Акт рівноцінного обміну (Аоб)

Акт рівноцінного обміну (Аоб) створюють у випадках:

1. брак;

2. невірний комплект;

3. недокомплектація;

4. обмін з постачальником.

Для формування документу необхідна наявність розрахункового документу (Ррз, Кнк) від покупця, або проходна накладна (Пнк) від постачальника, що засвідчує факт купівлі товару. Документ рівноцінного обміну (Аоб) формується асистентом начальника відділу на інфо-боксі того відділу, чий товар підлягає обміну.

Після внесення вищевказаних віконець натискуємо на піктограму (нова строка), внаслідок чого, відкриється вікно з переліком товарів, що вказані у розрахунковому документі, по якому буде здійснено обмін.

У вікні товарів вибираємо ту позицію, по котрій буде здійснено обмін чи доукомплектування. Згодом проводимо та зберігаємо даний документ, роздруковуємо та ставимо підпис у рядку Від імені ТОВ «Епіцентр К» доукомплектацію (обмін) здійснив.

З даним документом представник відділу, окрім стажера та покупець ідуть на 15 касу, де в присутності охорони проводять обмін або доукомплектацію товару. Покупець ставить свій підпис у рядку постачальник. Акт рівноцінного обміну (доукомплектації) залишається на у представника охорони.

Запитання для перевірки знань:

14. У яких випадках створюється «Акт рівноцінного обміну (Аоб)» ?

15. Який документ необхідний для формування «Акту рівноцінного обміну (Аоб)»?

16. Хто створює «Акт рівноцінного обміну (Аоб)» ?

17. На якій касі проводиться обмін товару ?

18. У кого після процедури обміну залишається «Акт рівноцінного обміну (Аоб)» ?

Реєстр відвантаження (роп)

Формується касиром при відвантаженні товару з магазину. У структурі підпорядкування можна визначити чи товар відвантажено з магазину, чи – ні.

ПОДАТКОВА НАКЛАДНА (ННК)

Формується відділом безготівкового розрахунку та видається покупцеві при оплаті товару, для звітності перед податковою адміністрацією.

ЗМІНА ЦІНИ (ИЗЦ)

Формується асистентом або заступником директора напрямку.

Уповноважена особа змінює ціну на товар і інформує начальника відділу або його асистента. Потім друкуються цінники з новими цінами. Продавці замінюють старі цінники на нові (дуже уважно, звертаючи увагу на той товар що дублюється). Зазвичай зміна цін відбувається о 21:45. Якщо, невчасно змінити цінники, то це може призвести до великих проблем з покупцями, а це суперечить політиці нашої компанії.

СХЕМА РОБОТИ З БРАКОВАНИМ, ПОШКОДЖЕНИМ ТОВАРОМ

Н

азва документу:Акт пересорту.

Скорочення (Апс).

Ким формується:фінансистом або нач. відділу (чи асист).

Призначення: Призначений для вирівнювання фактичної та документальної кількості товару.

Назва документу: Книга замовлень

Скорочено (КЗк).

Ким формується: асист. нач. або нач.відділу.

Призначення: покупець при відсутності потрібного товару може звернутися до інфобоксу з проханням замовити такий товар. Уповноважена особа пересвідчуються, що такий товар є у постачальника, формує Кзк, де обов´язково вказує відсоток передплат та заповнює потрібні дані про клієнта, і віддає його покупцеві, який здійснює на касі передплату і отримує Кнк. При надходженні замовленого товару працівники інфобоксу попереджають клієнта. На основі Кзк в інфобоксі формують Ррз і кассир на основі цього документу (Ррз) відгружує товар клієнту

Назва документу: Замовлення товару. Скорочення (Зкз).

Ким формується: асист. нач. відділу або нач.відділу.

Призначеня: документ формується для замовлення товару у постачальника, де зазначаються позиції які потрібні для продажу та їхня кількість. Сформоване замовлення повинен провести начальник відділу та фінансист. Кожне замовлення має свій індивідуальний номер і лише по Зкз приймають товар на пункті прийому товару (більше ніж вказано в замовленні кількості - прийняти не можуть).

Назва документу: Акт невідповідності заказу товару. Скорочення (Нзк)

Ким формується: операціоністами складу.

Призначення: Завдяки Нзк можна робити аналіз поставки, який товар

був замовлений , але не поставлений.

Увага!!!

Не плутай Нзк та Н-Зкз.

Назва документу: Замовлення по недовезеному товару.

Скорочення (Н-Зкз)

Ким формується: програмоюPotamus—автоматично на наступний

день до 8.00після оприходування товару по певному замовленню.

Призначення: Якщо,по будь-якому замовленню привезено лише

частину товару, то на недопоставлені позиції автоматично формується

в журналі замовлень Н-Зкз (Недопоставка Замовлення).

Н-Зкз—допомагає скоротити час і не забивати вручну недовезений товар новим замовленням.

Його, як звичайне замовлення повинен провести начальник відділу і фінансист. Також нач. відділу має право видалити Н-Зкз, якщо відправка замовлення буде недоцільною. Також слід зауважити, що в підпорядкуванні Н-Зкз буде висвічуватись як звичайне замовлення (Зкз)

ТЕХНОЛОГІЧНИЙ ПРОЦЕС ПРИЙМАННЯ ТОВАРІВ

ЦІЛЬ: приймання товарів.

ЧАСТОТА: у міру поставки товарів відповідно до затвердженого графіка поставок.

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ: директор гіпермаркету, начальник відділу прийому товару.

УЧАСНИКИ: начальники торгових відділів , асистенти директора напрямку, заступники начальника відділу, завідувач секції, працівники відділу прийому товару, представники контрагентів(постачальника) співробітники СБ.

ПРОЦЕДУРА:

За реалізацію даного технологічного процесу в повному обсязі несе персональну відповідальність директор гіпермаркета.

Стандартні операції 1,2,3,4,5 є постійними, поточними операціями.

У випадку відсутності співробітника гіпермаркета, відповідального за виконання стандартної операції, відповідальним є особа, що заміщає даного співробітника.

Перш, ніж ухвалити рішення щодо розвороту машини від постачальника(відмова від поставки у повному обсязі ), відповідальний співробітник відділу прийому товару, ЗОБОВ'ЯЗАНИЙ зв'язатися з відповідальним працівником торгового відділу, і погодити дані дії.

СТАНДАРТНА ОПЕРАЦІЯ 1:

Прийом і первинна перевірка документів постачальника.

Виконавець: обліковець, співробітник СБ.

Опис: Існує два види поставки товару в магазин:

Пряма - поставка товару прямо зі складу постачальника(у т.ч. імпортні постачальники);

Внутрішня – переміщення товару з РЦ , гіпермаркета компанії через РЦ, гіпермаркета компанії без участі РЦ.

У випадку прямої поставки

обліковець одержує пакет супровідних документів на товар від імені, відповідального за доставку товару. обліковець перевіряє:

Наявність стандартних документів:

Товарна накладна;

Податкова накладна

Відповідність кінцевого пункту призначення вантажу адрес гіпермаркета.

Наявність замовлення

Правильність оформлення:

Товарна накладна повинна бути завірена:

Оригінальною печаткою або штампом постачальника;

Оригінальним підписом уповноваженої особи постачальника.

Податкова накладна повинна бути завірена:

Оригінальним підписом уповноваженої особи;

Оригінальною печаткою постачальника.

У випадку внутрішньої поставки з гіпермаркету (РЦ)

Переміщення по службовим запискам забороняється!

Обліковець одержує пакет супровідних документів на товар від імені, відповідального за доставку товару. Обліковець перевіряє:

Наявність ППТ

Правильність оформлення ППТ:

ППТ повиннє бути завіренє:

Оригінальною печаткою(штампом) постачальника;

Оригінальним підписом уповноваженої особи постачальника., печаткою охорони

Вказаний номер пломби

Співробітник СБ перевіряє:

Схоронність пломби.

У випадку, якщо порушено схоронність пломби, співробітник СБ складає"Акт о порушенні схоронності пломби".та перевіряє номер пломби в ППТ та фактичний номер пломби.

Доводить до відома начальника відділу прийому товару та старшого охоронника. На підставі даного акту Служба СБ проводіть службову перевірку

При будь-якому виді поставки товару

У випадку відсутності будь якого документа або порушення в правильності оформлення, обліковець зобов'язаний довести до відома начальника відділу прийому товару. Начальник відділу прийому товару ухвалює рішення щодо прийому або не прийому даної поставки з товаром.

Товарна накладна (ТН)

Документ, потрібен при поставці будь-якого виду продукції.

Містить реквізити:

Дата, номер накладної

Дата , номер замовлення ( обов’язково )

Найменування, адреса постачальника

Найменування й адреса покупця

Внутрішній. Код (8 значний арт Епіцентр) ( обов’язково )

Найменування товару

Одиниця виміру

Кількість (загальне)

Ціна за одну одиницю виміру

Вартість загальної кількості товару(також прописом)

СТАНДАРТНА ОПЕРАЦІЯ 2:

Реєстрація транспортного засобу.

Виконавець: Співробітник СБ,

Опис: При будь-якому виді поставки товару в магазин:

Співробітник СБ Перевіряє присутність постачальника у графіку поставок , у випадку присутності , реєструє прихід машини, яка доставила товар у магазин. Реєстрацію здійснює, заповнюючи наступні графи в контрольному журналі "Обліку прибуття автотранспорту":

номер поставки за день;

Дата поставки;

Номер машини;

Час прибуття;

Час вибуття ;

Постачальник;

Прізвище водія.

У випадку якщо постачальник відсутній у графіку замовлення , заїзд постачальника заборонено.

« » - Час вибуття транспортного засобу постачальника відзначається:

При прямій, внутрішній поставці - після Стандартної операції 3

У випадку внутрішньої поставки

На підставі заповненого журналу " Обліку прибуття автотранспорту"",

Співробітник СБ робить відмітку , заповнюючи наступні графи в "Маршрутном аркуші" :

Час прибуття;

Час вибуття;

Підпис / Прізвище

номер пломби

відмітку в маршрутному аркуші візує печаткою(штампом) гіпермаркета.

« » - Заповнення маршрутного аркуша співробітник CБ провадить після Стандартної операції 3

СТАНДАРТНА ОПЕРАЦІЯ 3:

Вивантаження й сортування товару.

Виконавець: Комірник, вантажник,представник постачальника.

Опис: Залежно від конструктивних параметрів і наявності технічних можливостей гіпермаркета існує 4 способи вивантаження товару з машини:

Товар з машини прийомоздавач вивантажує ручним способом на дерев'яний піддон. Вивантажений товар доставляє в зону приймання гіпермаркета за допомогою гідравлічного візка. Товар сортує по найменуваннях згідно накладної.

Товар з машини прийомоздавач вивантажує за допомогою гідравлічного візка з використанням дебаркадера гіпермаркета. Вивантажений товар доставляє в зону приймання гіпермаркета. Товар сортує по найменуваннях згідно накладної.

Товар з машини прийомоздавач вивантажує за допомогою гідравлічного візка з використанням гідравлічного піднімального борта. Вивантажений товар доставляє в зону приймання гіпермаркета. Товар сортує по найменуваннях згідно накладної.

Товар з машини прийомоздавач вивантажує за допомогою гідравлічного візка та використанням навантажувача. Вивантажений товар доставляє в зону приймання гіпермаркета. Товар сортує по найменуваннях згідно накладної.

СТАНДАРТНА ОПЕРАЦІЯ 4:

Приймання товару.

Виконавець: Комірник, працівник відділу, співробітник СБ, представник постачальника.

Опис: У випадку прямої поставки

1.У випадку присутності штрих коду Комірник вводить номер замовлення , сканує товар та вводить кількість. У випадку якщо кількість в замовлені більше ніж в фактичної кількості , комірник приймає товар по факту.

2.У випадку відсутності штрих коду Комірник вводить номер замовлення , вводить код товару, рахує фактичну кількість та вводить у сканер. У випадку якщо кількість в замовлені більше ніж фактичної кількості , комірник приймає товар по факту.

3.У випадку присутності штрих коду Комірник вводить номер замовлення , сканує товар та вводить кількість. У випадку якщо кількість фактично більше ніж в замовленні, комірник приймає товар по кількості вказаної в замовленні(програма блокує прийом більшої кількості)

4.У випадку відсутності штрих коду Комірник вводить номер замовлення , вводить код товару, рахує фактичну кількість. У випадку якщо кількість фактично більше ніж в замовленні, комірник приймає товар по кількості вказаної в замовленні

Прийом товару без сканера

1.Обликовець роздруковує бланк прийому товару. У випадку присутності штрих коду Комірник звіряє штрих код товару в бланку замовлення та фактичний штрих код товару. У випадку якщо кількість в замовлені більше ніж фактична кількість , комірник приймає товар по факту. Та робить відмітку у бланку замовлення.

2.У випадку відсутності штрих коду Комірник звіряє код товару та назву товару в бланку замовлення з товаром , рахує фактичну кількість. У випадку якщо кількість в замовлені більше ніж фактична кількість , комірник приймає товар по факту.

3. У випадку присутності штрих коду Комірник звіряє штрих код товару в бланку замовлення та фактичний штрих код товару. У випадку якщо кількість фактично більше ніж в замовленні, комірник приймає товар по кількості вказаної в замовленні.

4. У випадку відсутності штрих коду Комірник звіряє код товару та назву товару в бланку замовлення з товаром . У випадку якщо кількість фактично більше ніж в замовленні, комірник приймає товар по кількості вказаної в замовленні.

Після закінчення приймання товару Бланк прийому передається обліковцю для здійснення оприбуткування.

Приймання товару по кількості – необхідні для встановлення відповідності:

А) Найменування товару:

У випадку розбіжності асортименту товару, що надійшов фактично з асортиментом в Замовленні, товар не приймається.

У випадку пересорту:

позиція фізично прийшла – вертається

Б) Фактичної кількості товару, що надійшов:

Приймання товару по кількості Комірник провадить у тих же одиницях виміру, які у в системі «Potamus».

У випадку не порушення упаковки Комірник розкриває вибірково впакування кожного найменування товару та провадить звірення фактичної кількості товару в упакуванні з кількістю товару, зазначеного на впакуванні.

У випадку порушення упаковки Комірник розкриває всі впакування кожного найменування товару та провадить звірення фактичної кількості товару в упакуванні з кількістю товару, зазначеного на впакуванні.

Прийом товару по якості – проводиться з метою запобігання надходження до покупця товарів низької якості.

Комірник, в випадку необхідності разом з представником відділу, перевіряє товар, що надійшов, по наступних параметрах:

Відсутність некондиційного товару:

Некондиційний (неякісний) товар – це товар, що має виробничий, механічний дефект або термін, що закінчився, придатності.

У випадку, якщо при прийманні товару виявлений некондиційний товар, комірник, міняє кількість товару, що прийшов, з урахуванням повернення. Брак віддається постачальникові. Створюється Акт повернення. В акті вказує причину повернення – товарний брак. А також указує характеристику браку. Провадить повернення некондиційного товару

Строки зберігання товару:

У випадку, якщо залишковий строк придатності на товар, що надійшов, що має загальний строк придатності більше 2 років, становить менше 2\3 року від загального строку придатності,то комірник повідомляє представника відділу якому призначений товар, представник відділу , ухвалює рішення щодо прийому або не прийому даного товару. У випадку, якщо представник відділу прийняв рішення не приймати даний товар, комірник створює Акт і міняє кількість товару, що прийшов, з урахуванням повернення.

В акті вказує причину повернення товару - короткий строк придатності. Комірник провадить повернення товару.

Наявність української анотації й етикетки на товарі:

Прийом товару у випадку, якщо на товарі відсутня анотація українською мовою або етикетка, то комірник доводить до відома представника відділу . У випадку, якщо представник відділу прийняв рішення не приймати даний товар, комірник створює Акт і міняє кількість товару, що прийшов, з урахуванням повернення. В акті повернення вказує причину повернення товару – відсутність анотації або відсутність етикетки Комірник провадить повернення товару.

У випадку відмови, по який-небудь з причин, від всієї поставки, комірник не створює Акт повернення товару при одержанні, не приймає товар, не ставить свій підпис і печатку(штамп) гіпермаркета на супровідні документи. Якщо буде потреба, на вимогу постачальника товару, відповідальний представник відділу створює "Акт об відмові приймання товару" .

У випадку внутрішньої поставки

Приймання товару по кількості – необхідні для встановлення відповідності:

А) Найменування товару:

У випадку розбіжності асортименту товару, що надійшов, з асортиментом Замовленні , комірник доводить до відома начальника відділу прийому товарів. Начальник відділу прийому товарів ухвалює рішення щодо прийому або не прийому даного найменування товару в магазин.

У випадку пересорту: а) позиція фізично прийшла - вертається б) позиція яка була запланована, але не привезена - виправляється кількість за мінусом пересорту та складається Акт .

Б) Фактичної кількості товару, що надійшов:

Приймання товару по кількості Комірник провадить у тих же одиницях виміру, які зазначені в системі «Potamus».

У випадку не порушення упаковки Комірник розкриває вибірково впакування кожного найменування товару й провадить звірення фактичної кількості товару в упакуванні з кількістю товару, зазначеного на впакуванні.

У випадку порушення упаковки Комірник розкриває всі впакування кожного найменування товару й провадить звірення фактичної кількості товару в упакуванні з кількістю товару, зазначеного на впакуванні.

У випадку розбіжності фактичної кількості товару, що надійшов, з даними в ППТ у меншу сторону (недовантаження), комірник, в обов'язковому порядку, доводить до відома співробітника СБ. Здійснює в присутності співробітника СБ повторне перерахування даного товару. У випадку підтвердження недовантаження, створюється Акт

У випадку розбіжності фактичної кількості товару, що надійшов, із даними в ППТ в більшу сторону , комірник, в обов'язковому порядку, доводить відома начальника відділу прийому товару співробітника СБ.. Якщо начальник відділу прийому товару дозволяє прийняти даний надлишок товару, то комірник приймає товар по факту. Якщо начальник відділу прийому товару не дозволяє прийняти даний надлишок товару, то комірник приймає товар згідно ППТ, ставить до відома співробітника СБ. Складається Акт на надлишок В акті вказує причину повернення товару - перевищення замовлення.

Прийом товару по якості – проводиться з метою запобігання надходження до покупця товарів низької якості.

Комірник, в випадку необхідності разом з представником відділу, перевіряє товар, що надійшов, по наступних параметрах:

Відсутність некондиційного товару:

Некондиційний (неякісний) товар – це товар, що має виробничий, механічний дефект

У випадку, якщо при прийманні товару виявлений некондиційний товар, комірник приймає даний товар,ставить до відома співробітника СБ та складає Акт. В акті вказує – товарний брак. А також указує характеристику браку.

Строки зберігання товару:

У випадку, якщо залишковий строк придатності на товар, що надійшов, що має загальний строк придатності більше 2 років, становить менше 2\3 року від загального строку придатності,то комірник повідомляє представника відділу якому призначений товар, представник відділу , ухвалює рішення щодо прийому або не прийому даного товару. У випадку, якщо представник торгового відділу прийняв рішення не приймати даний товар, комірник ставить до відома співробітника СБ,створює Акт. В акті вказує причину - короткий строк придатності.

У випадку, якщо представник торгового відділу прийняв рішення приймати даний товар, комірник складає Акт, та заповняє обов’язково в "Акті приймання товару с коротким строком придатності", наступні графи:

Дата поставки;

Номер ППТ;

Найменування товару;

Кількість товару;

Загальний строк придатності;

Залишковий строк придатності;

Представник торгового відділу обов’язково в даному Акті заповняє прізвище , та ставить підпис

Далі товар прибуткується весь, що прийшов по факту.

Виключення становлять товари, на які, при укладанні договору на поставку товару в магазини, поширюються особливі умови по строку придатності (список з даним товаром надається щомісяця директором напрямку).

СТАНДАРТНА ОПЕРАЦІЯ 5:

Оформлення Передача прихідних документів.

Виконавець: обліковець.

Опис: У випадку прямої поставки

Обликовець підготовляє два пакети з оформленими приходними документами:

Перший пакет документів:

Товарна накладна (ТН) з другим екземпляром актів (При наявності);

Другий пакет документів:

Товарна накладна (ТН) з актами (При наявності);

Документи другого пакета повинні бути тільки в оригінальному виконанні. Обліковець передає пакети з документами:

Перший пакет - особі відповідальному за доставку товару;

Другий пакет залишається у обліковця для здійснення прибуткування товару.

У випадку внутрішньої поставки

Обліковець підготовляє два пакети з оформленими прибутковими документами:

Перший пакет документів:

ППТ з копією актів (При наявності);

Другий пакет документів:

ППТ з актами (При наявності);

Всі документи другого пакета повинні бути тільки в оригінальному виконанні.

Перший пакет - для відправлення документів на РЦ(гіпермаркет);

Другий пакет - для здійснення прибуткування товару.

Товар передається у торговий зал тільки при наявності внут. накладної с підписом представника відділу прийому товару та представника торгового відділу з обов’язковим записом у книзі «Облік прибуткових накладних».

НЕСТАНДАРТНІ СИТУАЦІЇ

Не працює виділений канал зв'язку. Немає доступу до Potamus.

Товар приймається згідно замовленням, у випадку відсутності доступу до системи товар приймається згідно факс копії замовлення від постачальника.

Не знайдене замовлення постачальника.

Товар не приймається.

Терміналом не зчитується штрих код.

Товар не приймається, окрім випадків оговорених у договорі поставки

Товар прийшов дорожче

Приймається по цині остан. приходу. Повідомляється ел.сред. зв’язку(окрім телефону) відповідальну особу в ЦО

У накладній присутній товар, якого немає в замовленні.

Товар не приймається

У накладній присутній товар, якого немає асортименті.

Товар не приймається

Кількість товару в накладній перевищує кількість товару в замовленні

Товар приймається згідно замовлення

Прибуткова накладна (Пнк) формується (операціоністом на складі) на основі заказу (Зкз/02-…) або на основі заказу по недовозу товару

(Н-зкз/02-…)

Потім приходна накладна роздруковується і передається у відділ разом із товаром співробітнику відповідної секції (продавцю, старшому продавцю) для подальшого розкладання продукції на полиці та створення товарного запасу.

Співробітник секції повинен ідентифікувати товар та перевірити його кількість згідно з приходною накладною. У разі виявлення розходжень у назві товару або його кількості необхідно терміново надати інформацію про це завідувачу секції або заступнику начальника відділу для урегулування та виправлення знайдених помилок. В інакшому випадку, це може привезти до виникнення пересортів товару.

Приклад Пнк:

Назва документу: Повернення постачальнику. Скорочення (Впс).

Ким формується: асис нач відділу, або нач відділу.

Призначення : Для повернення товару постачальнику. На підставі Впс працівники складу і охорони здійснюють контроль кількості товару, що повертається постачальнику.

Назва документу: Повернення товару постачальнику. Скорочення ( Впп).

Ким формується: асист нач відділу, або нач відділу

Призначення: При поверенні постачальнику великої кількості товару по різним Пнк.