Інформаційно-комунікаційне забезпечення фінансової діяльності навчальний посібник

До складу технічних засобів електронного офісу (ЕО) входять наступні технічні засоби:

1)декілька персональних комп'ютерів, об'єднаних між собою каналами зв'язку, які становлять сегмент загальної локальної обчислювальної мережі підприємства;

2)друковні пристрої;

3)засоби зв'язку для організації обміну інформації із зовнішніми економічними об'єктами;

4)засоби копіювання документів та інша оргтехніка, залежно від функціональних завдань, що вирішуються фахівцями ЕО;

5)сканери, проекційне обладнання для проведення презентацій

іт. д [46].

Для організації інформаційних технологій фінансової діяльності в електронному офісі необхідна наявність програмної платформи, базовими елементами якої є:

системне програмне забезпечення для організації процесу комп'ю- терної обробки інформації та взаємодії між комп'ютером і користувачем;

офісне прикладне програмне забезпечення.

Системне програмне забезпечення включає операційну систему (ОС), сервісні програми, програми технічного обслуговування.

Переважно використовують ОС Microsoft Windows у якості ОС персональних комп'ютерів. Це багатофункціональна ОС з розвиненим графічним інтерфейсом, стійка в роботі, вона підтримує всі види моніторів, принтерів. Більшість офісних програм і системи мультимедіа працюють тільки в цьому середовищі.

До базового офісного прикладного програмного забезпечення належать: текстові редактори (процесори), табличні процесори, СУБД, комунікаційні програми. Офісні програми використовуються як самостійно, так і у складі спеціалізованих інтегрованих пакетів прикладних програм.

Інтегрований пакет прикладних програм (ІППП) – це декілька взаємопов'язаних програм, що мають однаковий інтерфейс, і об'єднаних на рівні документів [46].

На сьогодні на ринку програмних продуктів є спеціалізовані ІППП, до складу яких входять основні базові програми для вирішення офісних завдань. До найбільш популярних офісним ІППП належать MS Office фі-

рми Microsoft і Lotus Notes фірми Lotus Development. Кожен з офісних па-

кетів містить текстовий редактор (в MS Office це Word), табличний про-

цесор (в MS Office – Excel), і СУБД (в MS Office – Access). 151

В ІППП входять програми, які взаємодіють між собою, і мають однотипний інтерфейс (однотипне оформлення та схожі прийоми роботи). Взаємодія програм здійснюється на рівні документа. Це означає, що документ, розроблений в одній програмі, можна експортувати в іншу програму пакета і за необхідності вносити в нього зміни.

До складу ЕО також додатково можуть входити: програма складання й аналізу розкладів;

програма для проведення презентацій (демонстраційна графіка); графічний редактор; програма перекладу текстів з однієї мови на іншу і т. д.

Основними функціями електронного офісу є формування електронного документа та організація електронного документообігу в фірмі.

Необхідність роботи з документами, матеріалами, базами даних конкретного підприємства (організації) в домашніх умовах, у готелі, транспортних засобах привела до появи віртуальних офісів. Інформаційні технології віртуальних офісів ґрунтуються на роботі локальної мережі, з'єднаної з територіальною або глобальною мережею. Завдяки цьому абонентські системи працівників організації, незалежно від того, де вони знаходяться, виявляються включеними в загальну мережу.

Віртуальний офіс (від англ. virtual office) – термін, що застосовується для офісних послуг колективного користування, які включають юридичну та/або поштову адресу організації, на яку організація може отримувати кореспонденцію. Віртуальний офіс – це загальний термін для опису послуги, яка дозволяє групі співробітників вести бізнес-діяльність, використовуючи виключно можливості мережі Інтернет [94].

Віртуальний офіс – це такий ресурс, призначений для людей, що живуть у різних країнах і працюють в різних організаціях. За допомогою нього вони можуть спільно брати участь у розробці якогось проекту або декількох проектів.

Віртуальний офіс – інструмент, що дозволяє приймати і реєструвати замовлення, заявки, бронювати квитки, здійснювати дзвінки до існуючих клієнтів, партнерів [96].

Як правило, віртуальний офіс включає:

засоби комунікацій (e-mail, месенджер, web-конференції); органайзер з календарем; сховище файлів – сервіси для збереження і спільного доступу до

файлів на веб-сервері; редактори документів;

152

базу контактів;

Wiki–систему або веб-сервіс для швидкого створення простих сайтів без знання html;

блог або форум; панель адміністрування та розмежування прав доступу (важливо

для бізнесу); засоби інтеграції із сайтом компанії, електронним магазином, фі-

нансовою системою тощо.

Основні можливості віртуального офісу:

1.Бізнес-пошта. У будь-який час доби і з будь-якого комп'ютера може бути отриманий доступ до пошти: організація зустрічей, визначення завдання співробітникам, книга з адресами всіх співробітників і клієнтів.

2.Спільна робота. Можливість керувати проектами і відстежувати результати роботи, а також єдиний доступ і колективна робота з документами.

3.Сховище документів. У цьому місці зберігається все інформація – це і документи, і листування, і презентації. Також його можна охарактеризувати як єдину базу "знань" компанії. Особливо потрібно відзначити захист від випадкового видалення.

4.Віддалений робочий стіл. Можливість мати потужний ПК, який має доступ в Інтернет, пакети прикладних програм.

5.Захист електронної пошти від вірусів і спаму. За класичної ІТ-

інфраструктури потрібен сервер, що виконує дані функції, який вимагатиме регулярного оновлення баз, коригування налаштувань і постійної уваги адміністратора. У віртуальному офісі всю роботу, пов'язану з боротьбою з вірусами і спамом, беруть на себе фахівці компанії, що надає послугу електронного офісу.

6.Безпечне і надійне зберігання документів. Усі проблеми щодо забезпечення захисту, відмовостійкості та резервного копіювання даних бере на себе компанія, що надає послугу.

7.Регулярне й централізоване оновлення серверного та клієнт-

ського ПЗ. У віртуальному офісі виключені ситуації, коли у співробітників можуть бути комп'ютери із застарілими антивірусними базами або офісним ПЗ.

8.Можливість заощаджувати витрати. За рахунок переміщення на зовнішній технологічний майданчик серверів організація може заощаджувати на витратах на обладнання та електроенергію, а за рахунок орен-

153

ди використовуваного ПЗ – істотно знизити витрати в цій сфері. Це потребує звичайних персональних комп'ютерів і доступу до мережі Інтернет.

9.Оперативне розгортання офісу в будь-якому регіоні, за умови мінімальних грошових і часових витратах.

10.Відсутність необхідності витрачати час і кошти на пошук співробітників, які відповідатимуть на типові дзвінки, всі ці процеси візьмуть на себе оператори Контакт-центру компанії, що надає послугу.

11.Відсутність неприйнятих дзвінків і статусу " зайнято" в телефоні, можливість здійснювати переадресацію на будь-який номер телефону, як на стаціонарний, так і на мобільний [94; 96].

До основних недоліків віртуального офісу відносять:

активне використання віртуальних офісів шахрайськими структурами, в тому числі компаніями-одноденками, теле-магазинами, агентами з нерухомості і т. д., причому поки що тільки у Великобританії з 2002 року прийнятий і діє кодекс the MAIL fair trade scheme ("схема чесної торгівлі поштовими адресами");

доступ до бізнес-інформації структури, що надає послугу віртуального офісу, що потребує законодавчо обґрунтованих алгоритмів захисту прав інтелектуальної власності. Крім ризику витоку інформації, із суб'єктивних причин існують ризики злому сховищ даних.

Запитання і завдання для самоконтролю

Запитання

1.Назвіть основні властивості документа.

2.Що таке система документації?

3.Назвіть основні види документопотоку економічної системи.

4.Яка різниця між поняттями "документування" та "діловодство"?

5.У чому відмінність між архівом та електронним архівом?

6.Які документи у системі документації розрізняють залежно від

змісту?

7.Наведіть визначення документообігу.

8.Назвіть основні стадії автоматизації документообігу.

9.На якій стадії автоматизації документообігу використовується

ЕЦП?

154

10.Назвіть види програмного забезпечення, що використовується для автоматизації документообігу.

11.У чому основне призначення СЕД?

12.Назвіть основні компоненти СЕД.

13.Які підходи існують у процесі організації сховищ даних?

14.Перерахуйте основні типи СЕД.

15.Які основні тенденції розвитку ринку СЕД існують у світі?

16.Які основні компоненти входять до електронного офісу?

17.У чому полягає особливість функціонування віртуального офісу?

Тести

1.Процес переміщення документів одного типу від джерела виникнення або пункту обробки до споживача називається:

а) документообігом; б) документопотоком; в) документуванням.

2.Рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання, відправлення адресату або здавання в архів називається:

а) документообігом; б) документопотоком; в) документуванням.

3.Електронним офісом називається:

а) програмно-апаратний комплекс, призначений для обробки документів і автоматизації роботи користувачів у системах управління;

б) програмне забезпечення, що дозволяє здійснювати необхідні дії з інформаційного обміну і забезпечувати користувача необхідною інформацією;

в) єдиний інформаційний простір, створений на основі інформаційних технологій, що забезпечує отримання необхідної інформації, аналіз та прийняття управлінських рішень.

4. В інтегрований пакет для офісу входять програмні продукти, які взаємодіють між собою:

а) так; б) ні.

155

5.Головною відмінною рисою програм, що входять до складу інтегрованого пакета, є загальний інтерфейс користувача, що дозволяє застосовувати схожі прийоми під час роботи з різними додатками пакета:

а) так; б) ні.

6.Основні завдання, характерні для електронного офісу:

а) аналіз діяльності організації; б) збір та обробка вхідної та вихідної інформації; в) забезпечення управління.

7. Документи, що регламентують структуру, завдання та функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки й відповідальність керівництва та фахівців підприємства, називаються:

а) інформаційно-довідковими; б) організаційними; в) розпорядчими.

8. ОРД поділяють на три основні класи – організаційні, розпорядчі та інформаційно-довідкові – за наступною класифікаційною ознакою:

а) за юридичною силою; б) за вмістом; в) за змістом.

9.Документи поділяються на термінові й нетермінові за наступною класифікаційною ознакою:

а) за терміном виконання; б) за юридичною силою; в) за термінами зберігання.

10.Інформаційні технології віртуальних офісів ґрунтуються на роботі локальної мережі, з'єднаної з територіальною або глобальною мережею:

а) так; б) ні.

11.Електронний офіс передбачає:

а) постановку завдань, що базуються на прийнятті рішень в умовах неповної інформації;

б) наявність інтегрованих пакетів прикладних програм, що включають спеціалізовані програми й інформаційні технології, які забезпечують комплексну реалізацію завдань будь-якої предметної області;

в) використання вхідної і вихідної інформації для комп'ютерної обробки економічних завдань на підприємствах.

156

Практичні завдання

Завдання 5.1. На підприємстві планують розробити нові товари, необхідно оформити документ, а саме заявку на розробку й освоєння продукції, використовуючи розділ "Документы и файлы", прикріпити екземпляр документу та заповніть всі необхідні дані. Для цього створіть новий вхідний документ у програмі "1С: Документооборот 8". Для цього в розділі "Документы и файлы" на панелі дій слід вибрати "СОЗДАТЬ" → "ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ" , відкриється вікно, зображене на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Створення вхідного документа

Заповніть шапку документа, а саме такі поля, як Отправитель, Подписал, № отправителя, Адресат, Срок исполнения, Гриф, Вид, Получен, Состояние, Организация, Наименование. Обов'язкові для за-

повнення поля підкреслюються червоною лінією.

Для заповнення наступних полів використовується кнопка "Выбрать". У полі Подписал вказується особа, що підписала документ (якщо на підприємстві існує особа, відповідальна за підписання документів, наприклад, бухгалтер, то слід вказати її ім’я).

157

Поле Организация заповнюється в разі ведення документообігу для декількох організацій, які вибирають із списку.

Для присвоєння реєстраційного номера потрібно натиснути кнопку "Зарегистрировать", заздалегідь заповнивши обов'язкові поля:

Гриф (якщо в налаштуваннях програми ввімкнено виконання грифів доступу);

Вид документа (якщо в налаштуваннях програми ввімкнено використання видів вхідних документів);

Поле Состояние заповнюється автоматично або може бути змінено вручну, якщо встановлено налаштування програми "Разрешить измене-

ние состояния вручную";

Адресат – вказується, кому саме адресовано даний лист; Срок исполнения – вказується конкретна дата;

Получен – вказується, в який спосіб був доставлений документ; Наименование – короткий зміст документа.

Завдання 5.2. На підприємство прийняли нового працівника Сидоренка Івана Івановича. Для нього потрібно створити внутрішній документ "Трудовий договір", зареєструвати та відправити його на підписання керівникові підприємства.

Щоб створити внутрішній документ у програмі "1С: Документооборот 8", необхідно натиснути у розділі "Документы и файлы" вкладку "Внутренние документы", після чого відкриються папки підрозділів підприємства.

Створюється внутрішній документ у папці того підрозділу, якого він стосується, наприклад вхідним документом була заява про прийом на роботу, вихідним документом – лист, у якому повідомляється, що прийнято на роботу працівника, а внутрішнім – трудовий договір, який ство-

рено в папці "Отдел персонала" → "Трудовые договоры". Щоб створити документ необхідно виділити папку, в яку буде поміщено внутрішній документ, потім натиснути кнопку "Создать", після чого відкриється новий внутрішній документ, поля якого слід заповнити і прикріпляється доку-

мент "Трудовой договор сотрудника Ледовской Е. В." (рис. 5.4). Потім зберігається і закривається документ натисканням на кнопку "Записать и закрыть".

158

Рис. 5.4. Заповнений внутрішній документ

Завдання 5.3. Встановіть відповідність між двома стовпчиками табл. 5.1.

Таблиця 5.1

Вихідні дані для завдання 5.3

Термін	Визначення
Паперова форма документообігу	Тип СЕД забезпечує надсилання даних через
	Інтернет / intranet / extranet
Безпаперова форма	Призначена для зберігання набору полів, що
документообігу	характеризують документ
Компонента СЕД – сховище	Усі етапи документ проходить в паперовій фо-
карток документів	рмі
Системи управління інформацією –	Уперше використовується поняття електронно-
портали	го документа
Системи управління	Забезпечують можливість додавати до СЕД нові
зображеннями / образами	функції або вдосконалювати наявні
Властивість СЕД – відкритість	Здійснюється конвертація відсканованої з па-
	перових носіїв інформації в електронну форму

Література: [21; 25; 26; 28; 31; 38; 42; 44; 46; 67; 69; 74; 77; 79; 80; 94; 96; 99; 101; 103; 125; 126; 130; 139; 141; 143; 147; 153].

159

Розділ 2. Інформаційні системи обробки фінансової інформації на підприємствах

Тема 6. Інформаційні системи електронної комерції

Мета – вивчення теоретичних основ і принципів використання технологій електронного бізнесу.

Основні питання

6.1.Інформаційні технології електронного бізнесу.

6.2.Класифікація систем електронної комерції.

6.3.Інформаційні технології мобільних пристроїв. Мобільна комер-

ція.

Компетентності, що формуються за темою:

знання: сутності електронного бізнесу, сутності електронної комерції, переваг електронної комерції, класифікації систем електронної комерції, поняття "мобільної" комерції;

уміння: визначати можливість та необхідність застосування електронної комерції, досліджувати світовий досвід розвитку електронної комерції;

комунікації: донесення до фахівців і нефахівців інформації, проблем, рішень та власного досвіду в галузі використання можливостей електронної комерції у фінансовій сфері;

автономність та відповідальність: управління комплексними дія-

ми з обрання та впровадження систем електронної комерції в діяльність суб'єктів підприємництва.

Ключові терміни: інформаційний портал, корпоративний портал, контент, електронний бізнес, електронна комерція, інтернет-магазин, Web-вітрина, платіжні системи, мобільна комерція, мобільний банкінг, мобільні платежі, мобільний контент.

160