2.3.4 Обязанности членов команды проекта

Обязанности руководителя проекта

Запуск проекта на исполнение

Руководителю проекта надлежит:

• определить круг лиц, которые должны стать ключевыми членами команды проекта, и обозначить их обязанности;

• быстро и эффективно составить план проекта и запустить проект на исполнение;

• обеспечить поставку всего оборудования, документов и услуг заказчику для приемки и использования в соответствии со сроками и стоимостью, указанными в контракте;

• добиться от всех связанных с проектом подразделений и внешних участников полного понимания требований заказчика;

• вместе с ответственными менеджерами и ключевыми членами команды принимать участие в формулировании общих целей, разработке стратегий, бюджетов и расписаний проекта, руководить этим процессом;

• планировать все работы в рамках проекта так, чтобы удовлетворить требования заказчика и руководства. Убедиться, что для всех работ предусмотрен реалистичный график исполнения, выделены необходимые ресурсы и обеспечено должное управление;

• своевременно выявлять недостатки плана и отклонения от него;

• убедиться в том, что для исправления выявленных недостатков и отклонений предпринимаются соответствующие действия, и контролировать их выполнение;

• убедиться, что платежи по контракту получены в соответствии с его условиями;

• поддерживать все необходимые контакты с заказчиком и проследить; чтобы они осуществлялись соответствующими членами команды;

• рассматривать и разрешать конфликты и разногласия между функциональными подразделениями по отдельным работам или операциям;

• поддерживать постоянный контакт со всеми участвующими в проекте сотрудниками функциональных подразделений для обеспечения коммуникации (информационного обмена), необходимой при выполнении ими обязательств по проекту;

• принимать необходимые решения на более высоких уровнях в соответствии с установленными процедурами, чтобы обеспечить достижение целей проекта;

• поддерживать контакт с высшим руководством в целях выявления проблемных областей и информирования о состоянии проекта.

Отношения с заказчиком

В тесном сотрудничестве с отделом по работе с клиентами или отделом маркетинга руководителю проекта предстоит:

-получить от заказчика всю необходимую техническую информацию, а также выяснить ограничения по стоимости и срокам;

-установить хорошие рабочие взаимоотношения с заказчиком во всех областях проекта: управления, заключения договоров, оплаты счетов, юридической, финансовой, системного проектирования, инженерного проектирования, внедрения и эксплуатации продукта проекта;

-организовывать и принимать участие в рабочих совещаниях с заказчиком (по вопросам контрактов, планирования, инжиниринга, эксплуатации);

-рассматривать все технические и операционные вопросы, которые возникают у заказчика, и отвечать на них, прибегая к помощи специалистов из функциональных подразделений.

Администрирование контрактов

Менеджер проекта обязан:

• выявлять возможные области рисков для контрактов и инициировать необходимые действия, направленные на информирование высшего руководства и предотвращение таких рисков;

• готовить и отсылать всю касающуюся контрактов корреспонденцию (или предварительно утверждать ее, если отсылка будет выполняться другими людьми);

• координировать деятельность администратора по контрактам в соответствии с требованиями проекта;

• готовить проведение переговоров по контрактам и участвовать в этих переговорах;

• выяснять, какие контрактные обязательства еще не выполнены;

• извещать подразделения инжиниринга, производства и внедрения о контрактных обязательствах и допустимых отклонениях;

• готовить соответствующие документы (описывающие историю вопроса или текущее состояние) по любому контрактному или техническому аспекту программы при необходимости их использования в переговорах или судебных разбирательствах.

Планирование, управление, отчетность, оценка и руководство проектом

• Обязанности осуществлять руководство и принимать участие в планировании проекта, ведении отчетности, проведении оценки и выработке решений с учетом особенностей и содержания каждого проекта;

• регулярно и своевременно проводить совещания по оценке и анализу состояния проекта с ключевыми членами команды проекта для того, чтобы определить текущие и потенциальные проблемы и наметить пути их решения;

• еженедельно или ежемесячно готовить и направлять отчеты о состоянии проекта высшему руководству и заказчику (если требуется);

• курировать работу контролера проекта и подчиненного ему персонала.

Маркетинг

Следует установить и поддерживать тесные отношения с отделом маркетинга, использовать связи заказчика для получения всей возможной информации в области маркетинга, которая может пригодиться для будущего бизнеса.

Инженерно-технические аспекты

Цели менеджера проекта:

• обеспечить выполнение инженерно-техническими подразделениями обязанностей по поставке конструкторской документации и чертежей для подразделений производства, ввода в эксплуатацию в соответствии с календарными сроками и в рамках запланированных затрат, а также проверить соответствие этой документации техническим требованиям заказчика;

• в сотрудничестве с инженерно-техническими подразделениями, конструкторским бюро и производственным отделом определить и разработать календарные планы и бюджеты всех инженерно-технических работ. После их согласования санкционировать выделение фондов и отслеживать ход выполнения каждой задачи в проекте;

• исполнять роль связующего звена между заказчиком и перечисленными выше подразделениями (при необходимости пользуясь их помощью);

• обеспечить управление качеством, конфигурацией и стоимостью продукта;

• утверждать техническую документацию до ее предоставления заказчику.

• координировать связанное с проектом инженерно-техническое обеспечение подразделений производства и ввода в эксплуатацию, а также юридического и других отделов;

• участвовать в работе Комитета по управлению техническими изменениями (или делегировать участие другому лицу) и оказывать влияние на решения, связанные с проектом.

Производство

Менеджеру проекта надлежит:

• гарантировать выполнение производственными подразделениями обязанностей по поставке необходимого оборудования в соответствии с календарными планами и инженерно-техническими спецификациями и в рамках запланированных затрат на производство;

• определить обязательства по контролю производства, вытекающие из контракта;

• разработать календарный план таким образом, чтобы выполнить условия контракта наиболее экономичным способом;

• определить потребности проекта в производственных и иных ресурсах и обеспечить их выделение и расходование;

• утвердить календарный план по управлению производством и отслеживать его выполнение;

• установить приоритеты проекта;

• утверждать какие-либо изменения в продукте, инициированные производственными подразделениями, до того как эти изменения будут проведены;

• утверждать транспортные схемы поставки материалов, а также график поставок.

Закупки и заключение субподрядов

Менеджер проекта должен:

• контролировать выполнение сотрудниками, ответственными за закупки и заключение субподрядов, обязанностей по обеспечению проекта материалами, оборудованием, документами и услугами в соответствии с календарным планом и в пределах запланированной стоимости;

• утверждать решения о производстве или закупке комплектующих, а также о выполнении отдельных работ по проекту своими силами или привлечении к этому субподрядчиков;

• определить контрактные обязательства по закупкам (поставкам) и субподрядам;

• установить размер фондов снабжения и санкционировать их использование;

• утверждать основные заказы на закупки и контракты с субподрядчиками и отслеживать их выполнение;

• сформулировать требования по части планирования, составления календарных планов и ведения отчетности, предъявляемые к основным заказам на закупки и субподрядам.

Установка, строительство, испытания и прочие операции по вводу в эксплуатацию

В данных областях обязанности менеджера проекта сводятся к следующему:

• добиться того, чтобы подразделения установки и ввода в эксплуатацию выполняли свои обязанности по поставке заказчику материалов, оборудования и документации в соответствии с календарным планом и в пределах запланированных затрат;

• определять контрактные обязательства по установке (монтажу) и всей совокупности работ по вводу в эксплуатацию продукта проекта;

• в сотрудничестве с отделом ввода в эксплуатацию определить и установить календарный план и бюджет для всех работ по вводу продукта в эксплуатацию. По достижении соглашений санкционировать выделение фондов и отслеживать ход выполнения каждой работы как части всего проекта;

• решать возникающие проблемы исполнения проекта совместно с отделами инжиниринга, производства, снабжения и субподрядов;

•играть роль связующего звена между заказчиком и подразделениями внедрения в вопросах, связанных с проектом.

Финансовые аспекты

В дополнение к функциям финансового планирования и контроля менеджеру проекта предписывается:

• оказывать содействие в получении денежных средств по счетам;

• устанавливать цены по всем утвержденным запросам на изменения, а также цены на предложения заказчику.

Завершение проекта

Менеджеру проекта следует:

• обеспечить все необходимое для предоставления заказчику результатов проекта в должном виде и позаботиться о том, чтобы приемка и завершение работ были проведены с наибольшей пользой и экономической выгодой для организации;

• обеспечить соответствие плана и графика приемки требованиям контракта с заказчиком;

• оказывать помощь юридическому, финансовому отделу, а также отделу администрирования контрактов и маркетинга в подготовке плана завершения проекта и необходимых данных по завершению проекта;

• получить планы завершения проекта от каждого функционального подразделения, принимающего в нем участие, и утвердить их;

• отслеживать операции по завершению проекта, включая перераспределение избыточных материалов;

• уведомить финансовые и функциональные подразделения о завершении работ по проекту;

• отслеживать поступление платежей от заказчика до получения оплаты в полном объеме.

Обязанности функционального руководителя проекта

Функциональный лидер проекта руководит деятельностью всех членов команды проекта (всех лиц, участвующих в проекте), направляет и объединяет ее в рамках своей функциональной области. Эту роль может взять на себя старший менеджер функционального подразделения, однако обычно рекомендуется, чтобы она была доверена подчиненному ему лицу, располагающему достаточным временем для выполнения обязанностей функционального лидера проекта. Если назначение в большой проект требует полной занятости, то становится очевидным, что начальник функционального подразделения будет не в состоянии вести подобную работу. Часто на такую должность назначается человек, который непосредственно отвечает за выполнение одной или нескольких задач в функциональном подразделении. Это может вызвать конфликт из-за несоответствия приоритетов задач и предпочтений функционального руководителя. Решить проблему нелегко, особенно в некоторых организациях, где принята практика назначения одного лица на должность функционального лидера нескольких проектов, ни один из которых не требует полной занятости.

Обязанности функционального лидера проекта будут существенно варьироваться в зависимости от конкретной функции, выполняемой данным лицом. Функциональный лидер проекта - это фактически менеджер мини-проекта, и поэтому описания многих обязанностей менеджера проекта (с некоторыми ограничениями по масштабу деятельности) могут быть применимы и к нему. Можно сказать, что функциональный лидер проекта выполняет те же задачи, что и инженер проекта, роль которого подробно рассматривается далее. Ее описание, равно как и описание обязанностей других членов команды, может быть использовано в качестве образца при формулировании других обязанностей функциональных лидеров проекта (с соответствующими ограничениями по масштабу деятельности).

Обязанности инженера проекта

Инженер проекта отвечает за техническую целостность проекта, соблюдение графика выполнения всех инженерно-технических фаз проекта, соответствие фактических и запланированных затрат и соблюдение календарных сроков. Ниже перечислены его основные обязанности:

• убедиться в том, что технические требования заказчика правильно поняты и что компания способна выполнить их при имеющемся уровне технического оснащения и подготовки;

• определить эти требования до мельчайших подсистем в функциональных подразделениях и службах, чтобы они могли разработать календарные планы, прогнозировать затраты и выполнять работы должным образом;

• убедиться в том, что определенные таким образом инженерно-технические работы выполняются в соответствии с календарным планом и выделенными ресурсами (человеческими, материальными, денежными);

• обеспечить необходимое для выполнения целей проекта техническое руководство;

• проводить регулярные совещания по анализу проекта для того, чтобы обеспечить достижение технических целей;

• выступать в качестве советника по техническим вопросам для менеджера проекта и других функциональных подразделений (по указанию менеджера проекта).

Во время выполнения вышеперечисленных обязанностей инженер проекта должен получать поддержку со стороны инженерно-технических подразделений от инженерно-технических руководителей проекта.

Подготовка предложения и проведение переговоров

На фазе подготовки предложения инженер проекта должен выполнять следующие функции:

• координировать и планировать подготовку технического предложения;

• анализировать и оценивать констатацию работ и другую техническую информацию;

• сформировать команду или команды по подготовке инженерно-технического предложения;

• в рамках общего календарного плана предложения разработать календарный план для его инженерно-технической части;

• определить требования заказчика в виде задач и подзадач;

• в письменной форме определить требования, включая предварительную техническую документацию, предъявляемые инженерно-техническими подразделениями к другим функциональным подразделениям для принятия решений о производстве или закупке комплектующих изделий либо о заключении субподрядов;

• координировать и/или подготовить календарные планы по всем инженерно-техническим работам, включая поставку и получение результатов от производственных подразделений;

• анализировать и утверждать все затраты, календарные планы, письменные и устные отчеты по инженерно-техническим задачам и подзадачам;

• координировать подготовку или подготовить сметы общих затрат на инженерно-технические работы;

• участвовать в предварительном принятии решений о собственном производстве или закупке комплектующих изделий;

• участвовать в анализе всех затрат и календарных планов;

• при необходимости участвовать в переговорах по контракту;

• переносить конфликты между инженером проекта и инженерно-техническими руководителями проекта на уровень соответствующих технических директоров для разрешения споров.

Планирование проекта и его инициация

Инженер проекта несет ответственность за подготовку планов и расписаний по всем инженерно-техническим работам, являющимся частью общего плана проекта, утвержденного менеджером проекта. Планируя инженерно-технические работы, инженер проекта должен сравнить инженерно-технические предложения с полученным контрактом. Если требования контракта подразумевают изменение стоимости, календарного плана, технической сложности решения, необходимо получить разрешение от технического директора и менеджера проекта на внесение необходимых изменений в инженерно-техническую оценку предложения. На данной фазе инженер проекта обязан:

• обновлять описания задач и подзадач для их соответствия требованиям контракта в рамках имеющихся ресурсов, выделенных для инженерно-технических аспектов проекта. Планировать решение дополнительных задач и подзадач для формирования полного плана исполнения проекта;

•подготовить главное расписание инженерно-технических работ в соответствии с требованиями контракта;

•подготовить подробные описания задач и подзадач с указанием технических требований или обеспечить такую подготовку. Согласовать выделяемые ресурсы, основные контрольные события и оценки хода выполнения задач с функциональными лидерами задач и руководителями их функциональных подразделений;

• с помощью руководителей функциональных инженерно-технических подразделений или лидеров проекта и при одобрении менеджера проекта назначить лиц, ответственных за выполнение задач и подзадач. Санкционировать начало работ в соответствии с принятыми обязательствами, учитывающими стоимость и график контрольных событий;

• используя определенные контрактом технические спецификации в качестве основы, подготовить спецификации для комплектующих, изготовляемых по субподряду (или обеспечить такую подготовку);

• участвовать в принятии окончательных решений о производстве или закупке комплектующих изделий и об отборе поставщиков. Обеспечить соответствующую поддержку со стороны инженерно-технических подразделений;

• подготовить планы комплексных и приемочных испытаний аппаратного обеспечения и систем (или обеспечить такую подготовку). Проанализировать разработанный план совместно с отделом обеспечения качества и проинформировать этот отдел о необходимости участия других подразделений.

Исполнение проекта и управление им

Инженер проекта несет ответственность за ход исполнения инженерно-технической части проекта и за соблюдение условий контракта, соответствие фактических и запланированных затрат и выполнение календарного плана. В пределах своей компетенции инженер проекта, если необходимо, может вносить изменения в процесс проектирования и разработки продукта, а так же в спецификации задач согласно концепции проекта. Эти изменения вносятся с разрешения менеджера проекта, а ответственность за них разделяется с инженерно-техническими руководителями проекта. Если возникает потребность в изменениях, которые могут оказать влияние на другие функциональные подразделения, необходимо проинформировать их о готовящихся преобразованиях, оформить документацию на внесение изменений, представить ее менеджеру проекта и обеспечить условия для коррекции возможных отклонений по стоимости, вызванных подобными изменениями. Инженер проекта ежедневно обменивается информацией с менеджером проекта. Ниже приводятся обязанности инженера проекта в вышеозначенной области:

• подготовить и вести всю проектную и техническую документацию, обеспечивающую техническую целостность проекта и отражающую ход его выполнения;

•подготовить, постоянно обновлять и вести записи инженерно-технических затрат и контрольных событий. Проводить регулярный анализ этих записей для того, чтобы обеспечить соответствие хода инженерно-технических работ запланированному;

• при необходимости инициировать и готовить прогноз стоимости инженерно-технических работ до завершения проекта;

• при возникновении конфликтов устанавливать приоритеты инженерно-технических задач, рассматривать разногласия и проблемы взаимодействий в инженерно-технических подразделениях, информировать менеджеров функциональных подразделений о необходимости проведения кадровых перестановок;

•при необходимости планировать и проводить совещания по вопросам анализа проектных работ и аудит таких работ. Принимать участие в технических совещаниях с заказчиком;

• при необходимости готовить отчеты о состоянии инженерно-технических работ по проекту;

• вместе с менеджером проекта и другими функциональными подразделениями участвовать в оценке и разработке планов альтернативных действий, если этого требуют возникающие задержки или изменения по просьбе заказчика;

• оказывать поддержку отделам закупок и заключения субподрядов, производства, ввода в эксплуатацию, обслуживания, обеспечивая взаимодействие и техническую помощь в пределах ресурсов, утвержденных менеджером проекта;

• изменять и перераспределять задачи и подзадачи, открывать и закрывать счета издержек (расходные счета), перераспределять ресурсы в рамках квоты, выделенной на инженерно-техническую часть проекта, совместно с участвующими в проекте менеджерами функциональных подразделений. Информировать менеджера проекта обо всех подобных действиях до вступления изменений в силу;

• по указанию менеджера проекта предоставлять техническую информацию в юридический отдел и отдел администрирования контрактов;

• анализировать и утверждать техническую часть отчетов, предоставляемых заказчику;

• по мере необходимости авторизовать закупки материалов и/или услуг (в рамках выделенных средств) для выполнения инженерно-технической части проекта;

• инициировать совещания по проблемам технического характера и принимать технические решения в рамках контрактных требований. Решения об изменении стоимости и календарного плана, затрагивающие контрактные требования или другие функциональные подразделения, должны утверждаться соответствующим инженерно-техническим менеджером функционального подразделения при уведомлении технического директора (или его представителя) и менеджера проекта;

• утвердить все инженерно-технические разработки, на которые опираются поставка и/или изготовление продукта либо его элементов для поставки заказчику;

• при возникновении проблем в отношениях инженера проекта с функциональными руководителями инженерно-технических подразделений передать вопрос на рассмотрение техническому директору;

• при возникновении проблем в отношениях инженера проекта с внешними инженерно-техническими организациями передать вопрос на рассмотрение менеджеру проекта с уведомлением технического директора и директора по административным вопросам.

Обязанности администратора контрактов

Администрирование контрактов - это специализированная управленческая функция, необходимая для эффективного управления теми проектами, которые выполняются по контракту с заказчиком. Эта деятельность связана с правовыми аспектами и имеет своей целью защиту компании от непредвиденных рисков как до заключения контракта, так и во время выполнения проекта. Поддержка, оказываемая менеджеру проекта высококвалифицированным и организованным администратором по контрактам, жизненно необходима для стабильной успешной деятельности компании, имеющей дело с крупными контрактами на продажу.

Функции по администрированию контрактов могут выполняться как командой проекта, так и персоналом генерального директора организации. Директор по администрированию контрактов имеет полномочия проводить аудит контрактной документации проекта и определить требования к ведению отчетности, которые позволят своевременно раскрывать операционные и контрактные проблемы, возникающие в отдельных проектах. Директор по администрированию контрактов также может обеспечить проведение экспертной оценки для разрешения контрактных проблем, лежащих вне компетенции администратора по контрактам какого-либо проекта.

Администратор по контрактам проекта отвечает за ежедневное администрирование: 1) контракта (контрактов), в соответствии с которым(и) выполняется один или несколько проектов; 2) всех субподрядов с внешними фирмами на оборудование, материалы и услуги, необходимые для того, чтобы выполнить требования проекта.

Подготовка предложения

Администратор по контрактам должен:

• в случае необходимости участия внешнего субподрядчика убедиться, что согласие о твердой цене субподряда достигнуто на основе условий и положений, не противоречащих требованиям заказчика;

• совместно с юридическим и финансовым отделами проанализировать все юридические и коммерческие условия, предлагаемые заказчиком;

• до представления заказчику предложения проанализировать его на предмет учета всех имеющихся и потенциальных рисков.

Переговоры по контракту

Обязанности администратора по контрактам предписывают:

• по поручению менеджера проекта проводить все переговоры по контракту;

• вести подробные протоколы всех мероприятий;

• удостовериться, что результаты всех обсуждений и соглашения, достигнутые во время переговоров, зафиксированы в письменной форме, причем стороны осознают, что эти данные будут включены в контракт на фазе его определения;

• проследить, чтобы темы переговоров не выходили за рамки, установленные Комитетом по анализу предложений (или эквивалентным органом).

Определение контракта.

Администратор по контрактам должен ускорить подготовку, анализ со стороны руководства и подписание/оформление контракта следующим образом:

• прояснить и согласовать с заказчиком структуру контракта;

• установить порядок следования документов, включенных в контракт посредством ссылок;

• установить дату представления руководству контракта (до его заключения) в окончательном виде для анализа;

• совместно с менеджером проекта принять участие в окончательном совещании руководства по условиям контракта до его фактического подписания.

Фаза планирования проекта

Администратору по контрактам надлежит:

• договориться о способах связи с заказчиком и определить круг обязанностей менеджера проекта, администратора по контрактам и других лиц;

• внести в план и расписание проекта требования контракта и контрольные события, а также взаимные обязательства сторон;

• установить процедуры представления контрактной документации заказчику;

• установить порядок ежемесячной отчетности об исполнении контракта перед заказчиком и руководством.

Фаза выполнения проекта

Задачи администратора по контрактам на этой фазе:

• отслеживать и доводить до завершения все действия по контракту и проекту, призванные обеспечить выполнение контрактных обязательств обеими сторонами - как компанией, так и заказчиком;

• обеспечить передачу всей контрактной документации заказчику и осуществление всех уведомлений, требуемых контрактом;

• фиксировать все случаи невыполнения заказчиком своих обязательств по контракту и определять степень их влияния на стоимость и календарный план проекта;

• выявлять и документировать изменения содержания проекта, задержки по вине заказчика и форс-мажорные обстоятельства. В частности, выполнять следующие функции:

• своевременно обнаруживать вышеописанные ситуации и уведомлять о них заказчика;

• получать от заказчика подтверждение изменения содержания проекта, задержки по вине заказчика или форс-мажорных обстоятельств;

• в сотрудничестве с менеджером проекта и командой проекта подготовить для заказчика предложение о содержании изменений и их влиянии на стоимость и/или расписание (календарный план);

• оказывать содействие в ведении переговоров и определении порядка внесения изменений в контракт;

• принимать участие в совещаниях по анализу состояния проекта и контракта и готовить требуемые отчеты;

• организовать совместно с заказчиком анализ протоколов совместных совещаний, чтобы удостовериться, что они точно отражают ход подобных совещаний;

• удостовериться, что о завершении каждого указанного в контракте контрольного события заказчик уведомлен в письменной форме и что он получил соответствующий этому событию контрактный документ. Потребовать от заказчика письменного подтверждения данного факта;

• если заказчик настаивает на получении дополнительной информации или на проведении дополнительных работ, проконтролировать рассмотрение этих требований для скорейшего решения вопроса.

Фаза завершения проекта

Администратор по контрактам должен:

• в тот момент, когда выполнены все контрактные обязательства, убедиться, что заказчик своевременно в письменной форме уведомлен об этом факте;

• обеспечить подготовку всей формальной документации, необходимой для приемки продукта заказчиком, в соответствии с требованиями контракта;

• способствовать завершению всех действий компании и заказчика по закрытию контракта и получению окончательного платежа;

• выставить счет на окончательный платеж;

• всегда, когда возможно, получать от заказчика подтверждение о выполнении компанией контрактных обязательств и об освобождении ее от дальнейших обязательств, за исключением тех, которые связаны с гарантийным обслуживанием (если таковые имеются).

Ведение проектной/контрактной документации

Перед тем как распустить команду проекта, администратор по контрактам обязан собрать и поместить в архив следующую документацию (она может потребоваться в юридических целях и для внутреннего управления в организации):

• папку контрактной документации, которая должна содержать:

• первоначальный запрос на предложение и все его модификации;

• всю корреспонденцию, проясняющую те или иные пункты первоначального запроса на предложение;

• копию предложения и копии всех поправок к нему;

• записи по переговорам;

• подписанные оригиналы контракта, а также всех документов и спецификаций, включенных в контракт посредством ссылки;

• все модификации контракта (дополнительные соглашения);

• хронологически упорядоченную корреспонденцию (письма, факсы, записи телефонных переговоров, протоколы совещаний), которой обменивались стороны за все время жизненного цикла программы;

• акты сдачи-приемки;

• счета и платежные поручения;

• окончательные версии документации;

• финансовую информацию, необходимую для аудита (по завершении контракта), если таковой предусмотрен условиями контракта или регламентирующими постановлениями;

• историю проекта (хронологически упорядоченное изложение всех событий - отраженных и не отраженных в контракте);

• записи о потраченных в ходе проекта ресурсах и времени, которые смогут служить некими стандартами при оценке выполнимости требований других заказчиков в будущем.

Обязанности контролера проекта

Главная обязанность менеджера проекта - планировать свой проект и контролировать его исполнение. В небольших или несложных проектах такой сотрудник может выполнять все планирование и управление единолично. Однако в крупных проектах весьма желательно привлекать, по крайней мере, еще одного работника, имеющего опыт планирования и контроля и способного посвятить все свое внимание этим специфическим задачам управления проектами. Данное лицо назначается на должность контролера проекта (в некоторых организациях она может называться иначе). В очень больших или сложных программах/проектах контролер проекта может затребовать еще одного либо нескольких человек для помощи в выполнении своих обязанностей.

Если в компании имеется служба централизованного планирования и контроля, она может выполнять необходимые функции планирования и контроля. В таком случае контролер проекта, скорее всего, будет сотрудником данного отдела и воспользуется услугами его специалистов. В некоторых ситуациях, однако, контролер проекта может быть переведен из службы планирования и контроля в офис проекта на все время выполнения проекта.

Планирование проекта и составление расписаний

Контролер проекта должен:

• в сотрудничестве с ответственными менеджерами систематизировать структуру проекта, выделить из общего объема работы отдельные задачи, в том числе работы, финансируемые по контракту или из фондов компании, и иерархически соотнести их друг с другом, используя соответствующую структуру работ проекта или аналогичные методы;

• идентифицировать элементы работ (задачи или пакеты задач), которые должны контролироваться на предмет времени выполнения, затрат человеческих ресурсов или финансовых средств. Для всех элементов назначить ответственные и исполняющие организации, а также лидеров проекта;

• определить количество контрольных событий оптимальное для разработки главного расписания и представления отчетов руководству;

• подготовить и вести в графической форме основанные на иерархической структуре проекта укрупненный план и главное расписание проекта, в которых определены все задачи и пакеты задач, подлежащие контролю по времени выполнения, а также все ключевые события;

• подготовить детализированные планы и расписания для каждого основного элемента проекта.

Формирование бюджета и авторизация работ

Обязанности контролера проекта таковы:

• для каждой выполняемой в проекте задачи или пакета задач получить у ответственного функционального лидера описание задачи, которое должно включать:

-констатацию работы;

-оценку требуемых ресурсов (трудозатраты, машинное время и т.д.);

-оценку стоимости этих ресурсов (трудозатрат, машинного времени и прочих затрат), выполняемую совместно с бухгалтером проекта;

-оценку даты начала выполнения задачи и общей длительности ее выполнения, а также оценку промежутков времени между контрольными событиями.

• подготовить и поддерживать в актуальном виде описания задач для всего проекта;

• суммировать все оценки затрат человеческих и других ресурсов. В сотрудничестве с ответственными менеджерами и менеджером проекта вносить изменения в эти данные, исходя из имеющихся и выделенных ресурсов и фондов: по проекту в целом, по каждому элементу проекта, по каждой задаче;

• подготовить и представить на утверждение менеджеру проекта и ответственному руководителю функционального подразделения документацию по авторизации выполнения работ. Эта документация должна включать описание работы, предусмотренные в бюджете трудовые и денежные затраты, даты начала и завершения работы, даты промежуточных контрольных точек и присвоенный регистрационный номер;

• подготовить и выпускать пересмотренные и повторно утвержденные менеджером проекта документы по авторизации выполнения работ, если возникла необходимость внесения значительных изменений или если такие изменения уже произошли. При этом нельзя превышать выделенные фонды и полномочия на утверждение решений, имеющиеся у менеджера проекта.

Расписания (календарные планы) работ

Контролер проекта обязан:

• оказывать каждому ответственному менеджеру или руководителю проекта содействие в разработке детальных планов и расписаний задач, отражающих даты контрольных событий, которые установлены в укрупненном календарном плане проекта;

• распространять актуальные календарные планы среди всех лиц, имеющих к ним отношение.

Мониторинг и оценка хода исполнения проекта

Контролеру проекта предстоит:

• еженедельно получать отчеты всех ответственных менеджеров и руководителей проекта по:

• начатым и завершившимся операциям;

• наступившим контрольным событиям;

• оценкам времени, требуемого для завершения выполняемых в данных момент задач;

• изменениям планов;

• возникшим или предполагаемым задержкам, дополнительным затратам и иным проблемам, которые могут оказать влияние на выполнение других задач, на соблюдение календарных планов или на стоимость проекта;

•вести записи о ходе выполнения укрупненного календарного плана проекта и анализировать влияние решения отдельных задач на ход выполнения всего проекта;

• выявлять основные отклонения от календарного плана и в сотрудничестве с ответственными менеджерами и менеджером проекта определять меры, необходимые для компенсации последствий задержек или для правильного использования результатов досрочного выполнения той или иной задачи;

• получать ежемесячные отчеты о затратах по каждой выполняемой задаче и сравнивать их с предварительными оценками. Подводить итоги в масштабах каждого уровня структуры работ по проекту и в масштабах всего проекта;

• проводя комплексную оценку затрат времени и ресурсов и сравнивая их с намеченными, выявлять отклонения, которые требуют соответствующих действий. Уведомлять об этом менеджера проекта;

• принимать участие в совещаниях по анализу хода выполнения проекта (предмет обсуждения - информация о состоянии проекта, отчеты менеджеров и функциональных лидеров проекта);

• вести протоколы совещаний по анализу хода выполнения проекта. Отслеживать от имени менеджера проекта выполнение всех принятых на таких совещаниях решений;

• информировать менеджера проекта об известных или потенциальных проблемах, требующих его внимания;

• каждый месяц или квартал получать у всех ответственных менеджеров оценки затрат времени, труда и средств, необходимых для выполнения каждой незавершенной задачи или пакета работ. Готовить в сотрудничестве с бухгалтером проекта скорректированные прогнозы стоимости до завершения для всего проекта.

Контроль расписания и стоимости

Обязанности контролера проекта предписывают:

• если задержки или изменения содержания проекта вызывают необходимость редактирования укрупненного календарного плана проекта, расписания или бюджета, - готовить, обсуждать и разрабатывать новые укрупненные календарные планы, расписания и скорректированные документы для авторизации работ с одобрения менеджера проекта в рамках выделенных фондов и полномочий на утверждение решений, имеющихся у менеджера проекта;

• в сотрудничестве с бухгалтером проекта уведомить финансовый отдел о закрытии соответствующих счетов издержек, чтобы исключить дальнейший учет стоимости по завершенным задачам.

Отчетность

В этой области контролеру проекта следует:

• подготавливать для менеджера проекта ежемесячные отчеты о состоянии работ для передачи этих сведений руководству и заказчику;

• сообщать бухгалтеру проекта оценку стоимости до завершения проекта и передавать иную относящуюся к делу информацию для использования в подготовке отчетов о состоянии проекта;

• готовить специальные отчеты по требованию менеджера проекта.

Обязанности бухгалтера проекта

Основная функция бухгалтера проекта - обеспечивать менеджера проекта специализированной финансовой и бухгалтерской информацией, необходимой для того, чтобы контролировать затраты человеческих ресурсов и денежных средств, а также отчетность по ним. В обязанности бухгалтера проекта входит следующее:

• выработать процедуры использования системы финансовой отчетности и системы бухгалтерского учета компании, чтобы гарантировать должный уровень учета всех затрат по проекту и представление отчетности по ним;

• оказывать контролеру проекта содействие в подготовке иерархической структуры проекта, чтобы выявить, какие работы или элементы проекта должны подлежать контролю по части использования трудовых и денежных ресурсов;

• установить список объектов учета затрат по проекту и присвоить отдельный номер каждой задаче или элементу работ, которые подлежат контролю;

• готовить для всех работ по проекту оценки затрат, основанные на оценках использования человеческих и других ресурсов, предоставленных контролером проекта, и при необходимости пересматривать их;

• получить, проанализировать и интерпретировать отчеты о трудозатратах и использовании других ресурсов. Предоставить менеджеру проекта, контролеру проекта и другим менеджерам соответствующие отчеты для того, чтобы они могли принимать управляющие решения;

• удостовериться, что фиксируемая в письменной форме и предоставляемая различными функциональными и проектными подразделениями информация верна, надежна, точна и что в работе над проектом соблюдаются все установленные процедуры;

• выявлять текущие и прогнозируемые отклонения от бюджета и норм расхода человеческих ресурсов, а также иные финансовые проблемы. В сотрудничестве с контролером проекта уведомлять об этих проблемах менеджера проекта;

• согласно установленным в подразделении или компании процедурам, ежемесячно вместе с менеджером проекта и контролером проекта готовить отчеты по выполнению контрактов на поставки - в целях внутреннего управления и для передачи высшему руководству.

Обязанности координатора по производству

Общие обязанности координатора по производству (иногда называемого руководителем проекта по производству) состоят в планировании, выполнении, отслеживании и координировании производственных процессов в рамках проекта (или проектов - когда оказывается целесообразным координировать несколько контрактов).

Специальные обязанности

Координатор по производству обязан:

• до передачи в производственные подразделения изучать все инженерно-технические документы, чтобы удостовериться, что они полны, технологичны и что все изменения задокументированы в виде формальных запросов на техническое изменение;

• принимать участие в разработке укрупненных календарных планов проекта на фазах подготовки предложения, проведения переговоров и выполнения проекта, уделяя особое внимание требованиям к инженерно-техническим документам, спискам критических деталей, требованиям к оборудованию и т.д., чтобы гарантировать соответствие требованиям поставки;

• отслеживать все затраты по проектам, чтобы удостовериться в соответствии этих затрат запланированным. Анализировать отклонения от бюджета и рекомендовать корректирующие действия. Собирать необходимую информацию и готовить оценку стоимости всех производственных операций до их завершения;

• разрабатывать подробные календарные планы для назначенных проектов (или руководить такой разработкой), координируя действия производственных подразделений и служб, решающих задачи инженерно-технического сопровождения продукта, планирования материалов, снабжения, складирования, сборки, тестирования, контроля качества, транспортирования, чтобы обеспечить выполнение сводного календарного плана проекта в пределах бюджета. Предоставлять в функциональные подразделения соответствующую информацию и календарные планы для инициации необходимых действий;

• утверждать все разрешения на отгрузку продукции по соответствующим проектам;

• обеспечить взаимодействие менеджера проекта с производственными подразделениями, внимательно отслеживать ход производственных работ по соответствующим проектам и сравнивать его с плановым, нести непосредственную ответственность за соответствие хода производственных работ укрупненным календарным планам, готовить отчеты о состоянии производственных работ, а также информацию, необходимую для выработки текущей оценки стоимости до завершения проекта;

• принимать меры в рамках должностных полномочий и излагать рекомендации по выбору и применению корректирующих действий в производственных подразделениях для предотвращения сбоев и задержек выполнения календарного плана. Получать от менеджера проекта разрешения на дополнительные производственные затраты;

• координировать запросы на уточнение степени влияния изменений, вносимых в контракт, на производственные процессы;

• принимать участие в подготовке и утверждении специальных операционных процедур;

• анализировать все инженерно-технические документы и уведомления о технических изменениях, оказывающих влияние на ход исполнения соответствующих проектов. Принимать участие в работе Комитета по управлению изменениями;

• представлять менеджера проекта на совещаниях Комитета по закупкам/ изготовлению.

Обязанности менеджера по вводу в эксплуатацию (внедрению)

Менеджер по вводу в эксплуатацию или лицо с аналогичными обязанностями несет всю ответственность за строительство объекта, монтаж, тестирование, техническую поддержку в течение оговоренного периода и передачу заказчику "под ключ" всего введенного в эксплуатацию оборудования и соответствующей документации. Выполнение этих обязанностей подразумевает прямой контроль (при помощи соответствующих менеджеров и непосредственных руководителей) всего персонала компании и субподрядчика, выполняющих работы по вводу в эксплуатацию.

Специальные обязанности

Менеджер по вводу в эксплуатацию должен:

• участвовать в разработке укрупненных календарных планов проекта на фазах внесения предложений, проведения переговоров и выполнения проекта, уделяя особое внимание разработке графиков поставок оборудования, распределению человеческих ресурсов и специальным потребностям в оборудовании для тестирования;

• оценивать затраты по вводу продукта в эксплуатацию с точки зрения соответствия требованиям контракта. Анализировать отклонения и рекомендовать те или иные корректирующие действия. Собирать необходимую информацию и готовить оценку стоимости до завершения ввода в эксплуатацию;

• разрабатывать детальные календарные планы по всем операциям внедрения или руководить такой разработкой. Координировать графики поставок оборудования производственными отделами и субподрядчиками с графиками получения, инспектирования и тестирования, а также с процедурами приемки заказчиком, соблюдая требования, предъявляемые к транспортировке и импорту/экспорту, для того чтобы обеспечить выполнение укрупненного календарного плана и бюджета. Доводить информацию и календарные планы до сведения всех функциональных подразделений, чтобы они могли предпринять соответствующие действия;

• обеспечивать связь менеджера проекта с подразделениями инсталляции (монтажа) и внедрения, внимательно отслеживать все операции по вводу в эксплуатацию и нести ответственность за соблюдение календарного плана. Готовить отчеты о ходе операций по вводу в эксплуатацию;

• принимать меры и давать рекомендации по корректирующим действиям при внедрении, чтобы преодолеть отставания по расписанию. Получать одобрение менеджера проекта на выделение дополнительных средств на операции ввода в эксплуатацию;

• координировать запросы на разъяснения по поводу характера вносимых в контракт изменений и степени их влияния на ввод конечного продукта в эксплуатацию.

Приведенные выше примеры обязанностей могут быть использованы при дополнении описаний обязанностей других членов команды проекта.