453207

ТЕМА 8. РЕГУЛЮВАННЯ І КОНТРОЛЮВАННЯ ЯК ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

Часом причиною істотних відхилень можуть ставати самі стандарти. Врешті решт стандарти засновані на планах, а останні є лише очікуваннями керівництва стосовно майбутніх станів організації. Тому корегування планів (це звичайна процедура у більшості організацій) вимагає відповідного перегляду стандартів.

Успішні організації часто змушені переглядати свої плани та робити їх більш оптимістичними. У випадку несприятливої економічної ситуації (стагнації ринків, рецесії економіки, зменшення купівельної спроможності споживачів або посилення конкуренції) фірми часто вдаються до корегування своїх планів в бік зменшення очікуваних показників, що також супроводжується відповідним зменшенням рівня стандартів. Також необхідно переглядати стандарти, які не відповідають ситуації – надто складні і суворі вимоги для нового бізнесу зроблять марними зусилля співробітників фірми та позбавлять їх мотивації до праці. У той самий час встановлення занижених стандартів для робітників призведе до постійного перевиконання планів, зменшення зусиль з боку співробітників та до збільшення витрат організації (внаслідок необхідності додаткового заохочення працівників за перевиконання планів). Тому ідеальним є той стандарт, який виконується, а відхилення у більшу або меншу сторону від нього мають бути предметом уваги менеджера (керівника) організації.

У менеджменті визначають три основні види контролю –

попередній, поточний та підсумковий (рис. 8.5).

Попередній		Поточний		Підсумковий
контроль		контроль		контроль
		Час

Рис. 8.5 - Основні види контролю

Попередній контроль здійснюється менеджерами організації до моменту фактичного початку робіт. Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація встановлених керівництвом правил, процедур та ліній поведінки працівників. Суворе дотримання правил та лінії поведінки дозволяють визначити лояльність персоналу до організації та забезпечити її рух у обраному напрямку. Попередній контроль в організаціях застосовується до людських, матеріальних і фінансових ресурсів. Метою попереднього контролю є перевірка відповідності стану об’єкту управління визначеним вимогам, без дотримання яких реалізація управлінських рішень стає неможливою.

251

Бардась А.В., Бойченко М.В., Дудник А.В. Менеджмент

Поточний контроль здійснюється безпосередньо під час виконання завдань працівниками організації та базується на вимірі фактично досягнутих результатів та виявленні відхилень від стандартів. Для здійснення поточного контролю має бути налагоджений надійний канал зв’язку між апаратом управління та робочими групами організації.

Під час підсумкового контролю керівництво отримує інформацію про стан системи (результати роботи) після завершення роботи. При такому виді контролю фактичні результати співставляються зі стандартами для визначення масштабу відхилень. Хоча підсумковий контроль здійснюється надто пізно для запобігання виникненню проблем, проте він виконує дві важливі функції:

1)дозволяє керівництву організації зробити висновки, необхідні для планування аналогічних робіт у майбутньому;

2)дозволяє об’єктивно та точно визначити результативність окремих підрозділів та працівників і визначити для них відповідні засоби підкріплення (систему винагороджень).

Основними принципами функції контролювання є:

1.стратегічна спрямованість контролю – контроль має відображати та підтримувати загальні пріоритети організації;

2.орієнтація на результати – кінцевою метою контролю є досягнення поставленої перед організацією мети;

3.відповідність справі – контролювати необхідно саме той вид діяльності, який цікавить керівництво;

4.своєчасність контролю – часовий інтервал між проведенням вимірів або оцінок має бути достатнім для прийняття управлінського рішення та уникнення негативних наслідків відхилення від стандартів;

5.гнучкість контролю – система контролювання має бути здатна враховувати нові фактори впливу на бізнес-процеси та адаптуватися до змін середовища.

6.простота контролю – контролювання має бути зрозуміле як суб’єктам, так і об’єктам управлінського процесу, оскільки найпростіші методи контролю краще працюють та дешевше коштують;

7.економічність контролю – будь-яке контролювання не може коштувати більше, ніж ефект від нього, оскільки надмірні витрати на тотальний контроль позбавляють організацію ефективності та результативності (саме для цього застосовується контролювання за принципом виключення).

Модель процесу контролювання наведено на рис. 8.6.

252

ТЕМА 8. РЕГУЛЮВАННЯ І КОНТРОЛЮВАННЯ ЯК ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

Чи відповідає

Нічого не

Оцінка

результат

робити

відхилень та

стандарту

ТА

прийняття

управлінського

НІ

рішення

Чи припустиме

Нічого не

дане

робити

Вимірювання

відхилення від

ТА

фактичних

НІ

показників

роботи

Чи досяжний

Визначенн

сам стандарт

ТА

я причини

Функція

Визначення

НІ

відхилення

планування і

стандартів

Перегляд

функція

Впровадження

стандартів

організуванн

управлінських

заходів для

усунення

відхилень

Рис. 8.6 – Модель процесу контролювання

У випадку недотримання менеджментом організації принципів контролювання та створення системи тотального контролю діяльності підлеглих, це може призвести до:

формування орієнтованої на контроль поведінки – підлеглі виконують лише окремі роботи, які безпосередньо контролюються керівництвом, та нехтують завданнями, де подібного спостереження не проводиться;

надання підлеглими недостовірної інформації – страх негативних наслідків контролювання спонукає людей викривляти інформацію про результати своєї роботи.

Для підвищення дієвості та надійності контролю менеджерам пропонують робити наступне [47]:

встановлювати обґрунтовані та зрозумілі співробітникам стандарти;

налагоджувати двостороннє спілкування між підлеглими та керівниками;

уникати надмірного контролю та надавати підлеглим шанс

253

Бардась А.В., Бойченко М.В., Дудник А.В. Менеджмент

відчувати відповідальність за результати власної роботи; встановлювати чіткі та досяжні стандарти; винагороджувати підлеглих за дотримання стандартів.

РЕЗЮМЕ

Четверта загальна функція менеджменту – функція контролювання – безпосередньо пов’язана з діяльністю, яку ми називаємо регулюванням. Регулювання передбачає здійснення керівником заходів з підтримання заданих параметрів у динамічній системі управління. Для цього застосовується дисциплінарне, розпорядницьке та стабілізуюче регулювання.

Функцію контролювання здійснюють всі керівники, починаючи з моменту створення організації. Функція контролювання має забезпечити досягнення встановлених організацією цілей з оптимальними витратами ресурсів. Зазвичай говорять, що метою функції контролювання є забезпечення результативності та ефективності організації. Для цього керівники визначають стандарти (цілі), здійснюють вимірювання фактично досягнутих результатів та їх співставлення зі стандартами, а також визначають масштаб відхилень та приймають рішення про необхідність коригуючих дій для виправлення ситуації. Контроль здійснюється постійно, але в залежності від часу проведення розрізняють контроль попередній, поточний та підсумковий. Всі види контролювання мають відповідати наступним принципам: бути простими, економічними, гнучкими, своєчасними, стратегічно спрямованими та орієнтованими на конкретний вид діяльності.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1.Дайте визначення функції регулювання.

2.Що є завданнями регулювання у менеджменті?

3.Описати етапи процесу регулювання.

4.Пояснити зміст стабілізуючого регулювання.

5.Пояснити зміст розпорядницького регулювання.

6.Пояснити зміст дисциплінарного регулювання.

7.У чому полягає сутність підходів Оучі до побудови систем контролювання?

8.Поясніть необхідність управлінського контролю в організації.

9.Опишіть етапи управлінського контролю в організації.

10.Які існують види контролю в організації?

11.Поясніть сутність контролювання за принципом виключення.

12.Назвіть основні принципи контролювання у менеджменті.

13.Чим загрожує організації створення системи тотального контролю діяльності підлеглих?

254

ТЕМА 8. РЕГУЛЮВАННЯ І КОНТРОЛЮВАННЯ ЯК ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

14. Якими є рекомендації для створення дієвої та ефективної системи контролювання в організації?

ТЕСТОВІ ЗАПИТАННЯ

1. Методична допомога працівникам та забезпечення їх інформацією

щодо особливостей виконання майбутньої роботи називається:

а) інструктивним регулюванням; б) нормативним регулюванням;

в) розпорядницьким регулюванням; г) дисциплінарним регулюванням.

2. Орієнтована на контроль поведінка проявляється у:

а) викривленні інформації та виконанні лише необхідних робіт; б) зростанні зацікавленості підлеглих у результативності праці ; в) покращенні систем зворотного зв’язку в організації;

г) збільшенні продуктивності та інтенсивності праці співробітників.

3.Який вид контролю використовується при прийомі працівників на роботу:

а) попередній; б) безперервний; в) поточний; г) періодичний.

4. Кінцевою метою контролю є:

а) результативність; б) ощадливість; в) економічність; г) ретельність.

5.Найбільш складним та витратним елементом процесу контролю є:

а) вимірювання результатів робіт та їх співставлення зі стандартами; б) визначення стандартів як переліку конкретних робочих цілей; в) оцінка інформації про операційної стан системи та її верифікація;

г) прийняття управлінського рішення та забезпечення його реалізації.

6.Якщо досягнуті результати регулярно перевищують нормативні цілі, менеджер повинен:

а) переглянути встановлені плани для підвищення рівня цілей; б) винагородити робітників за перевиконання нормативних цілей;

в) покарати працівників за недотримання встановленого рівня цілей; г) переглянути встановлені плани для зменшення рівня цілей.

7.Метод контролювання за принципом виключення – це:

а) спрацьовування системи лише за наявності помітних відхилень від стандартів; б) залишення поза увагою керівника проблемних питань; в) відмова від стандартів у разі неможливості їхнього дотримання;

г) спрацьовування системи при найменшому порушенні стандарту.

255

Бардась А.В., Бойченко М.В., Дудник А.В. Менеджмент

КОНКРЕТНА СИТУАЦІЯ

Приватне підприємство «ForKidsUA» - українська компанія, яка займається виробництвом і реалізацією дитячого одягу, останні 20 років представлена на вітчизняному ринку. Підприємство «ForKidsUA» формує ланцюг від розробки дизайну і лекал, виробництва продукції і до дистрибуції у великі мережі дитячих магазинів по всій країні.

Підприємство було засноване в 1991 році, його очолює Смирнов А.П. Ідея цієї компанії зародилася ще в студентські роки, так що після закінчення ВНЗ, А.П. найняв до себе на роботу своїх студентських друзів. З часом всі стали керівниками різних відділів. На сьогоднішній день сам А.П. очолює відділ «Стратегічного розвитку», він займається проектами різного роду, зокрема і технічним оснащенням виробничих потужностей. Ось і настав такий момент, коли стало необхідним термінове застосування розробки в процес виробництва. Підійнялось питання про фінансування програми та пошуку засобів «зі своєї кишені».

Довгий час неможливо було добитися від керівників відділів проекту загального бюджету, так як корпоративних зборів, де обговорювалися загальні майбутні витрати не відбувалися. Вони сприйняли це розпорядження як спробу викриття в перевищенні або необґрунтованості розрахунку витрат, акцентували увагу на недовіру з боку їхнього друга.

Кілька місяців керівництво підприємства було зайнято з'ясуванням стосунків між собою, складання проекту загального бюджету затягнувся на довго, що призвело до уповільненого впровадженню новітніх розробок. В результаті компанія втратила шанс обігнати своїх безпосередніх конкурентів, що й призвело до підриву стратегії підприємства в цілому, а отже і в недоотриманні прибутку. Сформована ситуація виникла через брак інформації та відсутності контролю з боку директора. Після усунення наслідків, директор став регулярно вимагати від своїх підлеглих звітів і відомостей від виконаної роботи, в норму увійшли зборів, на яких обговорювалися успіхи, невдачі, загальний бюджет і заохочення.

ЗАПИТАННЯ:

1.Як ви думаєте, яку помилку зробив директор в першу чергу?

2.Як мав себе повести А.П., коли чекав кілька місяців бюджету витрат і не міг впровадити бажане обладнання у виробництво?

3.Чи справді була відсутня необхідність у зборах, де обговорювалися питання різного характеру?

256

ТЕМА 9. ІНФОРМАЦІЯ ТА КОМУНІКАЦІЇ У МЕНЕДЖМЕНТІ

ТЕМА 9. ІНФОРМАЦІЯ ТА КОМУНІКАЦІЇ У МЕНЕДЖМЕНТІ

Мета – ознайомити студентів з вимогами до управлінської інформації та комунікаційними процесами в організації.

Студенти мають вміти:

1.Класифікувати управлінську інформацію.

2.Знати вимоги до управлінської інформації та розуміти їх зміст.

3.Розрізняти види інформації в менеджменті.

4.Розуміти поняття «носій інформації». Класифікувати носії інформації за тривалістю зберігання.

5.Надати визначення категоріям «комунікаційний процес» та «мета комунікаційного процесу».

6.Назвати елементи комунікаційного процесу.

7.Описати етапи комунікаційного процесу.

8.Назвати основні перешкоди у міжособистісних комунікаціях.

9.Назвати основні перешкоди в організаційних комунікаціях.

10.Визначати вид конфлікту за функціональними наслідками.

11.Описати типологію конфліктів.

12.Описати структурні та міжособистісні способи управління конфліктом.

9.1 Значення інформації в управлінні організацією

Про що пишемо: Інформація, її види та роль у менеджменті. Класифікація інформації. Вимоги до управлінської інформації. Носії інформації.

Узагальному розумінні інформацією (від лат. informatio - роз’яснення, виклад) є відомості, які передаються людьми усним, письмовим або іншим способом. Менеджмент розглядає категорію управлінської інформації як нові корисні дані, що надходять в інформаційні канали та підтверджують або змінюють управлінські рішення менеджерів [21].

Уменеджменті інформація класифікується за наступними ознаками:

•функціональним змістом (економічна, правова, технічна, соціальна тощо);

•формою подання (візуальна, аудіо, паперова);

•призначенням (одно цільова – пов'язана з вирішенням однієї конкретної проблеми, багатоцільова – для вирішення декількох різних проблем);

•ступенем готовності для використання (первинна, проміжна, кінцева інформація для прийняття управлінських рішень);

•ступенем важливості (важлива, бажана, фонова);

•повнотою (часткова, комплексна);

•характером використання (універсальна, індивідуалізована);

•ступенем надійності (недостовірна, вірогідна);

•джерелами (зовнішня, внутрішня);

• засобами розповсюдження (особистий контакт, телефон,

257

Бардась А.В., Бойченко М.В., Дудник А.В. Менеджмент

документ, повідомлення через мережу Internet, інші засоби теле- , відеота медіакомунікацій)

• терміном використання (постійна, змінна, оперативна, прогнозна).

Для прийняття управлінських рішень менеджерам необхідно отримати внутрішню та зовнішню інформацію стосовно певного питання. Така інформація може бути отримана з формальних (звітів, досліджень) або неформальних (чутки, розмови, спостереження) джерел. Оскільки менеджери зазвичай діють в умовах інформаційних перевантажень, важливим стає визначення релевантної інформації.

Релевантна інформація (від англ. relevant - такий, що має стосунок до справи) – це дані, які стосуються лише визначеної проблеми, людини, роботи або періоду часу.

Описання вимог менеджерів до інформації (її характеристики) представлено у табл.9.1.

Таблиця 9.1 – Вимоги до управлінської інформації [21]

Показник	Вимірник			Визначення
1		2		3
Обсяг інформації	Кількісна			Кількість (слів, знаків,
	характеристика			рядків, сторінок, байт)
	даних,	переданих,
	одержаних		та
	перероблених		у
	організаційних
	системах
Корисність	Ступінь впливу			Вартість інформацій-
(інформативність)	інформації на			ного ресурсу або еко-
	виробничі та			номія на інших ресур-
	управлінські процеси,			сах (грошові одиниці)
	на функціонування
	організації у цілому
Якість (достовірність)	Здатність	інформації		Відсоток	реальних
	давати	істинне	та	(достовірних) даних у
	повне уявлення		про	загальному	обсязі
	об'єкти або процеси,			інформації
	не містити прихованих
	помилок
Інтенсивність	Обсяг	корисних		Відсоток	корисної
(насиченість)	відомостей, що			інформації у

258

ТЕМА 9. ІНФОРМАЦІЯ ТА КОМУНІКАЦІЇ У МЕНЕДЖМЕНТІ

Продовження табл. 9.1

1	2		3
	містяться в	одиниці	загальному	обсязі
	інформації		(стосовно	фонового
			«шуму»)
Оперативність	Властивість		Час передачі, прийо-
(своєчасність)	інформації		му, обробки та збере-
	втрачати свою		ження інформації
	цінність та
	застарівати (ставати
	неактуальною)
Захищеність	Належність	інформації	Ступінь	таємності
(відкритість)	«власнику» та її захист		або	відкритості
	від несанкціонованого		інформації
	доступу

Недостовірність інформації може бути зумовлена декількома причинами, основною з яких є ненадійність джерела та самого змісту інформації. Для підвищення надійності інформації керівнику необхідно:

•підвищувати надійність власних джерел інформації;

•підвищувати надійність каналів передачі інформації;

•використовувати альтернативні джерела інформації;

•дублювати інформаційні канали.

З обсягом та корисністю інформації безпосередньо пов’язана її насиченість – відсоток корисних відомостей, що міститься у загальному обсязі інформації, що була передана, прийнята та оброблена за одиницю часу.

Для підвищення насиченості інформації застосовують такі методи:

•групування;

•візуалізацію;

•розподілений доступ;

•дублювання важливих повідомлень;

•акцентування.

Особливою категорією є публічна інформація. Публічною називають відображену та задокументовану будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформацію, що була отримана або створена в процесі виконання суб'єктами владних повноважень передбачених законодавством обов'язків або яка знаходиться у володінні суб'єктів владних повноважень. Доступ до публічної інформації є відкритим, а виключенням відомостей з обмеженим доступом. Такі відомості поділяються на конфіденційну, таємну та службову інформацію [1]:

259

Бардась А.В., Бойченко М.В., Дудник А.В. Менеджмент

•Конфіденційна інформація – це відомості, доступ до яких обмежено фізичною або юридичною особою (крім суб'єктів владних повноважень) та яка може поширюватися у визначеному особою порядку за її бажанням відповідно до передбачених умов.

•Таємна інформація – це відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, а їхнє розголошення завдає шкоди особі, суспільству або державі. Таємною визнається інформація, яка містить державну, професійну, банківську таємницю, таємницю слідства та іншу передбачену законом таємницю.

• Службова інформація – це відомості, які містяться у документах суб'єктів владних повноважень та становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації (якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень).

Носій інформації – це матеріальний об'єкт або середовище, здатний тривалий час зберігати у своїй структурі занесену до нього (на нього) інформацію. За походженням носій інформації може являти собою каміння, деревину, папір, метал, пластмаси, напівпровідники (кремній тощо), магнітну стрічку (бобіни, касети), матеріали зі спеціальними властивостями та електромагнітні випромінювання.

За тривалістю зберігання інформації носії класифікуються на:

•призначені для довгострокового зберігання (неможливість виконання функції носія інформації зумовлюється випадковими обставинами);

•призначені для короткострокового зберігання (неможливість виконання функції носія зумовлено природними процесами, які призводять до неминучої деградації носія).

Узв’язку зі швидким оновленням технічних засобів обробки інформації серйозною проблемою стає забезпечення доступу до тих даних, які зберігаються на застарілих носіях. Так, свого часу американська аерокосмічна агенція NASA опинилася у складній ситуації внаслідок неможливості зчитування записів про польоти людини на Місяць. Причиною цього було те, що розмови астронавтів з Центром управління на Землі було записано на комп’ютерних бобинах (електромагнітних стрічках), які вже давно припинили виробляти, так само як і комп’ютери для них. Хоча самі бобини добре збереглися, у NASA не залишилося жодного старого комп’ютеру, який би міг відтворити записану на магнітних стрічках інформацію. Вихід було знайдено випадково – в університетському музеї Австралії дивом зберігся старий комп’ютер необхідної моделі. Відтепер у Сполучених

260