4.7. Профессионалы советуют
Подготовка и использование описания конкретных работ (должностных инструкций) (Preparing and Using Job Descriptions)
Описание работ помогает подразделению организовать в виде отдельных работ то, что занимает большую часть времени сотрудника. Это база для подготовки целей по ключевым результатам, объемов работ по каждой функции и для каждого сотрудника. Описание работ используется для знакомства с характером работ кандидатов на замещение конкретных должностей а так же при аттестации сотрудников.
Определение.Описание работ – структурированная и фактически существующая конкретная функция (работа), а так же цели, стандарты оценок деятельности по этой функции, границы ответственности. Оно так же включает наименование должности, подразделения, подчиненность сотрудника.
Достоинства составления описания работ.
Оно: - полезно при использовании при приеме на работу, - помогает планировать цели и требования по обучению персонала, - существенно для четкого определения границ ответственности и принятия решений.
Недостатки наличия таких документов:
Они: - могут вызвать реакцию типа «Это не соответствует описанию моей работы», - требуют регулярной модернизации.
Перечень действий. 1. Информирование штаба о причинах составления нового документа, пересмотра и исправления существующего. 2. Определение ответственности. Документ должен оцениваться по ответам на следующие вопросы: - Имеет ли ответственный за работу ясную зону обслуживания? - Относится ли описание работ к реальному сотруднику? - Способен ли менеджер контролировать штат подчиненных по этому описанию? - Сколько уровней ответственности реально существует на этой работе? - Имеются ли несколько работ во многом схожих друг с другом? - Ясно ли изложены штабные и линейные функции? - Могут ли отдельные цели или дела «опущены вниз» и включены в индивидуальные описания дел нижестоящих сотрудников? - Имеются ли «бреши» в перечне выполняемых дел? 3. Сбор информации. Лицо, составляющее описание работ должно иметь следующую информацию: - что менеджмент хочет от работы, - что думает исполнитель о том, что он должен делать по описанию и что он действительно делает, - что думают другие, связанные по работе с этим сотрудником, о том, что он делает и чего не делает. Сбор осуществляется путем неформальных интервью, применение анкет допустимо, но менее желательно. 4. Составление описания работ. Оно должно содержать: а) базовую информацию: - наименование работы, должность, подразделения, - ответственный за…, - ответственный перед… - главные функциональные взаимоотношения. б) главные назначения (цель) работы, в) главные обязанности / ключевые результаты. 5. Модернизация и пересмотр документа. Описание должно отражать современность и оцениваться на предмет совершенствования: - по крайней мере через год после введения, - если должность вакантна, то для оценки ее необходимости, - после того как новый сотрудник проработал несколько месяцев и понял, что требуется модернизация документа.
Что надо и чего не надо делать при составлении описания работ.
Надо: - включать текущих сотрудников, выполняющих рассматриваемую работу, - проверять практику работы в «окружающей среде», - регулярно пересматривать описания.
Не надо: - забывать информировать штаб фирмы об отмене, модернизации описаний, - исключать инициативу сотрудников.