Інформаційно-комунікаційне забезпечення фінансової діяльності навчальний посібник

створення, друк і зберігання електронних копій первинних банківських і касових документів;

отримання різних типів звітів у паперовій формі;

можливість формування звітних форм для проведення фінансового аналізу підприємства за даними бухгалтерського обліку тощо. [85].

8.2. Характеристика завдань бухгалтерського обліку

У складі програмних продуктів, що реалізують функції бухгалтерського обліку, можна виділити наступні комплекси бухгалтерських завдань.

1.Касові і розрахунково-фінансові операції (операції по касі, операції з банком, розрахунки з підзвітними особами, розрахунки з дебіторами і кредиторами і т. д.).

2.Облік матеріальних цінностей (прихід матеріалів на склад, облік видання матеріалів у виробництво, відпускання матеріалів, складання аналітичних відомостей руху матеріальних цінностей і т. д.).

3.Облік праці та заробітної плати (автоматизоване нарахування заробітної плати, складання розрахунково-платіжної документації, складання платіжної документації з податків до бюджету).

4.Облік основних засобів і нематеріальних актів (облік руху основних засобів та нематеріальних активів, нарахування амортизаційних відрахувань, переоцінка та інвентаризація і т. д.).

5.Облік випуску, відвантаження та реалізації готової продукції.

6.Облік витрат на виробництво, інформаційно пов'язаний з функцією управління виробництвом, а також з такими комплексами облікових завдань, як облік праці та заробітної плати, облік матеріальних цінностей, облік основних засобів та ін.

7.Фінансова звітність (формування відомості синтетичного обліку та складання бухгалтерської звітності) [52].

Особливості взаємозв'язку комплексів завдань підсистеми БО на підприємстві показано на рис. 8.2.

Підсистема БО в процесі свого функціонування здійснює інформаційні зв'язки з іншими підсистемами та ІБ АІС. На вході підсистему БО живлять дані первинного обліку – зібрані та зареєстровані на носіях дані про господарські процеси і явища, що здійснилися. Вихідна інформація підсистеми БО широко використовується в різних завданнях АІС та є

221

	вхідною для інших підсистем. Особливо тісно підсистема БО пов'язана з
	підсистемами ТЕПл й ОУОВ. Це пояснюється тим, що облік і планування
	тісно взаємопов'язані. Без інформації, що міститься в облікових даних,
	не можна організувати науково обґрунтоване планування. Тому важливо,
	щоб облікова інформація була повною, вірогідною та своєчасною.
		ІС підприємства
		1	2
	Зведений облік		Облік витрат		Підприємство БО
	і звітність		на виробництво
		3		4
				Облік	Облік готової
		Облік праці	Облік товарно-	фінансово-
					продукції, її
	Облік ОЗ	та заробітної	матеріальних	розрахункових
					відвантаження
		плати	цінностей	операцій
					та реалізація
				(ОФ РО)
			5		6
			7
	Рис. 8.2. Особливості взаємозв'язку комплексів завдань

підсистеми БО на підприємстві

Умовні позначення:

1 – інформація нормативна, планова з єдиного ІФ; 2 – інформація про залишки і рух ресурсів у єдиний ІФ для інших

підсистем; 3 – інформація про проведення за дебетом і кредитом кореспон-

дентських рахунків; 4 – інформація про витрати ресурсів на виробництво;

5 – інформація про оплату матеріальних цінностей; 6 – інформація про платежі, що надійшли за відвантажену продукцію; 7 – інформація про виплату сум підзвітним особам.

222

Важливою рисою підсистеми БО є забезпечення управління на будь-якому його рівні зворотним зв'язком. Функція зворотного зв'язку є основною перевагою підсистеми БО, і в цьому полягає її величезне значення для управління. Зворотний зв'язок забезпечується за допомогою системи результатівної та проміжної інформації, що фіксується в МГ або видається безпосередньо на екран дисплея. Тому від швидкості видання такої інформації залежить оперативність прийняття управлінських рішень.

Автоматизація сприяє вдосконаленню форм обліку. Форма БО є сукупністю облікових регістрів, які використовуються для ведення облікових записів у певній послідовності та взаємозв'язку із застосуванням принципів подвійного запису.

Основні ознаки, що характеризують форму БО:

кількість, структура, зовнішній вигляд, призначення, послідовність регістрів;

засоби і техніка їх ведення; взаємозв'язок хронологічної та систематичної, аналітичної та

синтетичної інформації.

Застосування обчислювальної техніки привело до необхідності вдосконалення форми БО. Вона має відповідати вимогам обчислювальної техніки і визначати методологічні, технологічні й інформаційні аспекти організації БО та оброблення облікової інформації [61].

8.3. Організація автоматизованого робочого місця бухгалтера

Основні елементи автоматизованої форми БО є більш розвиненими в АРМі. У процесі застосування АРМ функції бухгалтерів змінюються наступним чином:

основним обов'язком бухгалтера, відповідального за ведення обліку на конкретній ділянці, є обробка локальної інформації на відносно невеликій інформаційній базі;

або інформація надходить у вигляді заповнених первинних документтів з регламентованою структурою, або первинний документ заповнюється і оформлюється на комп'ютері безпосередньо бухгалтерром;

223

обробка документів полягає у відображенні інформації з документів в облікових регістрах шляхом введення їх реквізитів та формування проведень;

обробка облікової інформації суворо регламентується як інструктивними матеріалами, так і технологією роботи з нею в системі.

Перехід до нової технології автоматизованої облікової праці зумовив необхідність перегляду і якісної зміни методологічних положень БО, що склався в умовах централізованого застосування універсальних ЕОМ загального призначення.

Вумовах застосування АРМ бухгалтера розробляється нова форма БО – діалогово-автоматизована (людино-машинна) [61].

Діалогова автоматизована форма БО ґрунтується на таких принципах, як:

автоматизація документування господарських операцій; організація файлової системи;

чергування сеансів активного діалогового режиму й автоматичного режиму в процесі формування вихідної інформації.

У загальних рисах технологія облікового процесу на АРМ складається з таких етапів, як:

збирання облікових даних і введення їх у ПЕОМ; створення ІБ; оброблення інформації на ПЕОМ;

видання результатівної інформації; зберігання інформації (в тому числі інформації минулих періодів).

Воснову організації системи БО з використанням АРМ мають бути покладені такі принципи, як:

автоматизоване оброблення облікових даних у реальному часі безпосередньо на робочих місцях бухгалтерів;

взаємодія бухгалтера з ІС в діалоговому режимі; організація первинних документів на носіях, що читаються

машиною; організація регістрів аналітичного та синтетичного обліку у пам'яті

ПЕОМ, формування і видання результативної інформації в режимі запиту

ів необхідному для бухгалтера обсязі.

АРМ бухгалтера у системі управління підприємством розглядається як робоче місце, оснащене ПЕОМ, яке дає змогу автоматизувати одержання, організацію, оброблення та передавання облікової інформа-

224

ції, залишаючи за бухгалтером функції управління і контролю над інформаційним процесом обліку, вибір і прийняття управлінських рішень. При цьому бухгалтер виступає в новій для нього ролі кінцевого користувача АРМу.

Впровадження АРМБ одночасно з організацією децентралізованої системи оброблення облікових даних зумовлює інтеграцію облікової інформації в єдиній БД.

Організаційно IT обліку на ПЕОМ реалізується мережею АРМів, що створюються в місцях виникнення та використання інформації, охоплюючи не тільки власне бухгалтерську, а й виробничо-оперативну інформацію. Мережа АРМів може організовуватися за одно-, дво- і багаторівневою структурою. За цим принципом їх класифікують на АРМи нижчого, загальногосподарського рівня та зведеного обліку.

АРМи низжчого рівня використовують для оформлення первинних документів, ведення цехової локальної БД, оперативного введення даних про випуск, рух деталей і напівфабрикатів, складання звітів цехів про залишки та використання матеріальних цінностей, передачі первинних документів і звітів, а також їхніх аналогів на ГМД або каналами зв'язку на загальногосподарський рівень системи. АРМи нижчого рівня мають функціонувати в режимі реального часу. При цьому в одному процесі поєднуються оформлення первинного доку-мента і введення інформації в ПЕОМ.

Відповідальність за підтримання та ведення БД покладається на користувача ПЕОМ. Для контролю в системі кожного АРМу необхідно реєструвати дату господарської операції, номер документа, що вводиться в оброблення, і код особи, яка виконала реєстрацію операції. Має бути передбачений також санкціонований доступ до цієї інформації, щоб виключити дозапис, вилучення або виправлення даних.

На АРМах нижчого рівня формуються первинні машинні записи, що відображають господарські операції в натуральних розмірах.

Основу технології облікового процесу складає ведення на АРМах внутрішньомашинних електронних облікових регістрів, сукупність яких може бути названа "динамічною книгою" користувача. Внутрішньомашинні облікові регістри мають подвійне значення: вони виступають як файли й одночасно як вихідні відеограми та МГ, що можуть бути видані в повному обсязі або фрагментарно за певний період.

225

На АРМах нижчого рівня здійснюється ведення облікових регістрів з поточного контролю й оперативного управління.

АРМи загальногосподарського рівня на дільницях обліку забезпечують введення і контроль інформації АРМів нижчого рівня, ведення хронологічних та систематичних електронно-облікових регістрів на дільниці обліку (комплексу завдань), регламентне відображення їх на екрані дисплея або друк і виведення за запитом.

На кожному функціональному АРМі обліку загальногосподарського рівня проводиться формування стандартних уніфікованих машинних бухгалтерських проведень за групами синтетичних рахунків для ІБ АРМу зведеного обліку та звітності.

На АРМі зведеного обліку здійснюють введення і контроль машинних носіїв АРМ дільниць обліку або через ЛОМ – облік та відображення введених записів.

АРМи зведеного обліку забезпечують ведення електронних облікових реєстрів аналітичного обліку за синтетичними рахунками, регламентне або за запитом відображення облікових даних, формування й відображення даних для складання звітності.

На рис. 8.3 зображено організацію АРМБ за функціональним принципом.

Основою IT ведення автоматизованого обліку є внутрішньомашинна файлова система АРМу. При цьому ІФ даних БО на МД знаходиться в розпорядженні працівника конкретного АРМу. Це відповідає принципам повної персональної відповідальності працівників за обліковий процес, а також функціональній незалежності ресурсів АРМів під час облікових робіт.

Інформаційне забезпечення завдань із БО може складатися з розподілених файлових систем (БД) окремих АРМів або бути єдиною БД локальної мережі цих АРМів.

До складу файлової системи АРМу входять наступні елементи:

1. Допоміжні файли заготовок форм первинних документів (доку-

ментограм). У процесі документування господарських операцій користувач бачить на екрані дисплея відповідну форму і з використанням клавіатури вводить у документ оперативні дані та ключові реквізити, за якими система автоматично заповнює графи НДІ і виконує потрібні обчислення. Одночасно введений запис надходить у файли вхідних форм відповідно до прийнятої в них систематизації даних.

226

	Бухгалтерія		АРМ – зведеного обліку
	Рівень зведеного обліку
	Загальногосподарський		АРМ з обліку витрат на виробництво
	рівень
		АРМБ з обліку		АРМБ з обліку	АРМБ з обліку
	АРМБ з ОФ РО	матеріальних	АРМБ з обліку ОЗ	праці та
					готової продукції
		цінностей		заробітньої плати

Цехи, склади.	АРМ комірника
Низовий рівень	з обліку	АРМ обліковця	АРМ комірника
(робітників, зайнятих	виробничих	з оплати праці	з обліку готової
первинним обліком на	запасів	цеху	продукції
APMax)	на складі

Рис 8.3. Організація АРМБ

2.Довідкові файли класифікаторів, призначені для розшифруван-

ня кодових позначень у вихідних повідомленнях.

3.Допоміжні файли заготовок форм регламентних вихідних регістрів – МГ (відеограм), які створюються в разі використання спеціальних засобів ПЗ, що оперують табличними (сторінковими) файлами.

4.Інформаційні файли норм витрати ресурсів.

5.Інформаційні файли первинного обліку.

6.Файли з інформацією минулих періодів (формуються автоматично).

Основу системного автоматизованого оброблення облікових даних

складають файли синтетичних рахунків (БД зведеного синтетичного й аналітичного обліків та звітності).

Записи господарських операцій у файлах синтетичних рахунків мають однакову структуру і включають як за дебітом, так і за кредитом вартісні показники (в аналітичному обліку – також кількісні), період здійнення господарських операцій, класифікаційні групування (в синтетич-

227

ному обліку – код рахунку і субрахунку, в аналітичному – додають також підрозділ, в якому проводиться операція, й об'єкт обліку). Файли синтетичних рахунків заповнюються автоматично на основі файлів первинного обліку (хронологічні масиви даних). Кожний запис у зв'язку з подвійністю відображення операцій на рахунках у файлі фіксується двічі: за рахунком, що кредитується, та за рахунком, що дебітується (контрольне значення інверсії бухгалтерських записів).

Можливим є об'єднання файлів фізично (наприклад, про план та надходження готової продукції на склад; про залишки та рух матеріалів).

8.4. Сучасні інформаційні системи бухгалтерського обліку

Український ринок бухгалтерського програмного забезпечення стрімко розвивається слідом за світовим. Для класифікації сучасного програмного забезпечення з бухгалтерського обліку фахівці виділяють наступні класи програм:

•міні-бухгалтерію;

•інтегровані бухгалтерські системи;

•бухгалтерський конструктор;

•бухгалтерський комплекс;

•бухгалтерію-офіс;

•системи обліку міжнародного рівня;

•міжнародні системи.

Відмінними рисами систем класу міні-бухгалтерії є відсутність інструментів для організації обліку на різних ділянках (облік заробітної плати, товарно-матеріальних цінностей і т. д.), а також невеликий обсяг облікових операцій. Набір функцій, реалізованих в програмах даного класу, обмежений. Міні-бухгалтерії дозволяють оформляти невеликий набір первинних документів і форм звітності, а також призначені для бухгалтерій чисельністю в 1 – 3 особи.

Інтегровані бухгалтерські системи надають користувачам більш широкі можливості і забезпечують ведення обліку на всіх основних дільницях. Їх відмінною рисою є можливість організації обліку на декількох комп'ютерах з об'єднанням даних в одній базі, на основі якої формується звітність. Інтегровані бухгалтерські системи дозволяють організувати роботу і в локальній мережі. При цьому на кожному

228

комп'ютері, як правило, працює вся система, а для поділу обліку використовуються лише певні її можливості.

Програми класу бухгалтерський конструктор відрізняються наявністю розвиненої мови макропрограмування і засобів налаштування, що дозволяє адаптувати їх до особливостей обліку на будь-якому підприємстві. Хоча в сучасних умовах швидкої зміни нормативних документів розробники систем будь-якого класу прагнуть забезпечити гнучкість своїх програм, найчастіше вони обмежуються можливістю змінювати ставки податків, редагувати текстові файли форм первинних документів. Ці програми надають користувачам можливість змінювати методику обліку, коригувати облікову політику підприємства, яка передбачає, наприклад, вибір певних правил оцінювання запасів товарно-матеріальних цінностей.

Бухгалтерський комплекс є системою з окремих взаємопов'язаних автоматизованих робочих місць (наприклад, "Фінанси", "Заробітна плата", "Склад", "Торговельний зал" тощо), кожне з яких призначене для автоматизації окремої ділянки бухгалтерського обліку. Робота окремих АРМ може бути організована як на одному комп'ютері, так і на різних машинах, об'єднаних в локальну обчислювальну мережу.

Спільна робота різних АРМ забезпечується найчастіше через АРМ головного бухгалтера. Така організація роботи системи дозволяє зосередитися на окремих ділянках обліку і потребує меншого доопрацювання системи кінцевими користувачами, оскільки володіє широкими функціональними можливостями.

Програми класу бухгалтерія-офіс, крім облікових функцій, вирішують аналітичні завдання, оптимізують збут продукції, керують закупівлями сировини, забезпечують організацію діловодства на підприємстві, а в деяких системах також правову підтримку бізнесу (завдяки можливості спільної роботи з довідковими правовими системами, які постачаються окремо від основного модуля). Система надає широкі можливості в галузі менеджменту та маркетингу, тому бухгалтерська складова тут може не бути головною. Більше уваги приділяється взаємозв'язку складових частин системи і можливості ефективного управління підприємством.

Системи обліку міжнародного рівня дозволяють організувати облік і проводити аналіз відповідно до деяких міжнародних стандартів обліку (GAAP, IAS). Оскільки поєднати вітчизняні методики з міжнародними

229

складно, такі системи дозволяють сформувати лише найбільш поширені форми внутрішньофірмової звітності (Income Statement, Cash Flow) і провести аналіз господарської діяльності за набором обмежених показників з використанням нескладних методик (наприклад, Break Event Point). Інтерфейс таких програм організований, як правило, російською та англійською мовами. Міжнародні системи постачаються на вітчизняний ринок програмних продуктів іноземними фірмами. Першою відмінною особливістю цих програм є багатомовність (10 – 15 мов), інша особливість – модульність програм, що передбачає нарощування можливостей програми за допомогою нових модулів, придбаних за додаткову плату.

Міжнародні системи, як і програми бухгалтерія-офіс, не тільки надають користувачеві широкі можливості в галузі організації традиційного бухгалтерського обліку, але й дозволяють забезпечити управління проектами, системою закупівель і продажів. Крім таких можливостей, як генерація звітів, налаштування меню користувача, зазначені системи можуть містити специфічні й не властиві для вітчизняних програм сервісні можливості [50].

Вибір того або іншого класу систем визначається позиціонуванням конкретного підприємства на ринку, досвідом фінансового і управлінського обліку, кваліфікацією співробітників. Це особливо істотно для малих підприємств, де спостерігається поєднання функціональних обов'язків співробітників.

Вимоги до інформаційних систем зростають у міру того, як усвідомлюється користь від їх використання не тільки для фіскальних органів, але й для самого підприємства. Але від бухгалтера потрібна й інша кваліфікація: уміння розбиратися в податковому обліку і планувати податки, враховувати потоки платежів, визначати окупність інвестиційних проектів і багато іншого.

Слід відзначити значення бухгалтерської автоматизації для керівництва підприємств. Комплексні програми забезпечують взаємозв'язок всіх ланок обліку – від комплектації до торгівлі, що позначається на якості менеджменту.

За функціональною спрямованістю можна виділити системи, орієнтовані на традиційний бухгалтерський облік, оперативногосподарський облік, управлінський облік і фінансово-економічний аналіз.

230