Основные типы данных

• Текстовый – это тип данных для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

• Поле МЕМО – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов).

• Числовой – для хранения действительных чисел.

• Дата/время – для хранения календарных дат и текущего времени.

• Денежный – для хранения денежных сумм.

• Счетчик – специальный тип данных для порядковой нумерации записей.

• Логический – для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, Да или Нет).

Объекты базы данных

MS Access позволяет создавать и использовать объекты различных типов: таблицы, запросы, формы, отчеты.

Таблицы – это основные объекты любой базы данных. В них хранятся структура базы данных (поля, их типы и свойства) и все данные, имеющиеся в базе .

Запросы - это объекты, которые служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

С помощью запросов выполняют отбор данных в соответствии с заданным критерием, их сортировку и фильтрацию, создание новых таблиц, выполнение простейших вычислений в таблицах.

Запросы выбирают данные из базовых таблиц и создают на их основе результирующую таблицу.

Формы – это средства для отображения записей на экране, вывода на принтер или ввода данных в базу данных, причем пользователю предоставляется возможность заполнения только заданных полей. Формы позволяют применять специальные средства оформления.

Отчеты - это средства, предназначенные только для вывода данных на экран или принтер. В них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления печатных документов (колонтитулов, номеров страниц, служебной информации о времени создания отчета и т.п.).

Средства создания объектов базы данных

СУБД MS Access предоставляет следующие средства создания каждого из основных объектов базы.

• Ручные – для разработки объектов в режиме Конструктора.

• Автоматизированные - для разработки объектов с помощью программ-мастеров.

• Автоматические – для ускоренной разработки простейших объектов.

При разработке учебных таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства, т.е. работать в режиме Конструктора.

При разработке учебных форм и отчетов лучше пользоваться автоматизированными средствами, т.е. использовать программы–мастера, предоставляющие пользователю один из нескольких вариантов дизайна данных объектов.

Создание таблиц

Таблицы в СУБД Access в отличие от таблиц в Excel создаются в два этапа :

• создание структуры таблицы;

• заполнение таблицы данными.

Работа с любыми объектами начинается с окна База данных.

На левой панели данного окна сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов. Создание таблиц начинается с выбора элемента управления Таблицы. На правой панели представлен список таблиц, уже имеющихся в составе базы, и приведены элементы управления для создания новой таблицы. Чтобы создать таблицу вручную, следует использовать значок Создание таблицы в режиме конструктора.

Окно Конструктора таблиц фактически является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц.

В первом столбце бланка записывают имена полей.

Тип для каждого поля выбирают из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой выбора типа данных. (Кнопка выбора отображается только после щелчка на соответствующем поле бланка).

Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными.

При создании таблицы желательно задать ключевое поле. Для этого нужно щелкнуть на имени поля правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле. Ключ можно создать (если нужно) и на базе двух или более полей. Групповое выделение полей выполняют при нажатой клавише SHIFT щелчками на квадратных маркерах слева от имен полей.

Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение структуры таблицы), после чего присваивают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне База данных.

Открыв структуру таблицы, заполняют ее данными, вводя информацию записями (по строкам), после чего таблицу закрывают.