7. Системы автоматизации офисной деятельности

7.1. Основные понятия автоматизации

Автоматизация – очень широкое понятие, и его значение в большой степени зависит от предметной области, в которой оно применяется. Основу данного слова определяет термин автомат.

Автомат (от греческого autómatos – самодействующий) – самостоятельно действующее устройство (или совокупность устройств), выполняющее по заданной программе без непосредственного участия человека процессы получения, преобразования, передачи и использования энергии, материала и информации. Цели применения автомата – облегчение труда человека и повышение его производительности, а также использование автоматов вместо человека в труднодоступных или опасных для жизни условиях.

На ранней стадии возникновения и применения автоматов под автоматизацией понимали процесс внедрения механических и электрических машин в человеческую деятельность, в основном в процесс производства. С появлением радиоэлектронных средств и особенно компьютеров автоматизация стала проникать в различные сферы человеческой деятельности, и даже в такую специфическую, как организационное управление. Поэтому в широком смысле автоматизация – это частичная или полная замена функций человека по осуществлению, регулированию и контролю различных процессов его деятельности средствами автоматизации.

Цели автоматизации как одного из важнейших направлений научно-технического прогресса – повышение производительности и эффективности труда, улучшение качества продукции, оптимизация планирования и управления, обеспечение деятельности в неблагоприятных условиях.

Человеческая деятельность многогранна и связана с выполнением огромного количества различных операций, начиная от обычного механического движения и заканчивая принятием ответственного стратегического решения. Поэтому операции условно можно разделить на рабочие операции и на операции управления.

Рабочие операции определяют технологию выполнения определенного процесса (создание документа, движение (проводка) документа, осуществление коммуникации и т. д.). Операции управления осуществляют управление рабочими операциями, обеспечивая требуемый алгоритм их выполнения.

Все операции, подлежащие автоматизации, осуществляются с конкретными предметами, явлениями или их отдельными сторонами, которые существуют в реальной действительности в рамках определенной предметной области и составляют объект автоматизации.

Автоматизация объекта осуществляется средствами автоматизации.

Средства автоматизации – программное обеспечение (общего и специального назначения), средства вычислительной техники (серверное оборудование, рабочие станции, групповые и персональные принтеры и т. д.), локальные вычислительные сети (активное и пассивное оборудование), копировально-множительная аппаратура (коллективного, группового и персонального пользования), средства связи.

Совокупность объекта, средств автоматизации, человека и связей между ними образуют определенную систему. Если человек является звеном такой системы, то она называется автоматизированной. Если система функционирует без участия человека, то она является автоматической.

Применительно к информационным системам автоматизированная или автоматическая информационная система – совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и комплекса программно-технических средств, осуществляющих информационные процессы в человеко-машинном или автоматическом режиме [14].

Наиболее широкое внедрение при автоматизации экономической деятельности получили автоматизированные системы обработки информации (данных) (АСОИ, АСОД). АСОИ, АСОД – комплекс программных и технических средств, предназначенных для решения задач обеспечения ввода данных, их обработки по заданным алгоритмам (программам) и вывод результатов решения в требуемой форме [32].

Таким образом, в настоящее время даже один персональный компьютер следует рассматривать как средство автоматизации, которое в совокупности с информационными ресурсами и пользователем образует АСОИ. При этом различают АСОИ промышленной сферы и автоматизированные системы обработки информации непромышленной сферы: системы автоматизации документооборота, бухгалтерского учета, менеджмента, коммерческой, финансовой и банковской деятельности и др.

Автоматизация любой предметной области может быть как частичной (еще ее называют «лоскутной»), так и комплексной.

Частичная автоматизация предполагает создание АСОИ, решающей отдельную задачу внутри предприятия, например только расчет зарплаты.

Комплексная автоматизация подразумевает под собой создание единой АСОИ предприятия, охватывающей все сферы деятельности и включающей в себя необходимые программные и технические средства. Она направлена на достижение упорядочивания и максимальной оптимизации внутреннего документооборота и бизнес-процессов предприятия с целью повышения эффективности работы всей компании в целом и каждого отдельного сотрудника.

Оба вида автоматизации при правильном использовании дают положительный экономический эффект. Тем более, что никакая комплексная автоматизация никогда не осуществляется сразу, она возникает как результат последовательно реализуемых частных решений. При этом необходимо обеспечение эффективности каждого конкретного частичного решения и идеологического единства их объединения с помощью концепции автоматизации.

Концепция автоматизации включает в себя:

• выбор, обоснование выбора и описание предметной области, которую предполагается автоматизировать;

• разработку требований к информационной системе в целом и ее элементам;

• описание необходимых средств автоматизации, а также методологии их применения;

• разработку комплекса основных мероприятий процесса автоматизации (включая график их выполнения).

Для каждого предприятия концепция автоматизации является строго индивидуальной, учитывающей конкретные экономические и технико-технологические особенности. При ее разработке первичными являются требования верхнего уровня, предназначенные в первую очередь для того, чтобы обеспечить руководство всем необходимым для принятия оптимальных управленческих решений. Остальные системы являются обеспечивающими.

Отсутствие концепции приводит к тому, что объединение даже весьма эффективных частных решений приводит к существенным проблемам, в основе которых лежит отсутствие единого подхода к получению и обработке информации, необходимой для оптимального глобального решения. При не концептуальном объединении теряется большая часть преимуществ, которые обеспечивались частными независимыми решениями.

В качестве оценки качества автоматизации предметной области используют уровни автоматизации. Подход к определению уровней автоматизации достаточно разнообразный.

За уровень автоматизации бизнес-процесса может быть принят, например, процент респондентов, использующих на соответствующем участке какую-либо из компьютерных информационных систем (КИС). Респондент – лицо, отвечающее на вопросы анкеты или дающее интервью. Так, например, уровень автоматизации предприятий можно оценить по ответам респондентов на вопросы о степени автоматизации восьми основных бизнес-процессов: бухгалтерского и финансового учета, учета материальных ресурсов, взаимодействия с поставщиками и с клиентами, внутрикорпоративного документооборота, производственных процессов, учета кадров и расчета зарплаты.

В промышленном производстве уровень автоматизации оценивают по доле ручных операций, необходимых при подготовке оборудования к работе и при использовании его по назначению.

Несмотря на многообразие подходов, в большинстве случаев различают три качественных уровня автоматизации: низкий, средний и высокий. Оценочные критерии каждого уровня формулируются обычно исходя из свойств конкретной предметной области. Например, в системах автоматизированного проектирования различают следующие три уровня.

Первый уровень – автоматизация низкого уровня, при которой автоматизировано только оформление технологической документации (маршрутные, операционные карты и другие документы). Бланк документа выводится на экран монитора, и технолог в режиме диалога заполняет этот документ.

Второй уровень – автоматизация среднего уровня, который достигается, когда базы данных частично сформированы и начинают работать поисковые и расчетные модули. Чем больше заполнена база данных, тем эффективнее начинает работать САПР. Работа поисковых модулей основана на использовании информационно-поисковой системы (ИПС), при этом условие поиска технолог вводит в режиме диалога. Условия поиска, которые являются стабильными, хранятся в базе знаний.

Третий уровень – автоматизация высокого уровня, который достигается при заполнении базы знаний. В этом случае становится возможным автоматизированное принятие сложных логических решений, связанных, например, с выбором структуры процесса и операций, назначением технологических баз и других подобных задач. Процесс принятия таких решений полностью автоматизировать не удается, поэтому режим диалога остается и на третьем уровне автоматизации.

В зависимости от организационной сложности процессов автоматизации выделяют:

• уровень рабочих мест специалистов;

• уровень отделов и подразделений;

• уровень интегрированной организации;

• уровень межкорпоративной организации (включает в себя все связи с внешним миром – партнерами, заказчиками, поставщиками услуг и пр.).

Основными направлениями автоматизации в экономической сфере являются: автоматизация производства, автоматизация управленческих работ, автоматизация офисной деятельности.

Автоматизация производства – процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля от человека передаются приборам и автоматическим устройствам. Автоматизация производства – основа развития современной промышленности, генеральное направление технического прогресса. Цель автоматизации производства – повышение эффективности труда, улучшение качества выпускаемой продукции, создание условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию производства: частичную, комплексную и полную.

Автоматизация управленческих работ – применение математических методов, автоматических устройств и технических средств вычислительной техники при решении задач управления в различных звеньях народного хозяйства.

Автоматизация офисной деятельности – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и обработки информации.