2.2. Алгоритм разработки инструкции по делопроизводству для образовательного учреждения интернатного типа.

Инструкция по делопроизводству рассматривается как целостный локальный акт, позволяющий создать комплексную систему работы с документами, наиболее целесообразную для конкретной организации. Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. Инструкция должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения. В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов.

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Алгоритм разработки Инструкции для школы-интерната подразумевает выделение в нем четырех этапов:

- изучение внешней нормативной среды;

- изучение внутренней нормативной, организационной и технологической среды данного учреждения;

- разработка текста Инструкции по делопроизводству;

- оформление проекта нормативного документа, его согласование и утверждение.

После данных этапов следует процесс внедрения Инструкции.

На первой стадии разработки Инструкции выявляются нормы, правила и положения в сфере информации, документации и архивного дела, которые должны найти обязательное отражение в конкретной Инструкции школы-интерната.

На втором этапе проводится анализ локальных актов, в которых устанавливаются организационные основы работы с документами, построения делопроизводства или системы управления документами.

Изучаются направления и сфера деятельности школы-интерната, функции и задачи; организационная структура; принципы принятия решений (преимущественно единоначалие, коллегиальность или сочетание этих принципов), порядок делегирования полномочий. К анализу привлекаются:

- учредительные документы школы-интерната;

- весь комплекс организационно-распорядительных документов (приказы о распределении зон ответственности и полномочий исполнительных органов, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, регламенты взаимодействия и т.п.);

- технологические документы (инструкции и регламенты реализации функций и оказания услуг; формирование и представления установленных форм отчетности и т.п.);

- документы учреждения более высокого уровня, имеющие стратегический характер.

Далее необходимо выяснить, какие из правил действуют в действительности, какие изменения и дополнения необходимы для повышения их исполнения, кроме того, необходимо проанализировать технологичность и уровень соответствия потребностям практики и передовым информационным технологиям. Например, часть утверждённых правил, сотрудники могут просто игнорировать (они их или не знают, или им так неудобно и т.п.), другая же часть процессов нелогична (вроде как так исторически сложилось) или вообще противоречить законодательству и нормативной базе.

Выяснить реальную ситуацию можно, ответив на вопросы:

- какова организационная структура школы-интерната, какое подразделение или сотрудники отвечают за организацию документооборота;

- какие виды документов используются в школе-интернате, есть ли их шаблоны, правила оформления;

- кто и как принимает и отправляет корреспонденцию;

- кто какие документы создаёт, согласовывает, подписывает, утверждает, исполняет;

- какие используются принципы нумерации, и как происходит процесс регистрации документов;

- как осуществляется контроль исполнения документов;

- как происходит оперативное хранение документов;

- есть ли в организации свой архив и правила его работы и т.п.

Итак, проанализировав имеющуюся информацию и документацию, необходимо выявить процессы и процедуры, которые затрудняют документирование и/или документационное обеспечение управления, с целью закрепления последовательности их реализации в Инструкции или в специальных нормативных документах учреждения.

Третий этап - это, собственно, разработка Инструкции:

- определение ее структуры, то есть состава разделов, которые будут включены в текст;

- работа над текстом;

- разработка необходимых приложений и определение их статуса.

Соблюдение требований Методических рекомендаций существенно облегчает разработку Инструкции на этом этапе, так как в них нормативно закреплен полный цикл делопроизводственных операций, выполняемых в организации:

- прием поступающих документов (экспедиционная обработка, сортировка, вскрытие конверта; на документе фиксируется дата его получения организацией);

- предварительное рассмотрение документов (формирование документопотоков, направляемых директору школы-интерната, главным специалистам или непосредственно в структурные подразделения);

- регистрация документов (фиксация факта получения или создания документа организации с обязательным внесением записей о нем в учетно-регистрационные формы, т.е. осуществляется «включение документа в систему управления документами», на документе проставляются дата регистрации и индекс/регистрационный номер);

- направление документа на исполнение (рассмотрение документа директором школы-интерната, проставление резолюции, т.е. указания по исполнению документа, передачи исполнителю);

- исполнение (работа исполнителя с документами в соответствии с резолюцией директора школы-интерната и представленными по должности полномочиями, которая завершается подготовкой проекта нового документа, например, письма-ответа, плана мероприятий и т.п., или документирование результатов работы, оформление отметки об исполнении);

- отправка документа (выбор способа доставки, экспедиционная работа в зависимости от способа, передача в отделение почтовой связи или отправка средствами электросвязи);

- формирование дел (группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- хранение (текущее оперативное хранение в течение делопроизводства и следующего за ним года, в следующем делопроизводственном году - подготовка дел к сдаче в архив учреждения и выделение документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению).

Другими словами, предлагаемые рекомендации содержат план разработки инструкции, устанавливают логику изложения текста и состав необходимых приложений, позволяют разработать конкретную Инструкцию, соответствующую ее статусу основного нормативного документа организации по вопросам документационного обеспечения.

На четвертом этапе осуществляется оформление проекта Инструкции, т.е. решается вопрос оформления инструкции на общем бланке учреждения или составляется проект приказа об утверждении и введении в действие данной Инструкции.

Четвертый этап также включает процедуры согласования и утверждения.

Согласование проекта Инструкции проводится со всеми заинтересованными должностными лицами учреждения. Для фиксации процедуры согласования рекомендуется оформить лист согласования одновременно проекта Инструкции и проекта приказа о ее утверждении и введении в действие.

Утверждение Инструкции, так же как и организация делопроизводства и документооборота, относится к полномочиям единоличного исполнительного органа, т.е. директору школы-интерната.

С целью соблюдения организацией единого учета и обеспечения сохранности документов Инструкция утверждаются директором школы-интерната.

Последним этапом является процесс внедрения Инструкции. Традиционно процесс внедрения связывают с изданием приказов о ее утверждении и введении в действии, об утверждении плана мероприятий по внедрению, включающему и обучение сотрудников, и о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделения, а на завершающем этапе - приказа о выполнении плана мероприятий и признании Инструкции полностью введенной в действие.

Таким образом в результате проведенного исследования организации делопроизводства школы-интернат, включившего следующие этапы: изучение типа, отрасли и сферы деятельности учреждения; изучение и анализ локальных документов учреждения; изучение структуры учреждения и организации работы с документами, нами предлагается следующее оформление инструкции по делопроизводству:

Предлагаемая инструкция будет состоять из ____основных разделов и ____ подразделов, включать приложения, наглядно иллюстрирующие соответствующие разделы инструкции. Разделение текста инструкции следует естественной логике изложения «от общего к частному» и соответствует ГОСТу Р 6.30-2003, который устанавливает разбивку текста на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.