Проактивные начинают и выигрывают! Путешествие длиной в тысячу миль начинается с первого шага.

Конфуций

Начнём путь самосовершенствования!

Для того чтобы вооружить Вас реальными инструментами управления собой мы предлагаем вам воспользоваться принципом «изнутри наружу» - это метод, который соответствует вашей индивидуальности, Вашим потребностям, ситуации и целям вместо того, чтобы заставлять Вас меняться. (Книга Джулии Моргенстерн «Самоорганизация по принципу «Изнутри наружу»). Вы сможете справиться с любыми требованиями жизни к самоорганизации (поскольку жизнь динамична, изменчива они всё время меняются) и достичь продолжительного успеха, следуя трём простым, но очень важным шагам:

Анализ Это означает необходимость отстраниться, чтобы критически оценить текущую ситуацию и определить, где вы сейчас находитесь, куда движитесь, что вам мешает и почему необходимо туда попасть.

Целеполагание – определение модели желаемого результата, идеальный образ будущего

Планирование создание плана действий, разработка реалистичного графика достижение цели, который гарантирует, что это произойдёт.

Действие методично устраняем хаос, наводим порядок в режиме дня, жизни, рабочем месте, чтобы отразить ваши индивидуальные особенности и убедиться, что процесс работы приводит к видимым, значительным результатам.

Приступим к анализу (мы предлагаем Вам завести блокнот рефлексии и планирования)

Упражнение «СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ ЕЩЕ У ВАС ЕСТЬ?»

Цель: осознание необходимости взять поток своего времени под осознанный контроль.

Наша жизнь – отрезок между двумя вопросами. Мама, а когда я вырасту? И Боже, почему жизнь прошла так быстро? Где-то между этими моментами приходит осознание необходимости взять поток своего под осознанный контроль.

Давайте определим капитал вашего времени на достижение целей.

1. определите до какого времени вы хотели бы прожить?

2. От полученного отнимите настоящий возраст (получим А)

3. А*(365*(24-8)) =А₁ - в часах

А₁ *60= А₂ - в минутах

Много??? чтобы успеть сделать все что задумали, ведь всё в этой жизни зависит только от вас.

Навык 2 Начинай, представляя конечную цель

А вы задумывались о том

Каковы Ваши профессиональные цели?

Какие способности Вы хотите развить в себе?

Какие личностные качества Вы хотите развить в себе?

В чём заключается смысл вашей жизни?(Каковы мои духовные цели?)

Каковы ваши финансовые цели?

Почему цель так важна для нас? (риторический вопрос)

Рассказ

Утром четвертого июля 1952 г. надо всем калифор­нийским побережьем простирался туман. Тридцатью четырьмя километрами западнее, на острове Каталины в воду вошла тридцатичетырехлетняя женщина, собираясь плыть в сторону Калифорнии.

Она решила стать первой женщиной, преодолевшей это расстояние. Ее звали Флоренс Чадвик. Она была уже известна как первая женщина, переплывшая пролив Ла-Манш в обоих направлениях. Вода была просто ледяная, а туман настолько густой, что Флоренс едва могла различить сопровождавшую ее лодку. Миллионы людей наблюдали за ней по телевизору. Сопровождающим приходилось даже стрелять из винтовок, чтобы защитить Флоренс от подплывающих акул. Самой большой проблемой, с которой ей пришлось столкнуться в этом рекордном заплыве, была не усталость, а ледяная вода.

Пятнадцать часов спустя Флоренс, совершенно око­ченевшая от холода, попросила, чтобы ее вытащили из воды. Плыть дальше она была не в состоянии. Её мать и тренер, плывшие в лодке рядом с ней, сказали, что берег уже совсем близко. Они уговаривали Флоренс не сдаваться, но когда пловчиха взглянула в сторону калифорнийского побережья, то не увидела ничего, кроме густого тумана, и она снова попросила вытащить ее из воды.

Несколькими часами позже, когда Флоренс согрелась, она испытала шок от своей неудачи. Ее вытащили из воды всего в полумиле от ка­лифорнийского побережья!

Один репортер спросил ее: «Скажите, пожалуйста, мисс Чадвик, что помешало Вам проплыть эти послед­ние полмили?». — «Мне помешал туман, — ответила она. — Если бы только я смогла увидеть землю, я бы справилась. Когда человек уже не может больше плыть и не видит своей цели...»

Обоснование цели

«Мне помешал туман — если бы только я смогла увидеть землю...» — эта фраза мисс Чадвик стала крылатой. Так как она потеряла из виду свою цель, то сдалась прежде, чем достигла ее. То же самое происходит ежедневно со многими людьми во всевозможных жизненных и профессиональных областях.

Давайте попробуем предположить, к чему приведёт отсутствие цели (рис. 6)

Отсутствие цели

Отсутствие плана

Творческий кризис

Отсутствие положительных результатов

Чувство неполноценности

Рис. 6 Замкнутый круг

Цель — это четкий образ желаемого результата, с четким описанием его характеристик. Построить дом — это не цель, а мечта. Построить двухэтажный деревянный загородный дом с отоплением и т.д. — это цель.

Почему так важно «начинать, представляя конечную цель»?

Я назову две серьезные причины.

Первая заключается в том, что если ты не будешь формулировать свои цели, ты окажешься в замкнутом кругу, и будешь винить в своих неудачах окружающих людей, но мы ведь уже определили, что всё в этой жизни зависит только от нас!!!

Вторая причина состоит в том, что, если ты не определишься со своим будущим, за тебя это сделает кто-нибудь другой.

Отличие цели от мечты

Цели - Конкретны (модель результата: не просто красивый, хороший дом, а (какой для вас красивый дом? кирпичный, деревянный? Одно-, двухэтажный?

Ты хочешь машину? Какую? Стиральную, печатную, швейную…

Цели - Достижимыми (жизнь не имеет право вносить свои коррективы. Если в Ваши цели жизнь внесла свои коррективы, это Вы неправильно её сформулировали, не продумали все до конца.

Например, «выучить английский» - абстрактная мечта. Делаем ее реальной: выучить 15000 слов нереально, а вот 1000 английских слов за год – да. Разбиваем цель на более мелкие шаги: в день нам необходимо заучивать около 3 новых слов. Цель более чем реальна и достижима. Кроме того, не успев выучить запланированные слова сегодня, мы переносим их на завтра и приплюсовываем к завтрашней норме; и это все еще является достижимым.

Цели – Измеримы (мерседес последней модели, откладывать 15 %, построить дом 3000кв.м …)

Цель – Определена во времени (получить диплом в июне 2016 года …)

Есть ещё один очень важный критерий, который не прозвучал:

Одно из регулярно проводимых в Гарвардском университете США исследований на тему «Процесс становления выпускников учебных заведений в течение длительного временного периода» дало следующие результаты. 83 % выпускников не имеют перед собой никаких целевых установок, касающихся карьеры. Их средняя заработная плата берется за основу. С ее помощью проводится сравнение.

14 % выпускников имеют четкую карьерную цель, однако не изложили ее на бумаге. Они зарабатывают в среднем в три раза больше, чем выпускники из первой группы.

3 % респондентов поставили перед собой четкую цель, ка­сающуюся их дальнейшей карьеры, и дали ей письменное определение. Они зарабатывают примерно в десять раз больше, чем выпускники, принадлежащие к первой группе.

Вы, очевидно, не ожидали столь малой цифры, не так ли? Однако если Вы остановите кого-нибудь на улице и спросите его: «Есть ли у Вас четкая, изложенная на бумаге цель жизни или хотя бы цель, которую Вы хотели бы достигнуть за год?», то в 97 % случаев получите отрицательный ответ.

Гарвардское исследование цели проясняет еще один аспект: письменное изложение привносит ясность в мышление. Тот, кто хранит свои мысли лишь в голове и думает, что это и есть цель, — ошибается.

Таким образом: Цель - Записана на бумаге

Задание «Рецепт моей жизни»

Расчертите 3 колонки, напишите свою мечту, пожелание, рядом цель, далее конкретные шаги для достижения этих целей. 5-7 мин. Помните мечты расплывчаты, цели всегда конкретны, шаги еще более конкретны.

Мечта	Цель + время	Конкретные шаги
Иметь загородный дом	К 2015 году построить одноэтажный загородный дом в пригороде Ч.	До конца 2011 года выбрать проектировщика К 1 марта 2012 разработать проект постройки дома. До 1 июня 2012 года осуществить все необходимые согласования с инспектирующими органами и т.д.

Навык 3 Начинай с самого важного

Есть такая закономерность:

“Удачливые люди имеют обыкновение делать то, что неудачливые делать не любят. При этом удачливым людям совсем необязательно нравится это делать, но они подчиняют свои чувства и сиюминутные эмоции своим задачам».

Планирование – это вид деятельности, связанный с постановкой целей и задач, которые выражаются в продуманном порядке действий по их достижению, выполнению.

Планирование – составление программы действий.

Рассмотрим принцип Парето 80/20

В 1897 году итальянский экономист Вильфредо Парето открыл, что финансовое состояние населения Великобритании, Италии, Франции, Швейцарии и Америки, распределяется крайне интересным способом. В каждой из стран 80% денег принадлежало 20% населения. И это соотношение было столь стабильным, что Парето объявил правило 80/20 как универсальное. В 1951 году Джозеф М. Джуран доказал, что в большинстве фирм 80% прибыли приносят примерно 20% затраченных на это усилий и ресурсов.

Сегодня принцип Парето называют правилом 80/20. Его применяют повсюду – от банковской сферы деятельности до личного карьерного роста. Например, исследования показали, что более 80% пищи производится с менее чем 20% земельной площади. Так же 80% научных открытий сделаны примерно 20% учёных.

20% клиентов обеспечивают 80% товарооборота.

20% продукта приносят 80% прибыли

20% поверхности ковра изнашиваются на 80%

Как же можно воспользоваться правилом 80/20 в отношении собственного карьерного роста? Отдайте своё внимание 20% работы, приносящей Вам 80% результат – подойдите к выполняемым задачам с умом. Секрет в применении правила 80/20 состоит в умении верно распознать такие цели, которые хоть их 20%, быстрее приведут к результату, чем остальные 80%. Займитесь тем, что действительно важно, не отвлекаясь на посторонние детали.

Выбирайте верное направление деятельности, которые выделит Вас из толпы и поставит в один ряд с успешными людьми. Вот уже где-то слышали это? Помните, что есть общего у всех успешных людей – они знают, что по-настоящему важно. Другими словами, у них есть нюх на жизненно важные 20%, приносящие 80% прибыли. Правило 80/20 является стратегией достижения успеха в работе.

Вопрос
Какие их моих целей сильнее других помогут мне добиться эффективных результатов?
Что я могу сделать, чтобы добиться большего меньшими силами?
Что можно сделать, чтобы не отвлекаться на ненужные дела и не отвлекаться?

Существует много разных способов планирования: Принцип Эйзенхауэра (разделение дел на квадраты: 1. важно и срочно; 2 важно и несрочно; 3. неважно и срочно; 4. неважно и несрочно; Описаны в книге Кови), Джулии Моргенстерн (разделение дня на рабочие зоны); Планирование 60/40 и др.

Рабочее время
Распланированное время: 60%	Время, оставленное свободным для срочных дел 40%

Какой способ выбрать, зависит от Ваших индивидуальных особенностей. Рекомендуем попробовать несколько и выбрать самый удобный.

Вы пытался планировать?

Все ли дела были выполнены?

Как вы считаете почему?

Существует две причины:

1. Планируй и выполняй план, начиная с самого главного! Раздели дела на те, которые работают на твои главные цели: реализация проекта, семья, здоровье, вообщем все «большие камни» твоей жизни и те которые не работают на цели. Например: в десятый раз за неделю побыть «жилеткой» другу, покурить, попить кофе, 45 минут поболтать по телефону, посидеть в контакте … Но есть один секрет: если начнешь выполнять план с «Больших камней», то все остальное успеешь: и покурить, и попить кофе, и поболтать по телефону.

2. В тайм-менеджменте есть такое понятие как «Поглотители времени». Именно они не позволяют нам выполнить все запланированные дела.

Упражнение «Поглотители времени».

1. Посмотрите список помех времени

Внутренние:

• Отсутствие осознанных целей

• отсутствие приоритетов в делах

• плохое планирование рабочего дня

• незнание способов и ресурсов достижения целей

• неумение довести дело до конца;

• привычка откладывать на потом

• недостаток мотивации,

• лень, слабая воля, отсутствие дисциплины

• бумажные завалы

• случайные телефонные звонки и посетители

• неспособность сказать «нет»

• неполная, запоздалая информация

• отвлечения (шум и т.д)

• длительные ожидания

• спешка, суетливость

• неиспользованное делегирование

• недостаточный контроль

• нехватка знаний, навыков, опыта

• чрезмерная старательность

• избегание/поиск помощи

• неравномерность «разорванность» работы

• физическая усталость, болезнь

• недостаток времени на отдых, неумение отдыхать

• отсутствие учета биоритмов

• несамостоятельность

Внешние:

• неизвестность целей и миссии организации

• отсутствие распределения полномочий

• слабое или противоречивое руководство

• несогласованность целей организации и сотрудников

• отсутствие инструментов, ресурсов

• отсутствие системы обучения, контроля качества, внедрения инноваций

• заорганизованность

• неупорядоченные коммуникации (случайные телефонные звонки и посетители, затяжные совещания)

• плохая система документооборота, поиск плохохранящейся нужной информации

• отсутствие системы делегирования

• низкая сплоченность коллектива, отсутствие взаимопомощи

Составьте свой список помех. Разделите его на внешние и внутренние помехи.

Помехи времени
Внутренние помехи	Внешние помехи

И определите способы борьбы с помехами.

ВРЕМЕННЫЕ ОГРАНИЧЕНИЯ	ИХ ЭФФЕКТ	РЕШЕНИЕ
Промедление	Чувство беспокойства, вины, расстройства	Составьте список текущих дел
Плохой сон	Работа мозга, речь, память	Планируйте
Захламлённое рабочее место	Тратите время на поиск инструментов. Неприятное впечатление у клиентов.	Система 5S
Несовершенное планирование	Выполнение малозначимых задач	Принцип Эйзенхауэра
Говоря всем Да	Стресс	Говорите «нет» всегда, когда это возможно, а «да» - только тогда, когда это необходимо»

Рассмотри более подробно помехи: Захламлённое рабочее место, бумажные завалы, плохая система документооборота.

Проблемы в организации пространства возникают вследствие 3 факторов:

-) технические ошибки;

-) внешние факторы;

-) психологические препятствия.

Рассмотрим последствия беспорядка:

• ограничивает пространство, необходимое для работы;

• замедляет поиск нужных предметов;

• является отвлекающим фактором;

• повышает утомляемость;

• снижает работоспособность

Правильно организованное рабочее место позволяет:

• не отвлекаться;

• не испытывать внутреннего давления («Я должен сделать ещё это, это и это»), т.к. разбросанные повсюду дела воспринимаются как запутанные и нескончаемые;

• не метаться от одного задания к другому, а выполнять все дела (задания) последовательно;

• не выполнять несколько различных заданий одновременно в зависимости от настроения, в результате чего теряется много времени

Как избежать беспорядка?

Рассмотрим принципы организации рабочего места:

• ОБЕСПЕЧЕНИЕ УДОБСТВА

• СОХРАНЕНИЕ ЗДОРОВЬЯ

• ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СИСТЕМЫ 5S

Удобство достигается:

1)правильным подбором мебели:

• соответствие виду деятельности;

• соответствие антропометрическим данным.

2)правильным расположением мебели, офисной техники, канцелярских принадлежностей и др.;

3) использованием эргономичных приспособлений

Эргономика – это комплексная прикладная отрасль науки, занимающаяся изучением деятельности человека в производственной среде и проектированием изделий и рабочих мест, наиболее удобных для работника

Если мы не научимся обеспечивать удобство, то приобретем проблемы со здоровьем.

Сохранение здоровья:

1. соблюдение элементарных правил гигиены;

2) выполнение охранительного режима при работе за компьютером:

- соблюдение времени работы;

- соблюдение рекомендуемого расстояния и освещения;

- чередование видов деятельности

Это позволяет осуществить профилактику:

• гиподинамии;

• зрительных нарушений;

• нарушений ОДА;

• психических нарушений

туннельного синдрома (синдрома запястного канала);

Рассмотрим следующий принцип организации рабочего места

Система 5S - это система организации и поддержания эффективной, комфортной и производительной рабочей среды

Система 5S

• была разработана в Японии в середине 50-х годов XX века.

• изначально она состояла из 4-х этапов.

• в то время японские предприятия были вынуждены работать в условиях дефицита ресурсов, поэтому они разработали для своего производства метод, при котором учитывалось все и не было места никаким потерям. По мере распространения системы 5S в США возникла потребность в дополнении системы 5-м этапом

Этапы системы 5S(Рис.7):

1S - Сортировка

2S - Самоорганизация или упорядочивание

3S - Систематическая уборка

4S - Стандартизация

5S – Совершенствование

Рис 7

Введение в систему 5S:

Сортировка: Отделение нужных предметов от ненужных. Удаление ненужных предметов из рабочей зоны

Самоорганизация или упорядочивание: Рациональное расположение нужных предметов

Систематическая уборка: Содержание рабочего пространства в чистоте и порядке

Стандартизация: Поддержание результатов, достигнутых посредством внедрения первых 3 этапов

Совершенствование: улучшение имеющихся условий

Прежде чем применять систему 5S к рабочему месту, необходимо определить операционную зону.

Рассмотрим каждый этап системы 5S подробнее.

Этап I. Сортировка

Сортировать – это значит обойти операционную зону и разделить предметы на нужные и ненужные.

Выявить ненужные предметы, применить к ним один из методов удаления

Методы удаления:

• выбрасывание (утилизация);

Выбросить как мусор или сдать на утилизацию предметы, которые не подлежат использованию или никогда не понадобятся

• продажа;

Продать другим компаниям те предметы, которые вам никогда не понадобятся или бесполезны, но имеют какую-то ценность

• возврат;

Вернуть предметы поставщику

• передача во временное использование (прокат, аренда);

Одолжить предметы другим подразделениям компании, которые временно смогут ими пользоваться

• распределение между структурными подразделениями организации

Распределить предметы по подразделениям компании

Следующий шаг первого этапа:

Выявить нужные предметы, разделить их на некие группы (классифицировать), если нужно, маркировать

.Как быть, если какой-то предмет мы не можем отнести ни к нужным, ни к ненужным?

Кампания красных ярлыков (Рис.8)

Это простой метод, который позволяет:

1. Отделить потенциально ненужные предметы на рабочем месте.

2. Оценить степень их полезности в перспективе.

Принять решение об их дальнейшем местонахождении

Алгоритм применения «Кампании красных ярлыков»

1. Определите зону карантина.

2. Наклейте стикер на предмет.

3. Напишите на стикере дату.

Поместите предмет в зону карантина

«Зоной карантина» называется пространство, где хранятся помеченные красными ярлыками предметы, ожидающие дальнейшего оценивания

Рекомендуют удалять предмет, если он не использовался в течение месяца.

Рис. 8

Этап II. Самоорганизация или упорядочивание

На этом этапе работаем только с нужными предметами. Определяем для каждого предмета следующее:

1. место хранения

2. количество предметов

3. способ рационального размещения

Рациональное размещение - это способ размещения предметов, позволяющий легко определить, что это за предметы и предоставляющий свободный доступ к ним (рис.9 )

Рис.9

Проблемы, которых позволяет избежать рациональное расположение:

• Потери при передвижении: руководитель требует принести документ, а менеджер не может его найти, т.к. не знает точно где он лежит

• Потери сил и энергии: сотрудник, затративший полчаса на напрасные поиски нужного предмета, устаёт и начинает злиться

• Потери при использовании некачественных (вышедших из употребления) изделий: некачественным предметом невозможно пользоваться, рано или поздно приходится возвращаться за новым

• Потери из-за несоблюдения техники безопасности

• Потери при поиске и др.

Этап III. Систематическая уборка

3.1. определить объекты уборки

3.2. определить периодичность уборки

3.3. определить правила уборки (распределение обязанностей, составление графика, учет особенностей уборки и др.)

Этап IV. Стандартизация

1. Формулировка разнообразных правил

2. Ознакомление с правилами сотрудников

3. Контроль за выполнением правил

Этап V. Совершенствование

Действия:

1. Сохраняйте достижения и не останавливайтесь на достигнутом!

2. Собирайте предложения по дальнейшему улучшению элементов 5S.

Проводите улучшения

Правила совершенствования:

• Откажитесь от «обычных взглядов», посмотрите на проблему с разных точек зрения;

• Запомните: идея десяти человек лучше идеи одного;

• Думайте о том, как новый метод сработает, а не о том, как он не сможет работать;

• Помните о том, что улучшения не имеют границ.