2.4. Работа с несколькими версиями одного документа

Программа Word имеет средство, позволяющее хранить в одном файле несколько версий текущего документа, тем самым, позволяя отслеживать изменения, последовательно вносимые в документ в течение большого промежутка времени. Это средство упрощает работу и экономит пространство на жестком диске, поскольку сохраняются не копии файлов, а только отличия между ними. При наличии нескольких версий одного документа можно открыть, просмотреть и удалить каждую версию.

Создать версии можно одним из двух способов:

1. вручную – в любой момент можно создать очередную версию документа, сохранив его текущее состояние;

2. автоматически – можно настроить программу так, что при каждом закрытии документа будет сохраняться очередная версия.

Для ручного сохранения версии достаточно:

1. Отрыть документ и выбрать команду Файл, Версия. Откроется диалоговое окно Версии.

2. Щелкните на кнопке Сохранить, откроется диалоговое окно Сохранение версии. Введите в него нужную информацию и нажмите кнопку ОК.

Для автоматического сохранение версии необходимо в диалоговом окне Версии установить флажок Автоматически сохранять версию при закрытии.

Выводы:

1. Современные офисные технологии позволяют организовать коллективную работу над сложными документами.

2. При разработке таких документов можно использовать режим главного документа. В этом случае руководитель проекта руководит созданием документа, работая с главным документом, а отдельные его части разрабатывают сотрудники, используя механизм вложенных документов.

3. Весь документ целиком или его отдельные части автор может отправить на рецензирование одному или нескольким специалистам. Результаты рецензирования каждого рецензента отображаются в документе своим цветом. Автор может принять или отказаться от любого из изменений.

4. Опыт работы со сложным документом может быть зафиксирован в компьютере в виде нескольких версий одного и того же документа. Этот механизм не только удобен для пользователя, но и позволяет экономить ресурсы компьютера.