Студентам ИТ / 2 УПП_ИТ / Дополн_литература / ИТ в Интернет / ИСиТ__УММ

Основные процессы преобразования информации

решения задачи. Альтернативы оцениваются по многим признакам. По каждому признаку формируется свой профиль предпочтения (функция полезности) или кри- терий решения. Если решение принимается по одному критерию, то принято его называть простым, если ис- пользуется несколько профилей, то сложным;

Выборнаилучшейальтернативы, т.е. принятиерешения.

Заключительная стадия – реализация решения пред- полагает:

Проверку и оценку принятого решения. На всех этапах принятия решения менеджером используются формальные и неформальные модели фильтрации данных, прогнозиро- вания и выбора альтернатив, поэтому он должен интерпре- тироватьиоценитьпринятоерешениепроблемы;

Формулирование директив исполнителям (исполни- тельному блоку). Если результаты проверки удовлетво- ряют всем требованиям менеджера, то принятое реше- ние в виде заданий передается исполнителю для его реализации.

Процесс передачи сведений называется процессом комму- никации, или связи. Между функциональными блоками (эле- ментами) системы управления имеются информационные связи: изменения в одной части системы вызывают изменения в другой. Передача данных происходит по каналам связи, где какая-то часть информации теряется из-за помех, возникающих в каналах связи, дезинформацииинеправильнойеёинтерпретации.

Каналы связи могут быть условно разделены на:

естественные и искусственные;

пространственные и временно передающие. Естественные каналы связи предполагают передачу ин-

формации посредством разговорной речи или зрительного восприятия информации. Искусственные каналы – радио, те- левидение. Пространственные передающие каналы связи – телефон, факс, компьютерные сети. Основное назначение

31

Информационные системы

временно передающих каналов связи – сохранение информа- ции в течение некоторого промежутка времени.

Руководитель 50 90% рабочего времени тратит на ком- муникации, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Структура коммуника- ционной сети обусловлена структурой экономического объек- та, функциями и взаимодействием отдельных элементов сис- темы управления, поэтому обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии управления. В этой связи возникает актуальная проблема изу- чения информационных потоков.

Под информационным потоком понимается сложившее- ся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении. Поток инфор- мации – целенаправленное движение информации от источни- ка до потребителя. Информационныйпотокхарактеризуется:

адресностью – поток информации предполагает нали- чие основных элементов: отправитель (источник дан- ных), сообщение, канал (средство передачи информа- ции) и получатель (приемник сообщения);

режимом – передаваемая информация может подразде- ляться на поступающую потребителю принудительно в нерегламентируемые сроки либо по запросу или на по- ступающую потребителю в регламентируемые сроки;

объемом – количественная характеристика информа-

ции, измеряемая в условных единицах.

Понятие потока следует рассматривать как совокупность элементов: схема потока информации и элемента потока ин- формации. Схема потока задается указанием отношений вхож- дения (например, функциональные отношения) относительно каждогоэлемента потока (документа, элемента документа).

Информационная связь в экономических объектах реали- зуется в процессе сбора и регистрации первичной информации, передачи, накопления, хранения, обработки и получения ре- зультатной информации для принятия управленческих реше-

32

Основные процессы преобразования информации

ний. Понимание сущности и роли экономической информации в управлении организацией дает возможность выявить и про- анализировать недостатки существующей информационной системы, правильнопоставитьпроблемуеё совершенствования.

Для устранения недостатков в организации информа- ционных потоков необходимо:

устранить параллельные информационные потоки, имеющие одни и те же источники;

привести информацию к сопоставимой форме;

устранить многократную обработку одних и тех же све- дений в разных органах управления;

организовать равномерное продвижение информации по каналам связи с целью устранения запаздывания и повышения её актуальности;

устранить разнообразие документов, что затрудняет по- иск необходимой информации;

создать банки данных коллективного пользования;

внедритьсовременныемашинныеносители информации;

минимизировать маршруты прохождения информации.

2.2.Информационный процесс как преобразование «информация – данные»

Данный вопрос излагаются в работах [13], [15], [30], [38], [40] и др.

Автоматизированные информационные процессы опери- руют машинным представлением информации – данными и, как информационная технология в целом, могут быть представ- лены тремя уровнями: концептуальным, логическим и физиче- ским. Однако прежде чем превратиться в данные, информация должна быть сначала собрана, соответствующим образом подго- товлена и только после этого введена в компьютер, представ в видеданных на машинных носителях информации.

Процесс перевода информации в данные в организаци- онно-экономических системах управления лишь частично ав-

33

Информационные системы

томатизирован, т.к. осведомляющая о состоянии объекта управления информация семантически сложна и разнообраз- на. Процесс преобразования информации в данные в таких системах может быть представлен в виде следующей схемы

(рис. 4).

Объект управления

Поток осведомляющей информации

Сбор информации

Подготовка и контроль

Ввод информации

Данные

Рис. 4. Процесс преобразования информации в данные

Сбор информации состоит в том, что поток осведом- ляющей информации, поступающей от объекта управления, воспринимается человеком и переводится в документальную форму (записывается на бумажный носитель информации). Составляющими этого потока могут быть показания приборов технических систем, накладные, акты, ордера, ведомости, журналы, описи и т.п. Для перевода потока осведомляющей информации в автоматизированный контур информацион- ной технологии необходимо собранную информацию пере- дать в места её ввода в компьютер, так как часто пункты полу- чения первичной информации от них пространственно уда-

34

Основные процессы преобразования информации

лены. Передача осуществляется, как правило, традиционно, с помощью курьера, телефона.

Собранная информация для ввода должна быть предва- рительно подготовлена, поскольку модель предметной облас- ти, заложенная в компьютер, накладывает свои ограничения на состав и организацию вводимой информации. В современ- ных информационных системах ввод информации осуществ- ляется по запросам программы, отображаемым на экране дис- плея, и часто дальнейший ввод приостанавливается, если опе- ратором проигнорирован какой-либо важный запрос. Очень важными на этапах подготовки информации и ввода являют- ся процедуры контроля.

Контроль подготовленной и вводимой информации на- правлен на предупреждение, выявление и устранение оши- бок, которые неизбежны в первую очередь из-за так называе- мого человеческого фактора. Человек устает, его внимание может ослабнуть, кто-то может его отвлечь – в результате воз- никают ошибки. Ошибки при сборе и подготовке информа- ции могут быть и преднамеренными. Любые ошибки приво- дят к искажению вводимой информации, к её недостоверно- сти, а значит, к неверным результатам обработки и в конечном итоге к ошибкам в управлении системой. При кон- троле собранной и подготовленной информации применяют совокупность приемов, как ручных, так и формализованных, направленных на обнаружение ошибок. В общем, процедуры контроля полноты и достоверности информации и данных используются при реализации информационных процессов повсеместно и могут быть подразделены на визуальные, логи- ческие и арифметические. Визуальный метод широко исполь- зуется на этапе сбора и подготовки информации и является ручным. Логический и арифметический, являясь автоматизи- рованными методами, применяются на последующих этапах преобразования данных.

При визуальном методе производится зрительный просмотр документа в целях проверки полноты, актуально- сти, подписей ответственных лиц, юридической законности и т.д.

35

Информационные системы

Логический метод контроля предполагает сопоставление фактических данных с нормативными или с данными преды- дущих периодов обработки, проверку логической непротиво- речивости функционально-зависимых показателей и их групп и т.д.

Арифметический метод контроля включает подсчет кон- трольных сумм по строкам и столбцам документов, имеющих табличную форму, контроль по формулам, признакам делимо- сти или четности, балансовые методы, повторный вводи т.п. Для предотвращения случайного или намеренного искажения ин- формации служат организационные и специальные мероприя- тия. Это четкое распределение прав и обязанностей лиц, ответ- ственных за сбор, подготовку, передачу и ввод информации. Это

иавтоматическое протоколирование ввода, и обеспечение санк- ционированного доступав компьютернуюсистему.

Внастоящее время компьютеры всё шире применяются на рабочих местах служащих, ответственных за сбор, подго- товку и предварительный контроль первичной информации. В этом случае используются автоматизированные подготовка

иконтроль собранной информации, и, таким образом, фазы подготовки и ввода объединяются.

Ввод информации при создании информационной техно- логии в организационно-экономической системе в конечном итоге всё ещё остается ручным – пользователь в подавляющем большинстве случаев «набирает» информацию на клавиатуре, визуально контролируя правильность вводимых символов по отображению на экране дисплея. Каждое нажатие клавиши – это преобразование символа, изображенного на ней, в электриче- ский двоичный код, т.е. в данное. Этап ввода – заключительный этап процесса преобразования исходной информации в данные. Конечно, сейчас есть, помимо клавиатуры, и другие устройства ввода, позволяющие убыстрить и упростить этот трудоёмкий и изобилующий ошибками этап, например, сканеры или устрой- ства речевого ввода. Однако указанные устройства ещё далеки от совершенстваи достаточнодороги.

Для решения задач с использованием информационных технологий, помимо ввода осведомляющей информации об

36

Основные процессы преобразования информации

объекте управления, необходимо также подготавливать и вво- дить информацию о структуре и содержании предметной об- ласти (т.е. модель объекта управления), а также информацию о последовательности и содержании процедур технологических преобразований для решения поставленных задач, т.е. алгорит- мическую модель. Суть подготовки информации такого рода состоит в написании программ и описании структур данных на специальных языках программирования. Этап разработки и ввода программ в настоящее время преимущественно автомати- зирован благодаря использованию современных систем про- граммирования. С их помощью существенно облегчается про- цесс создания программ, их отладка и ввод. Тем не менее, сам процесс моделирования, т.е. разработки моделей предметной области решаемых задач и их алгоритмической реализации, ос- тается творческим и на этапе разработки информационных тех- нологий всвоейосновепрактически неавтоматизируем.

Таким образом, после сбора, подготовки, контроля и ввода исходная информация (документы, модели, программы) пре- вращаются в данные, представленные машинными кодами, ко- торые хранятся на машинных носителях и обрабатываются тех- ническимисредствамиинформационной технологии.

Как отмечалось выше, информационный процесс может быть представлен тремя уровнями: концептуальным, логиче- ским и физическим. Концептуальный уровень определяет со- держательный аспект информационной технологии или про- цесса, логический – отображается формализованным (модель- ным) описанием, а физический уровень раскрывает программно-аппаратную реализацию информационных про- цессови технологии.

2.3.Уровни представления информационных процессов

При производстве информационного продукта исходный информационный ресурс в соответствии с поставленной зада- чей подвергается в определенной последовательности различ-

37

Информационные системы

ным преобразованиям. Динамика этих преобразований отобра- жается в протекающих при этом информационных процессах. В результате информация может изменить и содержание, и форму представления, причем как в пространстве, так и во вре- мени.

Фазы преобразования информации в информационной технологии достаточно многочисленны, и простое их пере- числение может привести к потере ощущения целостности технологической системы. Однако если провести структури- зацию технологии, выделив такие крупные структуры, как процессы и процедуры, то концептуальная модель базового информационного процесса может быть представлена на сле- дующей схеме (рис. 5).

Рис. 5. Концептуальная модель базового

информационного процесса

На этой схеме в левой части даны блоки информацион- ных процессов, в правой – блоки процедур. Блок в виде пря-

38

Основные процессы преобразования информации

моугольника изображает процесс или процедуру, в которых преобладают ручные или традиционные операции. Овальная форма блоков соответствует автоматическим операциям, про- изводимым с помощью технических средств (компьютеров и средств передачи данных). В верхней части схемы информа- ционные процессы и процедуры осуществляют преобразова- ние информации, имеющей ярко выраженное смысловое со- держание. Синтаксический аспект информации находится здесь на втором плане. В этом случае говорят о преобразова- нии собственно информации. В нижней части схемы произ- водится преобразование данных, т.е. информации, представ- ленной в компьютерном виде. И на этом уровне представле- ния преобладает синтаксический аспект информации.

Логический уровень информационного процесса пред- ставляется комплексом взаимосвязанных моделей, формали- зующих информационные процессы при технологических преобразованиях информации и данных. Формализованное (в виде моделей) представление информационного процесса позволяет связать все его параметры, а это означает возмож- ность реализации управления информационными процесса- ми и процедурами.

На рис. 6 приведены состав и взаимосвязи моделей базо- вого информационного процесса. В зависимости от области применения и назначения модели информационных процес- сов конкретизируются, а некоторые могут и отсутствовать. Например, в настоящее время из-за того, что на потребитель- ском рынке информационных технологий нет относительно недорогих, надежных и простых в эксплуатации интеллекту- альных информационных систем, процесс представления знаний в структуре организуемой информационной техноло- гии может отсутствовать. Если, к примеру, информационная технология проектируется на не объединенных в сеть АРМ, процесс обмена данными и соответственно его модели будут отсутствовать. Однако наибольший эффект информационная технология дает тогда, когда в её составе используется весь на- бор информационных процессов.

39

Информационные системы

Рис. 6. Состав и взаимосвязи моделей базового

информационного процесса

Физический уровень информационного процесса пред- ставляет его программно-аппаратную реализацию. При этом стремятся максимально использовать типовые технические средства и программное обеспечение, что существенно уменьшает затраты на создание и эксплуатацию информаци- онных систем и технологий. С помощью программно- аппаратных средств практически осуществляются базовые информационные процессы и процедуры в их взаимосвязи и подчинении единой цели функционирования. Таким обра- зом, и на физическом уровне любой информационный про- цесс рассматривается как система, причем большая система, в

40