1.4. Редактирование главного и вложенных документов

Изменения, которые можно выполнять в главном документе, влияют на публикацию в целом, например, изменение полей страницы, определение параметров колонок, проверка правописания и т.п.

Каждый человек, работающий с вложенным документом, может выполнять необходимые изменения и сохранять файл в предназначенной для него папке. Когда открывается главный документ, и в нем раскрываются все вложенные, выполненные модификации отображаются на экране.

Используя команды панели инструментов Структура, можно:

• объединить вложенные документы (команда Объединить вложенные документы), предварительно выделив их;

• разделить вложенный документ на два, предварительно вставив в место разделения Заголовок 1;

• вставлять в главный документ в качестве вложенного документа любой файл, имеющийся в компьютере.

• удалять вложенные документы и т.д.

2. Коллективные исправления, примечания и версии

Большинство крупных документов являются результатом работы многих людей. Даже самый простой буклет создается автором, изменяется редактором, дополняется техническим редактором и, наконец, утверждается руководителем проекта. Одной из задач современных текстовых процессоров является упрощение коллективной обработки текста.

Word позволяет реализовать поочередную корректировку документа с отслеживанием различных изменений и комментариев. Одни их участников могут вставлять свои замечания прямо в документ, а другие – отвечать на них тем же способом. Если правильно настроить программу, то она отследит все примечания и изменения, помечая цветом высказывания различных авторов.

В процессе работы над документом с помощью Word можно отслеживать и объединять различные изменения и комментарии, выделять цветом те части документа, к которым требуется привлечь внимание, а также сохранять различные версии документа по ходу работы. Для этого используется механизм рецензирования, который предоставляет в распоряжение пользователя следующие средства и инструменты:

• Примечания – позволяют добавлять к документу свои предложения и вопросы, не изменяя текст самого документа. Примечания помечаются в тексте документа специальными маркерами.

• Инструмент выделения цветом – привлекает внимание к конкретному фрагменту.

• Средство отслеживания изменений – сохраняет внесенные изменения, включая удаленный и добавленный текст. Программа может отслеживать изменения, внесенные различными рецензентами, которые можно затем принять или удалить, как по очереди, так и сразу.

• Средства, предназначенные для работы с версиями – позволяют сохранить в одном файле несколько версий одного и того же документа.

Большинство инструментов расположено на панели инструментов Рецензирование.

Задание 3. Ознакомьтесь с инструментами рецензирования, выполнив следующие операции:

1. Откройте исходный документ Лекции и выведите на экран панель инструментов Рецензирование (команда: Вид, Панели инструментов, Рецензирование).

2. Исследуйте возможности этого инструментария, последовательно раскрывая списки на панели инструментов, и изучая данные табл.16.

Таблица 16. Инструменты рецензирования

Название инструмента

Описание

Список Отобразить для проверки Список Показать Кнопка Назад Кнопка Далее Список Принять исправления Список Отклонить примечание об изменении или удалении Список Создать примечание Кнопка Исправления Кнопка Область проверки

Управление отображением на экране изменений и примечаний Открывает меню, позволяющее задать отображение и параметры примечаний, изменений и списка рецензентов Переход к предыдущему (относительно положения курсора) изменению или примечанию Переход к следующему изменению или примечанию Принятие выделенного исправления или всех изменений в документе Отклонение выделенного изменения или удаление выделенного примечания либо отклонение всех изменений или удаление всех примечаний в документе Создание нового примечания. Раскрывающееся меню позволяет редактировать и удалять обычные и звуковые примечания Включает и отключает отслеживание изменений в документе Вывод на экран и сворачивание области проверки, в которой представлены все исправления и примечания.