3. Деловые беседы (кадровая беседа, собеседование, дисциплинарные беседы, совещания)

Вербальное общение в деловых отношениях реализуется:

• в деловых беседах;

• деловых переговорах;

• совещаниях;

• телефонных разговорах;

• деловой переписке.

Деловые беседы– целенаправленная коммуникативная деятельность с заранее планируемым результатом и эффектом. Деловая беседа направлена на достижение определенных задач, решение различных производственных вопросов, связана с необходимостью делать выводы и заключения на основе анализа полученных данных; позволяет выработать соответствующие решения и реализовать их.

Характеристика беседы:

1. Эффект обратной связи: возможность реагировать на высказывания друг друга;

2. Дифференцированный подход к предмету обсуждения с учетом коммуникативной цели, точки зрения партнеров;

3. Быстрое реагирование на высказывание партнера, способствующее достижению поставленной цели;

4. Повышение компетентности руководителя за счет учета, критической проверки и оценки мнений, предложений, идей , выражений, критических замечаний партнера;

5. Общность всех участников беседы, что влияет на формирование личных качеств партнеров и укрепление коллектива;

6. Ощущение собственной значимости, повышения компетентности партнеров в результате разбора других точек зрения по данной проблеме.

Для рациональной организации деловой беседы необходимо (приемы):

1. повторение темы беседы при смене или изменении аспектов рассматриваемой проблемы;

2. использование разбивки проблемы на ряд факторов: во-первых…, во-вторых…, в-третьих…

3. дословное или смысловое повторение важных моментов беседы и излагаемого материала.

4. Постановка вопросов об условиях, причинах наступившего затруднения, о возможных последствиях, выводимых в целях стимулирования мышления собеседника;

5. Подведение общих, промежуточных итогов в результате совместного обсуждения соответствующей проблемы.

Успех беседы зависит:

• от убедительности, понятности, точности изложения;

• - от умения создавать откровенную, конструктивно-критическую атмосферу общения.

Планируя кадровую беседу, можно наметить план:

• каков повод для беседы, тема, цель.

• Какие организационные задачи необходимо решить;

• Особенности психологического портрета собеседника;

• Какие контраргументы может выдвинуть собеседник;

• Какие варианты решения проблемы можно предложить, если он выразит согласие, несогласие, предубеждение, протест.

Собеседование при приеме на работу

Когда претендент впервые вступает в контакт с будущим руководителем, он ожидает ответа на вопросы:

• какие будут предъявлены требования (квалификация, производственные задания);

• конкретные условия реализации производственных заданий ( качественные, количественные показатели, режим работы, сотрудничество);

• место и роль, которые отводятся его работе в деятельности трудового коллектива;

• размер зарплаты, премий, условия труда, отпуск, медицинское обслуживание, сфера услуг;

• возможности роста.

При собеседовании необходимо учитывать:

• выяснение того, что послужило поводом для встречи с руководителем, действительно ли претендент заинтересован;

• кратко обозначить цель беседы;

• до беседы руководитель должен зафиксировать основные моменты биографии претендента;

• сделать все, чтобы претендент сам изложил мотивы своего решения;

• учитывать мотивы ухода с прежней работы, квалификацию, прежнюю зарплату, потребности и возможность обучаться.

• Ответить на вопросы претендента откровенно.

В заключение необходимо помнить:

• претендент должен ознакомиться с анкетой;

• руководитель должен использовать план-схему (больше – слушать, меньше говорить);

• возникшие сомнения решать в ходе беседы, а не держать при себе;

• полезно использовать открытые, прямые вопросы, стимулирующие партнера к ответной реакции;

• имея под рукой специальный формуляр, можно делать пометки и использовать их при вынесении окончательного суждения;

В ходе собеседования 15% времени отводится на вступительную часть (создание атмосферы взаимопонимания). Доля ведущего в собеседовании 40% времени. Заключительная часть – в положительном ключе.

Проблемные (дисциплинарные) беседы – это беседы, вызванные фактами нарушения дисциплины на производстве, отклонением от установленных норм и правил деятельности учреждения.

В любом учреждении должны существовать 2 аспекта дисциплинарных отношений между руководителем и подчиненным – СТАТИЧЕСКИЙ (установленные четкие и справедливые дисциплинарные границы, позволяющие нормально работать); ДИНАМИЧЕСКИЙ (постоянное обеспечение, дополнение и корректировка правил поведения на предприятии и на рабочем месте).

Обеспечение реализации этих правил помогает устранять "брешь" между требованиями и фактическим поведением. Опыт показывает, что 75-80% "брешей" может быть исправлено только руководителем. Самый эффективный способ заставить сотрудника выполнять свою работу (правила, нормы) – выработать у него привычку понимать то, что надлежит знать и делать.

Итак,

1. Задача дисциплинарных бесед – будущая работа провинившегося.

2. Не проводить "разбор полетов" без подготовки, не устраивать разнос.

3. Беседа о дисциплине – не представление, а доверительный разговор.

4. Не принимать заранее решение (узнать истинную причину).

5. Делать индивидуальные исключения из общих правил с учетом личности сотрудника.

6. Работник должен уяснить, что "если еще раз…, то…."

7. Согласовывать с работниками программу дальнейших действий.