1.6. Область действия информационных систем

Рис. 3 поясняет новую связь между организациями и информацион­ными системами. Имеется возрастающая взаимозависимость между де­ловой стратегией, правилами и процедурами, с одной стороны, и инфор­мационным программным обеспечением (ПО) систем, оборудованием (ТО), базами данных и передачей данных – с другой.

Рис. 3. Взаимозависимость между организациями

и информационными системами

Изменение в любом из этих ком­понентов часто требует изменений в других компонентах. Эта связь становится критической, когда планируется управление на перспективу. То, что бизнес хотел бы делать через пять лет, часто зависит от того, что сис­темы будут способны делать. Увеличение доли на рынке, движение в сторону повышения качества или удешевления производства при вы­пуске новых изделий и при увеличении производительности труда служа­щих все более зависят от видов и качества информационных систем в организации.

Еще одно изменение в связи информационных систем и организаций следует из возрастающей степени интеграции и области действия сис­темы и приложений. Построение систем сегодня затрагивает большую часть организации, чем это было в прошлом. В то время как ранние систе­мы производили в значительной степени технические изменения, кото­рые влияли на часть персонала, современные системы вызывают управ­ленческие изменения (кто владеет какой информацией, относительно кого, когда и как часто) и установленные изменения "сущности" (какие изделия и услуги произведены, при каких условиях и для кого).

Чтобы осмыслить, как инфор­мационные системы вписываются в организационные системы, рассмотрим рис. 4, где графически представлены четыре основных компонента в организа­ции: персонал, технологии, задачи и методики, организационная струк­тура, которые должны работать вместе, чтобы давать экономический эффект.

Если изменилась технология в организации (например, программное обеспечение), это изменение влияет на три других компонента. Могут быть кадровые перестановки, изменение методов работы (задачи/методи­ки), преобразование структуры организации.

Рис. 4. Взаимосвязь между компонентами организации

Информационные технологии могут стать мощным инструментом для создания более конкурентоспособных и эффективных организаций. Информационные технологии могут использоваться, чтобы перепроекти­ровать организации, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и управления работой, трудовыми про­цессами, изделиями и услугами.

Опишем некоторые из главных возмож­ностей преобразования организаций, которые сделали доступными ин­формационные технологии:

1. Возможность совместной работы сотрудников, находящихся на больших расстояниях друг от друга. Информационные технологии, такие как электронная почта, Интернет и видеоконференции, создают хорошую координацию географически рассеянных сотрудников. Совместная работа над одной задачей через тысячи километров стала реальностью. Компании не ограничены физическим расположением для обеспечения производства и услуг. Иногда такие корпорации называют организациями с сетевой структурой. Они используют сети, чтобы связать людей, идеи, чтобы создавать и предлагать услуги без ограничения физическим расположением.

2. Увеличение гибкости организаций. Современная технология передачи данных предоставила многим организациям возможность организовать работу более гибкими способами, чтобы преодолеть некоторые ограничения, вытекающие из их размеров. Маленькие организации могут использовать информационные технологии, чтобы приобрести часть сил и возможностей больших организаций. Они могут координировать действия типа выполнения заказов или слежением за производством, имея небольшой кадровый состав. Большие организации могут использовать информационные технологии, чтобы достигнуть части маневренности и чувствительности маленьких организаций.

3. Возможность нового вида продвижения товаров и услуг – электронная торговля. Информационные системы, основанные на передаче данных, позволяют выполнять работу типа платежей и заказов на товары с помощью электроники среди различных компаний. Организации могут также отправлять каталоги и другие сведения о товаре через такие системы.

Системы, связывающие компанию с клиентами через распределительные элементы, названы межорганизационными системами, потому что они автоматизируют поток информации через организационные границы. Межорганизационные системы, которые обеспечивают доступ ко многим организациям, связывая вместе покупателей и продавцов, создают электронный рынок. Через компьютеры и передачу данных эти системы функционируют подобно электронным посредникам. Покупатели и продавцы могут закончить покупку и продажу в цифровой форме независимо от их места расположения.

Интернет создает глобальный электронный рынок, где крупный массив товаров и услуг объявляется, покупается и обменивается во всем мире. Использование Интернета является возможным благодаря службе World Wide Web (всемирная паутина сетей), которая допускает, чтобы компании объединили графику, текст, звук и привлекательные страницы, рекламные объявления.

4. Реорганизация трудовых процессов. Начиная с первых использований информационных технологий в бизнесе с начала 50-х годов, информационные системы прогрессивно заменили процедуры ручного труда на автоматизированные действия в трудовых и технологических процессах. Они уменьшили стоимость эксплуатации во многих компаниях, заменяя продолжительные ручные процессы.

5. Изменения в процессах управления. Информационные технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании, управлении.