2. Нормативное методическое обеспечение делопроизводства в образовательном учреждении интернатного типа

2.1. Требования к инструкции по делопроизводству в учреждении

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательными для применения акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по делопроизводству употребляется термин – локальный нормативный акт. В справочниках даётся подробное разъяснение этого термина. Перед организациями стоит проблема выбора, нужны ли им данные документы, далеко не во всех организациях они существуют.

Локальный нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определённой форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

Структура локального нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте даётся вступительная часть – преамбула. Положение нормативного характера в преамбулу не включаются. При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативно правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения актов законодательства Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальные источники их опубликования. Если в правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь соответствующие ссылки на эти приложения. Подготовленный проект локального нормативного правового акта до его подписания должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации, а также правилам русского языка. Локальный нормативный правовой акт утверждается руководителем организации.

Вопросы документационного обеспечения деятельности организации отражаются в различных локальных актах - уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. Однако основным нормативным актом, который регламентирует технологию работы с документами и закрепляет единый порядок документирования и работы с документами в организациях, является инструкция по делопроизводству.

Основным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по делопроизводству, закрепляющая принципиальные положения и технологические процессы по документационному обеспечению управления.

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция по делопроизводству является нормативным правовым актом организации, определяющим порядок ведения делопроизводства, то есть устанавливает технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. Установленные данной инструкцией правила являются обязательными не только для работников службы документационного обеспечения управления, но и для всех специалистов, работающих с документацией.

Главное назначение Инструкции по делопроизводству состоит в том, чтобы установить единые правила работы с документами, обеспечить прохождение документов в организации их исполнения и обеспечить сохранность документов.

Обязательность разработки инструкции по делопроизводству установлена только для федеральных органов исполнительной власти. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30, и Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452, содержат положения о том, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила делопроизводств), утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477.

Правила делопроизводства:

- содержат единые требования и нормы, устанавливающие рациональную организацию делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;

- опираются на требования действующих законодательных актов об информации и документации;

- устанавливают единство требований к работе с документами независимо от вида носителя;

- учитывают требования к документам, установленным национальными

стандартами РФ;

- являются организационной, методической и правовой основой разработки конкретных инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В качестве методического документа, содержащего рекомендации о порядке разработки Инструкции, ее структуре и содержании, приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – Методические рекомендации).

Методические рекомендации устанавливают, что требования Инструкции должны распространятся прежде всего на организационно-распорядительные документы, но ни Правила, ни Рекомендации не содержат никаких указаний по поводу ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ни одной ссылки на стандарт, он также не включен в перечень «законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела», приведенный в разделе 1 «Общие положения» Рекомендаций.

Инструкция должна быть нормативной и технологичной, т.е. обеспечивать возможность сотрудникам организации ясно понимать и воспроизводить в процессе деятельности установленные нормы и правила. В Инструкции должны быть совершенно адекватно отражены происходящие в организации процессы развития, внедрения информационных технологий, необходимость следовать правилам и нормативам внешней среды и т.п. процессы, формирующие действительные потребности организации в нормативном регулировании делопроизводства. При разработке Инструкции важна точность проецирования норм и правил работы с документами на будущее, некоторое моделирование, выявление и учет возможных путей развития и организационных основ делопроизводства.Разработчику Инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации. Положения Инструкции необходимо формулировать и проектировать с учет стратегии, политики, реальных условий и направлений деятельности конкретной организации, поэтому недостаточно простое воспроизведение норм, правил и положений, установленных в Правилах делопроизводства и Методических рекомендациях.

Основой для разработки Инструкции организации являются законодательные акты, составляющие нормативную базу в сфере информации, управления документами и архивного дела; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти; законодательные и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации; нормативные правовые акты и методические документы вышестоящих органов (организаций); указания и рекомендации государственных архивных учреждений; учредительные документы организации, в частности устав или положение (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы). Кроме того, необходимо выявить и анализировать комплекс распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.

Необходимо отметить, что в настоящий момент нормативные акты в области делопроизводства не определяют структуру инструкции по делопроизводству, поэтому инструкция может иметь различную структуру, но при этом в нее должны входить следующие разделы: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, а также приложения.

Количество и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры Инструкции могут служить ГСДОУ и вышеуказанные Методические рекомендации. При этом важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.

Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Текст Инструкции носит императивный (указующий) характер и излагается от третьего лица или в безличной форме. В ней должны использоваться четкие формулировки и распорядительные слова.

Например, «Инструкция устанавливает», «запрещается формировать в одно дело приказы по личному составу разных сроков хранения» и т.п.

Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств).

К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:

- Общие положения;

- Подготовка и оформление документов;

- Организация документооборота и исполнения документов;

- Контроль исполнения документов;

- Формирование дел и хранение документов.

Следует отметить, что указанные разделы лишь схематично отображают структуру Инструкции. Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами.

Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими органами управления (при их наличии).

Согласование проводится с целью соблюдения организациями действующего законодательства, регулирующего вопросы документационного обеспечения управления, единого учета и обеспечения сохранности документов организаций.

Инструкция оформляется на общем бланке организации, на стандартных листах бумаги формата А4 и утверждается руководителем организации. При утверждении Инструкции распорядительным документом (приказом) в него включаются пункты об утверждении инструкции, дате введения Инструкции в действие, об организационных мероприятиях, связанных с внедрением Инструкции и ответственных исполнителях, об отмене ранее действовавшей Инструкции, о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации, вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Датой Инструкции по делопроизводству является дата ее утверждения. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Составление инструкции по делопроизводству - достаточно сложная и трудоемкая работа, поэтому, приступая к ней, можно обратиться за консультацией в государственное архивное учреждение, которое оказывает подобные услуги на договорной основе.

Таким образом, Инструкция по делопроизводству - не просто нормативный документ, а необходимый инструмент для регулирования производственных и экономических показателей организации. Она регулирует весь процесс создания, оформления и дальнейший порядок работы с документами, что значительно облегчает организацию управленческой деятельности в деятельности учреждения.