Раздел 4. Слияние документов из различных приложений ms office

ЦЕЛЬ: Получить практические навыки автоматизации различных операций при работе с данными в MS Access.

Краткие теоретические сведения о применении слияния к документам на бланке и при рассылке большого количества сообщений

Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащего переменную часть. Примером слияния документов может быть персонализация писем при групповой, или так называемой циркулярной рассылке (циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов). Текст делового письма постоянный, например, сообщение участникам научного форума. Это основной документ. Такое письмо нужно выслать участникам форума. Переменным является Фамилия И.О. участника. Фамилии участников (список) представляют собой источник данных. Слияние проходит по следующей схеме:

• Создать данные для подстановки.

• Создать основной текст.

• Выбрать команду СЕРВИС-ПИСЬМА И РАССЫЛКИ-МАСТЕР СЛИЯНИЯ.

• Вставить в основной текст поля, которые будут заменяться в процессе слияния на нужные слова, например, на имена и фамилии.

• Проверить, правильно ли работает подстановка (замена полей на реальное содержание).

• Осуществить слияние и создать тираж персональных писем.

Мастер слияния используется для создания документов на бланке, почтовых наклеек, конвертов, каталогов и при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте. Чтобы завершить основной процесс, необходимо выполнить следующие действия:

• Откройте или создайте основной документ.

• Откройте или создайте источник данных, в котором содержатся сведения о каждом получателе.

• В основном документе добавьте или настройте поля слияния.

• Для создания нового составного документа поместите сведения из источника данных в основной документ.

	1.  Источник данных, содержащий сведения о получателях (имена, фамилии и названия организаций). 2.  Основной документ, содержащий поля слияния, в которые необходимо поместить сведения о получателе. 3.  Итоговый составной документ.
Рисунок 4.1 – Этапы создания составного документа

Алгоритм 1. Создание документа на бланке с использованием слияния

1. В отдельном Документе подготовьте таблицу с данными, которые будут подставляться в бланк.

2. Создайте новый документ, который будет основой для бланка.

3. Находясь в окне документа-бланка, выполните команду [Сервис-Письма и рассылки-Мастер слияния…]. Появится область задач Слияние.

4. На 1-ом шаге в разделе Выбор типа документа выбрать тип документа: письма, конверты, наклейки, каталог. Далее. Открытие документа.

5. На 2-ом шаге в разделе Выбор документа выбрать Текущий документ. Далее. Выбор получателей.

На 3-ем шаге: в разделе Выбор получателей-Использование списка, а в разделе Существующий список – через Обзор открыть источник данных (документ с данными). После нажатия Открыть появится диалоговое окно Получатели слияния. В нем уточнить данные и нажать OК. Далее. Создание письма.

6. 

   Рисунок 4.2 – Добавление полей слияния

   На 4-ом шаге: набрать текст бланка, если он не был написан ранее; вставить, где надо, поля данных с помощью Другие элементы, после нажатия которого появится окно Добавление поля слияния. Вставленные поля будут отличаться от основного текста парными кавычками « ». Далее. Просмотр писем.

7. 5-й шаг – Далее. Завершение слияния.

6. На 6-ом шаге: осуществить просмотр данных в местах вставки с помощью панели Слияние. После окончания создания бланка нажмите кнопку Поля / Данные для отображения данных в месте вставки. Пользуясь кнопками перехода между записями с данными, просмотрите заполненные бланки для каждого из наборов данных. В разделе Слияние – Изменить часть писем Появится диалоговое окно. В диалоговом окне Составные новые документы установить флажок Все и нажать ОК.