Упражнение «Контроль непроизводительных расходов времени»

Одну неделю фиксируем только четыре вещи:

1. Телевизор.

2. Телефон.

3. Чужие дела («ношение обезьяны»),

4. Общение с неприятными вам людьми.

Вторую неделю стараемся свести эти потери к минимуму. Высвобожденное время выделяем на движение к цели.

7 Правил

Правило 1. Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности, лучше утром.

В специальном блокноте дела на день записываются в порядке приоритетов:

1. Важнейшие дела (в порядке их важности).

2. Срочные дела (в порядке срочности).

3. Текущие, несрочные дела (в порядке важности).

4. «Пока не спросят».

Небольшие усилия помогут превратить этот блокнот в источник ценной информации для анализа затрат времени:

• Сделав дело, зачеркивая запись, поставьте (хотя бы ориентировочно) потраченное на него время.

Правило 2. Беритесь, прежде всего, за важнейшие и за срочные дела.

Обычно 80% времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20%. И, наоборот, из 10 дел всегда найдется 2 – 3, сделав которые, вы уже будете довольны всем днем.

Правило 3. Спрячьтесь от текучки, уединитесь хотя бы на 1 час.

(в чьем-то временно свободном кабинете, в библиотеке, в конференц-зале или другом свободном помещении).

За время уединения удается сделать то, что является наиболее важным и необходимым на данный момент, получаются наибольшие результаты, которые создают удовлетворенность рабочим днем, ощущение исполненного долга, осознание силы воли.

Правило 4. Не распыляйтесь, занимайтесь в каждый момент только одним делом.

«Перескакивание» же с вопроса на вопрос — это расточительство времени, поскольку вновь вникать в вопрос — это значит тратить на это дополнительное время.

Правило 5. Как можно больше дел передавайте другим.

Вам не следует делать то, что могут сделать Ваши подчиненные. Если вы это делаете, то вы — лишний, вместо Вас можно взять работника с меньшим окладом.

Правило 6. Не умножайте количество бумаг на столе.

Правило 7. Используйте эффект 10 «мелочей».

1) Прежде чем отправиться куда-то по делам — позвоните туда.

Узнайте, есть ли нужный вам человек, часы приема, какие нужно иметь документы.

2) Постарайтесь заменить посещение телефонным звонком.

В большинстве случаев личное посещение не дает никакого преимущества перед разговором по телефону. Например, узнать о наличии нужного товара в магазине, лекарства в аптеке. Сообщат все: и стоимость, и производителя, и все остальное.

3) Компонуйте однородные дела и телефонные звонки.

Старайтесь выезжать по делам по возможности лишь тогда, когда в месте поездки (или в близлежащих) образуется несколько дел для вас.

4) Не надейтесь на память, записывайте информацию, представляющуюся вам полезной. Помните: мы забываем 90% того, что слышим, 50% того, что видим, и 10% того, что делаем. Ваша большая информированность обернется, в частности, и выигрышем времени.

5) Используйте для работы и чтения время ожидания приема, в очереди, в дороге и т.д. Способность работать в любых условиях, используя для этого малейшую возможность, характерна для делового человека.

6) Не тратьте время на сетования по поводу неудач.

Эта пустая трата времени не поднимает вашего престижа и не лечит рану, а только бередит ее.

7) Решив трудную задачу, наградите себя кратким отдыхом.

Насладитесь сознанием своего успеха. Положительные эмоции вольют в вас новую энергию, которую вы употребите на решение следующей важной задачи.