3.2. Робота секретаря суду з реєстрації і обліку судових справ (цивільних, адміністративних, кримінальних та про адміністративні правопорушення)

Реєстрація в автоматизованій системі вхідної кореспонденції здійснюється в такому порядку.

Процесуальні документи, що надходять до суду, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до системи відповідно до їх функціональних обов’язків у тому числі і секретареві суду, і реєструються в автоматизованій системі в день її надходження. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, заповнюється обкладинка справи (додаток 4), номер справи формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура номеру справи є такою: код суду/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації. Після у справі робиться опис матеріалів справи (додаток 5), та вклеюється довідковий аркуш (додаток 6), після цього справу можна передавати в архів. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Внесення інформації до реєстраційної картки здійснюється користувачами автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків.

3.3. Робота секретаря суду з видачі судових справ учасникам судового процесу.

Справи (матеріали кримінального провадження) видаються для ознайомлення секретарем суду за резолюцією голови суду, судді (судді-доповідача), секретаря відповідної судової палати на підставі письмової вимоги (заяви) таким особам,як прокурор, адвокат, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення документа, що посвідчує повноваження адвоката на надання правової допомоги, іншим учасникам кримінального провадження, адміністративного або цивільного процесу, а також особам, які не брали участі в справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов‘язки.

Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ для ознайомлення (додаток 7), де зазначаються дата, година видачі. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) та протоколом судового засідання проходить у встановленому розпорядженням голови суду місці. Ознайомлення з матеріалами справи (кримінального провадження) та протоколом (журналом) судового засідання особи, яка тримається під вартою (підозрюваної, обвинуваченої або засудженої), відбувається у спеціально відведеному місці приміщення суду, визначеному головою суду.

Після ознайомлення з матеріалами справи особа робить відмітку на заяві про надання справи для ознайомлення, яка долучається до матеріалів справи. При поверненні справи (матеріалів кримінального провадження) після ознайомлення працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі, зазначити в журналі видачі справ для ознайомлення час повернення справи та поставити підпис про її отримання.

У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, а другий долучається до справи (матеріалів кримінального провадження). Судові справи (матеріали кримінального провадження) надсилаються поштою або нарочним (кур'єром) на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування справ, і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду. У разі надсилання судової справи (матеріалів кримінального провадження) за межі суду виготовляється копія судового рішення, яким закінчено розгляд справи, та яка зберігається в суді. Категорично забороняється надсилати судові справи, провадження в яких не закінчено, іншим органам, крім експертних установ.

Відповідно до Типової інструкції секретаря суду, він має такі повноваження щодо видачі судових справ. Вони виражені в п.2.13. Він каже, що секретар суду здійснює прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в канцелярії суду, та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.