2.7 Експедитор

1. Здійснює своєчасну та належну доставку за призначенням судових справ, іншої судової документації та в разі невідкладної потреби кореспонденції суду.

2. Вживає заходів щодо збереження судових справ та інших документів, які підлягають доставці адресату.

3. У разі необхідності забезпечує доставку речових доказів до приміщення суду.

4. За дорученням голови суду, керівника апарату суду або старшого секретаря суду виконує іншу роботу, пов'язану з розсилкою та доставкою кореспонденції.

2.8. Архіваріус

1. Забезпечує зберігання документів, які надійшли до архіву суду.

2. Приймає на зберігання від відповідних працівників апарату суду документи, що закінчені діловодством.

3. Бере участь у розробленні номенклатури справ, перевіряє правильність формування та оформлення справ під час їх передавання до архіву.

4. Згідно з чинними правилами шифрує справи.

5. Систематизує і розміщує справи, веде їх облік.

6. Готує зведені описи справ постійного і тимчасового термінів зберігання, акти для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також бере участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.

7. Веде прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в архіві суду, та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.

8. Під час видачі копій судових рішень готує відповідні супровідні документи.

9. Приєднує до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документи, що підтверджують виконання судових рішень.

10. Готує необхідні дані для складання звітності щодо роботи архіву.

Отже, я ознайомилась з посадовою інструкцією працівників апарату суду, тим самим засвоїла права та обов'язки працівників суду: голови суду, заступника голови суду, завідувача канцелярією (секретаріатом) суду, помічника голови суду, консультанта, секретаря суду, секретаря судового засідання, суддів суду, діловода, експедитора, судового розпорядника, архіваріуса.

Розділ 3. Облік та розподіл вхідної та вихідної кореспонденції

3.1.Робота секретаря суду з прийому і відправлення поштової кореспонденції

Приймання та реєстрація вхідної кореспонденції, яка надходить поштою забезпечується канцелярією суду. Відповідальний працівник суду у день надходження кореспонденції перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, із дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа). Відповідальний працівник (особа) суду розкриває всі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис "Особисто" або гриф секретності.

Конверти (пакети) з відміткою "Особисто" передаються адресатам без відкривання. Конверти (пакети) із грифом секретності передаються до підрозділу або працівнику апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу, без відкривання. Конверти із грифом "для службового користування" розкриваються відповідальним працівником, який має право працювати з документами з грифом "для службового користування". Відповідно до пункту 2.10 Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах реєстрації не підлягають реєстрації такі види документації :

• рекламні повідомлення

• плакати

• прейскуранти

• вітальні листи і запрошення

• друковані видання (книги, журнали, газети, бюлетені),

• документи особистого характеру

• забруднені та пошкоджені документи, зміст та реквізити яких неможливо встановити.

При відправленні вихідної документації складається реєстр на відправлення простої (рекомендованої (складної)) кореспонденції.

При проходженні практики я зіткнулася з прийомом документів пов'язаних з електронною поштою. Працівники, відповідальні за офіційне листування електронною поштою, зобов'язані перевіряти електронну поштову скриньку не менше 2 разів на день (на початку першої та другої половин робочого дня).  Після отримання нових листів електронною поштою працівники відповідальні за офіційне листування електронною поштою перевіряють на повноту та відповідність реєстраційних реквізитів, вказаних в темі і вкладеному файлі формату rtf, перевіряють кожен файл на наявність комп'ютерних вірусів, надсилають електронною поштою підтвердження про отримання електронного листа відправнику (якщо про це є запит в листі), друкують текст офіційного листа, реєструють офіційний лист відповідно до вимог діловодства ,у разі потреби друкують зміст електронного повідомлення до офіційного листа та файли,передають роздруківки офіційного листа, електронного повідомлення, вкладених файлів до канцелярії, для подальшої передачі на розгляд керівництву.