3. Порядок и сроки хранения документов, содержащих персональные данные

3.1. На этапе математической обработки и подготовки заключений установленной формы протоколы психодиагностических обследований хранятся специалистами психологической службы МЧС России в сейфе.

3.2. По завершении математической обработки и подготовки заключений установленной формы протоколы психодиагностических обследований подлежат обязательному кодированию.

3.2.1. Кодирование протоколов психодиагностических обследований включает в себя их обезличивание и присвоение восьмизначного кода.

3.2.2. Восьмизначный код образуется следующим образом:

- две первые позиции цифр кода обозначают год обследования (например, 11 – 2011 год);

- третья и четвертая позиции цифр кода обозначают мероприятие по психодиагностическому обеспечению в МЧС России: 01 - профессиональный психологический отбор, 02 - мониторинговое психодиагностическое обследование, 03 - постэкспедиционное обследование, 04 - психодиагностическое обследование в рамках аттестации, 05 - психодиагностическое обследование профессиональных контингентов МЧС России и членов их семей по индивидуальным обращениям, 06 - иные виды психодиагностических мероприятий, включая социально-психологические исследования при сопровождении деятельности коллективов;

- четыре последние позиции цифр кода обозначают порядковый номер протокола.

* Пример кода протокола психодиагностического обследования: 10.01.0001

3.2.3. В каждом текущем календарном году две первые позиции цифр кода остаются неизменными, третья и четвертая позиции цифр кода изменяются в зависимости от мероприятия, четыре последние позиции цифр кода продолжают сквозную нумерацию предыдущих кодов. С начала каждого календарного года соответственно изменяются две первые позиции цифр кода, и обнуляется нумерация четырех последних позиций цифр кода.

3.2.4. В случаях, когда протокол психодиагностического обследования субъекта персональных данных состоит из нескольких страниц, содержащих регистрационные бланки, присвоенный протоколу код проставляется на каждой нечетной странице.

3.2.5. Закодированные протоколы психодиагностических обследований подшиваются специалистами психологической службы МЧС России в дело (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел структурного подразделения). Установленный срок хранения документов – 3 года, после чего они сдаются в соответствующий архив.

3.3. Проводимые мероприятия по психологической диагностике и соответствующие коды протоколов психодиагностических обследований фиксируются в Книге регистрации кодов протоколов психодиагностических обследований установленной формы.

3.3.1. Книга регистрации кодов протоколов психодиагностических обследований хранится специалистами психологической службы МЧС России в сейфе.

3.3.2. Запись каждого мероприятия по психологической диагностике в Книге регистрации кодов протоколов психодиагностических обследований производится с новой страницы. Письменно оформленное согласие (в случае группового обследования – согласия) субъектов персональных данных на обработку персональных данных подшивается в Книгу регистрации кодов протоколов психодиагностических обследований после каждого зафиксированного в ней мероприятия.

3.3.3. Из документов, составляющих Книгу регистрации кодов протоколов психодиагностических обследований, формируется дело (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел структурного подразделения). Установленный срок хранения документов – 3 года, после чего они сдаются в соответствующий архив.

Форма

Книга регистрации кодов протоколов психодиагностических обследований

1 страница Мероприятие:_______________________________________________________________________________ Форма проведения мероприятия: индивидуальная  групповая  Основание для проведения: __________________________________________________________________ Дата проведения: «______» ____________________ 20_____ г.
Код протокола	ФИО субъекта персональных данных
10.01.0001
10.01.0002
10.01.0003
Кодирование произвел (ФИО, место работы, должность) ________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ «______» ____________________ 20_____ г. ___________________________________ (личная подпись)
2 страница Мероприятие:_______________________________________________________________________________ Форма проведения мероприятия: индивидуальная  групповая  Основание для проведения: __________________________________________________________________ Дата проведения: «______» ____________________ 20_____ г.
Код протокола	ФИО субъекта персональных данных
10.04.0004
10.04.0005
10.04.0006
Кодирование произвел (ФИО, место работы, должность) ________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ «______» ____________________ 20_____ г. ___________________________________ (личная подпись)
3 страница Мероприятие:_______________________________________________________________________________ Форма проведения мероприятия: индивидуальная  групповая  Основание для проведения: __________________________________________________________________ Дата проведения: «______» ____________________ 20_____ г.
Код протокола	ФИО субъекта персональных данных
11.02.0001
11.02.0002
11.02.0003
Кодирование произвел (ФИО, место работы, должность) ________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ «______» ____________________ 20_____ г. ___________________________________ (личная подпись)

3.4. На кандидатов, принятых на службу (работу, учебу) в структурные подразделения ЦА, территориальные органы МЧС России, воинские спасательные формирования, организации МЧС России центрального (регионального, субъектового) подчинения, заводятся индивидуальные карты психологического изучения установленной формы.

3.4.1. В соответствующие разделы индивидуальных карт психологического изучения заносятся анкетные данные, даты проводимых психодиагностических мероприятий и полученные числовые результаты, а также вкладываются копии заключений установленной формы по результатам всех проведенных психодиагностических мероприятий.

3.4.2. Индивидуальные карты психологического изучения профессиональных контингентов МЧС России хранятся специалистами психологической службы МЧС России в сейфе в течение всего срока службы (работы, учебы), один год по его окончании, после чего сдаются в соответствующий архив.

3.5. Исчисление установленных сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

* Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 году, начинается с 1 января 2011 года.