Тема 2. Организация – основа делового мира менеджмента

Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой осуществляется деятельность менеджеров. Т.е. организация является средой, в которой работает менеджер.

Из всего многообразия определений понятия «организация» можно выделить следующее:

• организация – процесс, посредством которого создается и сохраняется структура управляемой или управляющей структуры;

• организация – совокупность (система) взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда;

• организация – группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели (целей).

Признаки организации:

• наличие не менее двух человек, которые считают себя частью этой группы;

• наличие, по крайней мере, одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;

• наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели (совместная деятельность людей).

Пример: кружок по интересам, государство.

По мнению одного из крупнейших специалистов в области менеджмента ХХ в. Ч. Бернарда. людей побуждает объединяться в организации, взаимодействовать в их рамках физические и биологические ограничения, свойственные каждому человеку в отдельности. В организации люди дополняют друг друга, складывают свои способности. Что делает их более сильными в борьбе за выживание. Без объединения в организации, самой примитивной из которых было первобытное общество (стадо), человеческий род не смог бы выжить и создать цивилизацию.

Важным свойством организации является саморазвитие, т.е. процесс самопроизвольного, без существенного влияния извне, прихода организации из одного состояния в другое, характеризующийся наличием качественных преобразований ее, либо привнесением в нее качественно новых элементов, свойств и характеристик.

«Жизнь» организации подобна жизни человека, времени существования товара или услуги.

Согласно концепции Жизненного Цикла организации вся ее деятельность проходит ряд стадий (фаз), начиная с рождения (создания)и заканчивая упадком (гибелью).

Различают пять основных фаз развития организации, каждая из которых имеет определенные признаки.

Все организации отличаются друг от друга по различным аспектам (функциям, методам и принципам управления, сложности операций и т.д.). Вместе с тем они имеют общие характеристики:

• наличие общих целе й, миссии;

• совместная деятельность людей;

• осуществление определенных видов деятельности (финансовой, производственной, торговой, научно-исследовательской и др.);

• наличие определенных границ, обособленность организации от внешнего окружения;

• взаимодействие с внешней средой и зависимость от нее;

• наличие подразделений, решающих конкретные задачи – горизонтальное разделение труда;

• наличие культуры организации – совокупности ценностей, традиций, норм поведения, взглядов членов организации;

• наличие ресурсов: люди, капитал, материалы, технология, информация;

• осуществление процесса управления, направленного на координацию деятельности – вертикальное разделение труда (иерархия власти);

• наличие формальных и неформальных групп.

Этапы жизненного цикла организации

Фаза . «Рождение» (создание) организации.

Проникновение на рынок; обеспечение выживания при убыточной деятельности; обеспечение в необходимых объемах капиталовложений для обеспечения деятельности организации.

Фаза  «Детство».

Закрепление на рынке, его отельных сегментах; обеспечение безубыточности.

Фаза  «Юность».

Существенное расширение целевых сегментов рынка; обеспечение высоких темпов роста прибыли; инвестирование развития на условиях самофинансирования.

Фаза V «Ранняя зрелость».

Дальнейшие расширение сегментов рынка; ориентация на региональную диверсификацию; обеспечение стабильной прибыльности на оптимальном уровне.

Фаза V «Завершающая (поздняя) зрелость».

Формирование имиджа предприятия, сбалансированный рост; ориентация на отраслевую диверсификацию деятельности с целью поддержки уровня конкурентоспособности и укрепления доли рынка; обеспечение поддержки уровня прибыльности на оптимальном уровне.

Фаза V «Старение».

Сохранение позиций либо частичное уменьшение объемов производства по причине уменьшения спроса на продукцию; свертывание деятельности, снижение прибыльности, снижение прибыльности, финансовой стабильности.

Фаза V «Возрождение» или «Ликвидация».

При возрождении обновляются формы, виды и направления деятельности; обеспечение условий для роста прибыльности, привлечение значительных объемов инвестиций, повышение профессионализма сотрудников.

Классификация организаций

Современные организации характеризуются значительным разнообразием и подразделяются по определенным критериям.

По способу и цели создания организации подразделяют на:

• формальные;

• неформальные.

Формальная организация – группа работников, деятельность которых направлена на достижение определенной цели и подчиняется формализованным правилам, структуре и связям.

Неформальная организация – группа работников, которая возникла и функционирует спонтанно. (Группы по интересам).

По количеству целей:

• простые – имеют одну цель;

• сложные – ставят перед собой комплекс взаимозависимых целей.

По размерам:

учитывается число занятых работников, объемы продаж, балансовая стоимость активов

• крупные (тыс.)

• средние (сот.)

• малые (дес.)

В Европейском Союзе предприятия делятся на:

• малое  50 чел.

• среднее 50-250 чел.

По видам деятельности – отраслевая принадлежность:

• с/х, охота и лесное хозяйство;

• рыболовство, рыбоводство;

• добыча полезных ископаемых;

• обрабатывающие производства;

• производство и распределение электроэнергии, газа и воды;

• строительство;

• оптовая и розничная торговля;

• гостиницы и рестораны;

• транспорт и связь;

• финансовая деятельность;

• образование;

• здравоохранение;

• …

По типам предпринимательства:

• единоличный;

• корпоративный:

  • объединение лиц;

  • объединение капиталов.

По взаимоотношению с внешней средой:

• механические – характеризуются консерватизмом, негибкой организационной системой управления, неспособностью адаптироваться к внешней среде;

• органические – характеризуются динамичностью, гибкостью организационных структур управления, способностью к адаптации.

По взаимоотношению к прибыли:

• коммерческие (главная цель – получение прибыли);

• некоммерческие (могут получать прибыль для достижения других целей).

По юридическому статусу:

• юридические лица;

• неюридические лица.

На современном этапе каждая организация представляет собой открытую систему. На входе она получает ресурсы из внешней среды, на выходе – ожидает созданный продукт (услугу) и состоит из управляющей и управляемой систем.

Факторы влияния на организацию

Деятельность организации зависит от разнообразных факторов – движущих сил, которые влияют на деятельность организации и обеспечивают определенный уровень полученных результатов.

Факторы определяют протекание всех организационных процессов (поставок, производства, сбыта, …). Их классифицируют по двум признакам:

• по уровню влияния (макроуровень, микроуровень);

• по среде влияния (внутренняя, внешняя).

По уровню влияния:

• микроэкономические факторы (цели, структура, задачи, технология, люди (работники), ресурсы, поставщики, потребители, конкуренты);

• макроэкономические факторы (законодательные акты, влияние которых происходит на уровне отраслей и государств, указы, постановления государственных органов, система экономических взаимоотношений в государстве, состояние экономики, международные отношения, международные отношения, международное окружение, научно-технический прогресс, политические, социально-культурные условия, международные экономические отношения).

По среде влияния:

• факторы внутренней среды организации (формируют организацию изнутри);

• факторы внешней среды организации (связаны с представлением организации как открытой системы).

В зависимости от особенностей и состояния производственно-хозяйственной деятельности на предприятии, факторы внутренней и внешней среды могут оказывать как позитивное так и негативное влияние.

Факторы внутренней среды организации

Цели – конкретное конечное состояние или ожидаемый результат деятельности организации (группы). Различаются по срокам выполнения и содержанию.

Цели организации определяются ее миссией.

Миссия – это четко выраженная причина существования организации.

Формулирование миссии является важным ориентиром и критерием оценки ее деятельности.

Миссия может охватывать такие направления:

• заботу о сотрудниках;

• заботу о производстве;

• политику роста и финансирования;

• производственные технологии;

• методы выхода и функционирования на рынке;

• удовлетворение потребностей потребителей;

• …

Пример:

Форд – «обеспечение людей дешевыми автомобилями»;

«Моторолла» – «служить удовлетворению потребностей общества», «обеспечивать потребителей продукцией и услугами наивысшего качества по умеренным ценам»;

«Дженерал Электрик» - обеспечение лучшей жизни.

Цели – конкретное ожидаемое состояние организации. они бывают:

• долгосрочные (5 и более лет);

• среднесрочные (1-5 лет)4

• краткосрочные (до 1 года).

Цели должны быть:

• конкретными и измеримыми;

• охватывать все уровни организации (иерархичные);

• иметь разные сроки (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные);

• быть досягаемыми;

• быть взаимодополняющими и согласованными.

Цели охватывают все сферы организационного, производственного, экономического, социального функционирования организации.

Пример:

Прибыльность объем прибыли, доход, размер выплат/дивидендов…	увеличение прибыли предприятия в следующем году на 4%
Рынки доля рынка, ниша рынка, объем продаж…	увеличение доли рынка на протяжении года до 17%
Эффективность себестоимость расходы на единицу продукции.	достижения показателя эффективности производства 10%в наступающем году
Рентабельность рентабельность продукции, производства, реализации	достижение показателя рентабельности реализации 6%
Продукция объем продаж конкретного товара, изменение ассортимента	внедрение в производство новой модели автомобиля на протяжении следующих 2 лет
Производительность производство продукции на одного работника, трудоемкость	увеличение производства продукции на одного работника на 6% в течении полугода
Финансовые ресурсы структура капитала, эмиссия акций, выплата дивидендов	увеличение доли собственного капитала в следующем году до 65 %
Производственные мощности, основные фонды стоимость оборудования. Зданий, объем производства	увеличение производственной мощности до 10 тыс. ед. продукции в месяц на протяжении 3 лет
Инновации внедрение новых технологий, приобретение патентов, лицензий	закупка в следующем году патента на производство медицинских аппаратов
Организационные изменения количество звеньев и уровней управления, уровень централизации, норма управления, организационная структура	создание матричной структуры управления для обеспечения работы над конкретным проектом
Трудовые ресурсы показатели невыхода на работу, опозданий, количество часов профессиональной переподготовки кадров	осуществление повышения квалификации работников с отрывом от производства на протяжении 1 месяца
Социальная ответственность стаж работы, социальное обеспечение, организация отдыха сотрудников	приобретение путевок сотрудника для санаторного лечения

Структура – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Наличие структуры подразумевает горизонтальное и вертикальное разделение труда в организации.

Задачи – это виды работ (их серия или часть), которые необходимо выполнить определенным способом и в определенный срок.

Задачи предписываются не конкретному работнику, а занимаемой должности.

Выполнение поставленных задач способствует достижению целей организации.

Задачи делятся на работу с людьми, предметами, информацией.

Пример:

Мастер (работа с людьми), рабочий (работа с предметами), маркетолог, бухгалтер (работа с информацией).

Метод построения дерева целей состоит в структуризации главной цели предприятия и определения подцелей для обеспечения достижения главной цели.

Четкая постановка и определение целей позволяет выявить и проанализировать взаимосвязь между целями:

* - цели могут дополнять друг друга;

- цели могут конкурировать;

- быть индифферентными друг к другу;

* одна цель может быть главнее другой;

* одна цель может быть выше другой.

Пример:

Ликвидность как второстепенная и основная цель.

Увеличение оборота и уменьшение затрат на производство (несовременные цели, конфликт).

Пример дерева целей:

1 уровень	1. Максимизация прибыли предприятия в долгосрочном периоде
2 уровень		1.1. Максимизация объемов производства существующих товаров
		1.2. Высокая инновационная активность (разработка новых товаров)
		1.3. Увеличение доли прибыли в доходах предприятия
3 уровень		1.1.	1.1.1. Максимизация объемов реализации на существующем рынке
			1.1.2. Выход на новые рынки сбыта
		1.2.	1.2.1. Активизация маркетинговых исследований, выявление потребностей потребителя, на которые можно отреагировать
			1.2.2. Создание инновационного отдела на предприятии
			1.2.3. Стимулирование инновационной активности сотрудников
		1.3.	1.3.1. Увеличение доли прибыли за счет увеличения цены
			1.3.2. Увеличение доли прибыли за счет снижения себестоимости
Задачи 4 уровень				1.1.1.	1.1.1.1. Максимизация объемов реализации на существующих рынках за счет снижения цены
					1.1.1.2. Максимизация объемов реализации за счет увеличения конкурентоспособности путем повышения потребительской стоимости товара (качества)
					1.1.1.3. Использование новых каналов реализации товаров
					1.1.1.4. Улучшение работ с существующими каналами
					1.1.1.5. Стимулирование сбыта
				1.1.2.	1.1.2.1. Проведение исследований по определению новых рынков и возможности выхода на них
					1.1.2.2. Разработка программы стимулирования сбыта (реклама…)
				1.2.1.	1.2.1.1. Проведение целевых исследований рынка по выявлению потребностей, прогнозированию спроса и др.
				1.2.3.	1.2.3.1. Разработка программы методов стимулирования инновационной активности, системы вознаграждений
				1.3.1.	1.3.1.1. Проведение анализа эластичности спроса, прогноза реакции на повышение цен, пределов чувствительности, прогнозирование экономического эффекта, определение товарных групп
				1.3.2.	1.3.2.1. Снижение себестоимости единицы продукции за счет увеличения объемов производства
					1.3.2.2. Снижение себестоимости единицы продукции за счет снижения постоянных расходов
					1.3.2.3. Снижение себестоимости единицы продукции за счет уменьшения переменных расходов

Задачи – конкретные виды работ, которые необходимо выполнить определенным способом и в обусловленные сроки для достижения поставленные цели. Задача предписывается не работнику персонально, а его должности (или подразделению).

Характеристика задач предусматривает их разделение по выполняемой работе:

• работа с людьми;

• работа с предметами (машины, сырье, …);

• работа с информацией.

Задачи взаимосвязаны со специализацией работ и подчинены общей цели всего предприятия и цели конкретного подразделения.

Задачи функционального подразделения:

Задачи производства

• управление разработкой и проектированием продукта;

• выбор технологического процесса, расстановка кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление;

• контроль качества.

Задачи логистики

• управление закупкой сырья, материалов, полуфабрикатов;

• управление запасами на складах, включает в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции.

Задачи маркетинга

• изучение рынка;

• реклама;

• ценообразование;

• создание системы сбыта;

• распределение созданной продукции;

• сбыт.

Задачи управления финансами

• составление бюджета;

• формирование денежных ресурсов;

• распределение денег между подразделениями;

• оценка финансового потенциала организации.

Задачи управления персоналом

• подбор и расстановка кадров;

• обучение, развитие и мотивация кадров;

• создание оптимальных условий труда на рабочем месте;

• поддержание отношений с профсоюзами и разрешение трудовых споров.