1. Общие принципы организации документационного обеспечения управления учреждения

1.1. Нормативное правовое и методическое регулирование делопроизводства в образовательном учреждении итернатного типа

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно с этим процессом государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия приводятся в соответствие с меняющимся законодательством.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов;

- законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Основным законодательным актом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов) является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, определяет основные понятия в сфере информационных технологий, например, «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая её идентифицировать».

Кроме того данный нормативный акт регулирует отношения, возникающие: при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.

Статьей 3 Федерального Закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ закреплены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации. Принципами правового регулирования в рассматриваемой сфере является:

- свобода поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом;

- установление ограничений доступа к информации только федеральными законами;

- открытость информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления и свободный доступ к такой информации, кроме случаев, установленных федеральными законами;

- равноправие языков народов Российской Федерации при создании информационных систем и их эксплуатации;

- обеспечение безопасности Российской Федерации при создании информационных систем, их эксплуатации и защите содержащейся в них информации;

- достоверность информации и своевременность ее предоставления;

- неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия;

- недопустимость установления нормативными правовыми актами каких-либо преимуществ применения одних информационных технологий перед другими, если только обязательность применения определенных информационных технологий для создания и эксплуатации государственных информационных систем не установлена федеральными законами.

Данные принципы закреплены также и в ряде подзаконных нормативных актах. В частности, указом Президента РФ от 31.12.1993 № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» установлено, что деятельность государственных органов, организаций и предприятий, общественных объединений, должностных лиц осуществляется на принципах информационной открытости, что выражается:

- в доступности для граждан информации, представляющей общественный интерес или затрагивающей личные интересы граждан;

- в систематическом информировании граждан о предполагаемых или принятых решениях;

- в осуществлении гражданами контроля над деятельностью государственных органов, организаций и предприятий, общественных объединений, должностных лиц и принимаемыми ими решениями, связанными с соблюдением, охраной и защитой прав и законных интересов граждан;

- в создании условий для обеспечения граждан Российской Федерации зарубежными информационными продуктами и оказания им информационных услуг, имеющих зарубежное происхождение.

В статье 5 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» закреплено разделение информации в зависимости от категории доступа к ней на общедоступную и информацию ограниченного доступа.

Отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к конфиденциальной информации, регулируются Указом Президента РФ от 06.03.1997 №188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера». В данном нормативном правовом документе определены виды сведений конфиденциального характера.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регламентированы Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» В нём определены условия, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признаётся равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Закон устанавливает одинаковую силу бумажного и электронного документов, но лишь применяемых в коммерческой сфере.

В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан», который закрепляет порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами, сроки исполнения, требования к оформлению обращений граждан и пр., с 2010 года также предусмотрена электронная форма обращения.

Определяются требования, которые предъявляются к оформлению письменных обращений граждан, а также к обращениям, направляемым по информационным системам. Установлен исчерпывающий перечень обращений, которые не подлежат рассмотрению. К ним относятся: анонимные обращения, за исключением сообщений о преступлениях либо об угрозе государственной или общественной безопасности, обращения, по которым вынесены судебные решения, обращения, содержащие клевету, оскорбления и угрозы в адрес государственных органов, органов местного самоуправления и их должностных лиц или других граждан, повторные (многократные) обращения, если в них не приводятся новые доводы или обстоятельства, а по предыдущим обращениям давались письменные ответы.

Ответы на обращения граждан, направляемые в государственные учреждения, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения – на русском языке.

Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве определяет Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807-1. В соответствии с данным актом «на территории РФ официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведётся на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации также ведётся на государственном языке данного субъекта». На обязательность использования русского языка указывает Федеральный Закон от 11.12.2002 № 165-ФЗ «О государственном языке РФ».

На территории Республики Коми действует закон от 16.07.2002 № 76-РЗ «О государственном языке Республики Коми», который устанавливает, что государственным языком в Республике Коми является два языка – коми язык и русский язык. Кроме того, в законе прописано о возможности ведения делопроизводства на двух государственных языках.

Основным документом в области архивного хранения документов образовательных учреждений итернатного типа является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливающий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации.

Вопросы в области архивного дела на территории Республики Коми регулирует закон Республики Коми от 07 декабря 2005 г. № 122-РЗ «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела не территории Республики Коми».

Следующую группу правовых источников составляют указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ.

Особое место среди выделенной группы источников занимает Постановление правительства РФ от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», в соответствии с которым вводится единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Он не распространяется на работу с документами, содержащими государственную тайну.

Данное постановление содержит нормы по оформлению официальных документов: документы оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 или А5 либо в виде электронных документов; допускаются бланки с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов; приведен перечень реквизитов документов (их состав определяется видом и назначением документа).

В данном документе отмечается, что каждый орган формирует собственный документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Регламентирован порядок работы с электронными документами.

На основании данного порядка в федеральных органах исполнительной власти по согласованию с Росархивом утверждаются инструкции по делопроизводству.

Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 дано поручение Федеральному архивному агентству до 01 января 2010 года утвердить методические рекомендации по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Данные методические рекомендации разработаны и утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.

Методические рекомендации предназначены для применения службами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти при разработке ими инструкций по делопроизводству. Как и Правила делопроизводства, Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также не содержат положений об организации работы с обращениями граждан. Работа с документами, содержащими сведения, относимые к служебной тайне, и обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными инструкциями (правилами, положениями), утверждаемыми руководителем федерального органа исполнительной власти. Они призваны служить единой методической основой ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Следует отметить, что на территории Республики Коми принят нормативный акт регулирующей деятельность органов исполнительной власти в области делопроизводства – это Постановление Правительства Республики Коми от 18.08.2006 № 201 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных главой Республики Коми или правительством Республики Коми».

Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Отдельного внимания заслуживает Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64 «Об утверждении «Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

В них установлена ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения.

К основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства относится «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ) от 23.05.1988 № 33. Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В основных положениях определяются задачи и функции службы ДОУ в организации, примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; подготовка документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Одним из важнейших профильных методических документов в области архивного дела являются Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Настоящие правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в частности обеспечение сохранности, описания, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесённых к государственной собственности. Правила не распространяются на документы, содержащие государственную тайну. Данные правила устанавливают виды архивов, основные задачи и функции, права и обязанности архивов. В них определяются требования, предъявляемые к основным направлениям деятельности архивов организации: экспертиза ценности документов, вопросы комплектования архива, обеспечение сохранности документов архива, организация документов в архиве, учёт документов в архиве, требования к научно-справочному аппарату архива, вопросы использования документов и передачи их на постоянное хранение. Затронуты также и организационные вопросы деятельности архива организации: порядок создания архива, планирование его деятельности и отчётность, контроль состояния хранения документов, выполнение платных услуг.

В приложении к Основным правилам работы архивов организаций приведены все основные формы документов, необходимые для работы архива: описи дел, номенклатуры дел, лист заверитель дела, различные акты и т.д.

Сроки хранения документов установлены «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Министерства культуры от 25 августа 2010 № 558.

Перечень включает документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Отдельное место в системе нормативных правовых актов по документационному обеспечению управления занимают ГОСТЫ.

Государственный стандарт (ГОСТ) представляет собой нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утверждённый уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определённых объектов, и направлений на достижение оптимальной степени упорядочения в какой-либо области.

Так, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Приведённые определения можно при необходимости изменить, введя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объём определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объём и содержания понятий, определённых в данном стандарте.

ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» был подготовлен и принят в качестве национального на основе соответствующего аутентичного перевода международного стандарта и регулирует процессы управления документами в государственных, коммерческих и общественных организациях, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.

Данный стандарт можно рассматривать как практическое руководство системой управления документами в организации, методологию разработки, внедрения и функционирования. В целом, данный стандарт ориентирован на международные правила управления документами и позволяет России ещё интенсивнее включаться в мировое информационное пространство.

Можно сделать вывод, что в Российской Федерации разработано и принято достаточно большое количество нормативных правовых актов и методических документов, содержащих принципы и правила, регламентирующие ту или иную сторону ДОУ. Однако пока нет такого правового акта, на который бы опиралась вся эта совокупность принципов и правил, поэтому они должны найти обязательное отражение в конкретном учреждении, являясь основой для разработки локальных актов и построения системы делопроизводства в целом.