4.4. Собрания граждан

В соответствии с Уставом муниципального образования глава отчитывается перед жителями муниципального образования о деятельности администрации либо на собрании жителей МО, либо через средства массовой информации.

Встречи главы с населением (собрания граждан муниципального образования) проходят раз в квартал. При необходимости они могут проводится дополнительно, вне плана.

В собраниях граждан также могут принимать участие глава муниципального образования, глава района, глава администрации района, их заместители, руководители структурных подразделений администрации, представители различных организаций (в зависимости от тематики заседания), представители РОВД и прокуратуры, депутаты Совета МО, депутаты Собрания муниципального района.

Организационную подготовку встреч осуществляет заместитель главы администрации муниципального образования.

Обращения, принятые собранием граждан, подлежат обязательному рассмотрению органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления, к компетенции которых отнесено решение содержащихся в обращениях вопросов, с направлением письменного ответа.

Итоги собрания граждан подлежат официальному опубликованию (обнародованию).

4.5. Подготовка и проведение мероприятий местного значения

К мероприятиям местного значения относятся празднование памятных дат, проведение торжественных церемоний, встреч, выставок, ярмарок и т.д.

Проведение местных мероприятий согласовывается с главой посредством служебной записки, которую подает заместитель главы или специалисты администрации МО.

В записке указываются повестка дня, докладчик, место и время проведения мероприятия, состав участников, ответственные за проведение мероприятия лица, смета предполагаемых расходов.

Подготовка и проведение мероприятия осуществляется муниципальными служащими, на которых возложено указанное полномочие.

4.6. Администрация Лысогорского муниципального образования в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами области, Уставом МО и нормативными правовыми актами Совета, издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Саратовской области, а также распоряжения по вопросам организации работы местной администрации.

Правовые акты администрации поселения нормативного характера оформляются постановлениями, ненормативного характера - распоряжениями.

Нормативные правовые акты администрации поселения обязательны для исполнения всеми расположенными на территории поселения предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их организационно-правовых форм, органами местного самоуправления и гражданами.  

5. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ФИНАНСИРОВАНИЕ, СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

5.1. Штатное расписание и финансирование администрации Лысогорского муниципального образования

Штатная численность и штатное расписание администрации, финансируемых из местного бюджета, утверждается Советом Лысогорского муниципального образования в соответствии с расходами, предусмотренными в местном бюджете на содержание администрации.

Штатная численность администрации Лысогорского муниципального образования составляет 8 человек (рис. 1).

Рис. 1. Структура кадрового состава администрации Лысогорского МО

Основное назначение аппарата управления состоит в умении практически организовать необходимую населению муниципального образования деятельность. В этих целях на территории муниципального образования наряду с выборными представительными органами (Совет) образуется аппарат муниципального управления (администрация).

5.2. Система документооборота

Организацию делопроизводства, создания и оформления, правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их исполнением и списанием «В дело» в администрации Лысогорского муниципального образования регламентирует инструкция по делопроизводству, которая разработана в соответствии с нормативными правовыми актами РФ, Саратовской области, инструкцией по делопроизводству в администрации Лысогорского муниципального района Саратовской области.

5.2.1. Прием и регистрация поступающих документов

Поступающая корреспонденция принимается и учитывается специалистом администрации Лысогорского МО.

При приеме корреспонденции нарочным методом, в разностной книге отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ.

При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте проставляется буквенный индекс –«ошибочно засланная».

Вся поступающая служебная корреспонденция в день ее получения подлежит регистрации, за исключением периодических изданий, книг, рекламных материалов, поздравительных писем, телеграмм, пригласительных билетов, оперативной отчетности, анонимной корреспонденции и корреспонденции без обратного адреса.

Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы передаются без обработки по принадлежности.

Пакеты с надписью «Лично» не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются.

Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом, конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа).

На документах, поступивших до 16 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 16 часов - регистрационный номер с датой следующего дня, поступивших после 16 часов в пятницу или в выходные и праздничные дни- первого следующего за ними рабочего дня.

В правом нижнем углу первого листа документа проставляется дата регистрации документа и входящий номер. На невскрываемых письмах регистрационный номер проставляется на конвертах.

Договора и соглашения, подписываемые главой администрации МО, подлежат регистрации путем присвоения порядкового регистрационного номера, который располагается под подписью главы администрации МО.

Один экземпляр договора хранится в делах администрации Лысогорского муниципального образования.

После регистрации документа они передаются главе администрации.

5.2.2. Порядок и сроки рассмотрения документов

Корреспонденция, поступившая в администрацию Лысогорского муниципального образования должна рассматриваться в день ее получения.

Документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюциях. В случаях, если не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в 30-дневный срок со дня его получения.

Отметка об отправлении документа «В дело» помещается на нижнем поле первого листа этого документа. Отметка «В дело» свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

5.2.3. Общие требования к составлению и оформлению документов

Постановления, распоряжения, протоколы, акты, письма, которые готовятся в администрации Лысогорского муниципального образования и регламентируют организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Подготовку проектов постановлений и распоряжений администрации Лысогорского муниципального образования осуществляет главный специалист администрации.

5.2.4. Оформление документов заседаний и совещаний

Ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях оформляется протоколом, в котором указывается дата, время и место его проведения, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.

5.2.5. Регистрация и отправка документов

Исходящая корреспонденция регистрируется в соответствующем журнале. Исходящему документу присваивается порядковый номер.

Перед отправкой документов проверяется наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе.

5.2.6. Составление номенклатуры дел, последующее хранение и использование документов

Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации муниципального образования, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел ежегодно разрабатывается и согласовывается с сектором по делам архивов администрации Лысогорского муниципального района.

Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в процессе деятельности администрации МО.

Каждая статья номенклатуры дел имеет свой индекс, содержит заголовок дела и срок хранения.

Дела в номенклатуре дел располагаются по степени значимости включенных в них документов.

Номенклатура дел ежегодно в конце каждого года /не позднее 25 декабря/ уточняется, при необходимости в нее вносятся соответствующие изменения и дополнения.

В течении года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения по согласованию с сектором по делам архивов.

На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, куда группируются документы по мере исполнения.

В каждый том /дело/ подшивается не более 250 листов. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним номером.

Для дел постоянного срока хранения в конце каждого тома делается заверительная надпись, в которой указывается количество листов, дата и разборчивая подпись сотрудника, оформляющего дело.

На обложке дела помещаются следующие реквизиты:

заголовок, номер дела, начальная и конечная дата и количество листов в нем.

На корешке дела указывается заголовок, с какого по какой номер документов и год.

Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

В архив района передаются дела для постоянного хранения через 5 лет после завершения их в делопроизводстве.