання у постійному архіві. Для цього здійснюється перевірка правильності формування справ відповідно до встановленої номенклатури; оформлення справ: підшивка документів, нумерація сторінок, складання звірювального надпису справи, оформлення реквізитів обкладинки справи; складання опису справи із зазначенням термінів зберігання; проведення експертизи наукової і практичної цінності документів.

Первинні документи звітного періоду, які пройшли бухгалтерську обробку, комплектують у хронологічному порядку, нумерують, переплітають і супроводжують довідкою для постійного архіву. У довідці зазначається період, за який складено документи; опис документів; найменування облікового регістру, до якого відносяться первинні документи; дата комплектації і передачі документів до постійного архіву; підпис відповідальної особи.

Постійний архів організовується в спеціально обладнаному приміщенні зі стелажами (шафами, сейфами) для розміщення у них справ. Робота з такими документами, що зберігаються в постійному архіві здійснюється з дозволу та в присутності завідувача архівом.

Прийняті на зберігання справи архіваріус реєструє в архівній книзі із зазначенням на кожній папці її номеру за архівною книгою.

Архіваріус зобов’язаний щорічно відслідковувати справи, термін зберігання яких минув, відмічаючи дати в архівній книзі.

Терміни зберігання документів визначені Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті міністрів України від 20.07.1998р. №41.

Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством.

Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років – „В”, обчислення цього терміну встановлюється з урахуванням віку людини (позначеного літерою „В”) на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років – вік особи на момент завершення справи.

Для деяких документів проставлено відмітку „доки не мине потреба”, що означає тривале практичне значення документації і термін зберігання якої встановлюється самим підприємством.

Для більшості бухгалтерських документів даним Переліком передбачено термін зберігання, який становить 3 роки. Але необхідно зазначити, що для майже всіх бухгалтерських документів такий термін зберігання встановлено за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.

Терміни зберігання документів є мінімальними, їх не можна скорочувати.

Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами.

При вилученні документів бухгалтеру необхідно визначити перелік документів, які підлягають вилученню; ознайомитись зі складеною посадовою особою контролюючого органу постановою про проведення вилучення документів; скласти протокол та опис вилучених документів (підписується посадовою особою контролюючого органу та посадовими особами підприємства); зняти копії з оригіналів вилучених документів в присутності представників органів, які здійснюють вилучення; отримати повернені оригінали документів на підприємство.

Відповідно до Закону України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88 у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державною пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджує керівник підприємства. Копія акта в 10-денний строк надсилається до органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, та органу державної податкової служби.

Документи, термін зберігання яких завершився, і за якими було проведено перевірку з питань дотримання податкового законодавства підлягають знищенню. Після проведення експертизи цінності документів складаються описи документів, які підлягають та не підлягають зберіганню. Для останніх складається акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, який подається для затвердження керівнику підприємства.

Після затвердження акту, знищення документів може здійснюватись шляхом їх спалювання або передачі до пунктів вторинної сировини з обов’язковим отриманням квитанції (накладної) зі зазначенням кількості справ, їх ваги.

Процес складання електронних документів, організація електронного документообігу, зберігання документів здійснюються згідно Закону України „Про електронні документи та електронний документообіг” від 22.05.2003р. № 851-ІУ.

Згідно вищенаведеного закону електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму, тобто відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються підприємством в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо суб’єкти підприємницької діяльності у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Електронний документ вважається одержаним підприємством з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

• інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

• має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

• у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.