10.2. Понятие о реинжиниринге бизнес-процессов

Реинжиниринг (Reengineering) представляет собой систематическую трансформацию существующей системы с целью улучшения ее характеристик качества, поддерживаемой ею функциональности, понижения стоимости ее сопровождения, вероятности возникновения значимых для заказчика рисков, уменьшения сроков работ по сопровождению системы.

Экономическую деятельность компании (организации) можно представить как систему осуществления бизнес-процессов.

Бизнес-процесс – это совокупность различных видов деятельности, в рамках которой путем использования одного или более видов ресурсов создается продукт, имеющий ценность для потребителя. Бизнес-процесс можно представить как ряд логически взаимосвязанных заданий, нацеленных на достижение результата. При этом бизнес-процесс обладает важными особенностями:

• имеет своих внешних или внутренних «платежеспособных» заказчиков (получателей);

• выходит за границы организации, то есть протекает поверх или сквозь барьеры, существующие между подразделениями компании, а также между разными компаниями, связанными между собой различными отношениями.

Реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Reengineering) – фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных (в десятки и сотни раз) улучшений таких ключевых для современного бизнеса показателей результативности, как затраты, качество, уровень обслуживания и оперативность [7, 43].

Реинжиниринг бизнес-процессов, в отличие от известных в последние десятилетия многочисленных методов постепенного совершенствования работы компаний, означает, по сути, решительную, стремительную и глубокую перестройку основ внутрифирменной организации и управления. Впечатляющие результаты, достигнутые на этом пути рядом компаний (Ford, IBM Credit, Bell Atlantic Corporation, Kodak ), сделали это направление достаточно популярным.

Решающий вклад в разработку теории и практики современного реинжиниринга внесли американский специалист М. Хаммеру (разработчик концепции реинжиниринга, профессор школы бизнеса Гарвардского университета, который был назван журналом Business Week одним из немногих наиболее выдающихся «гуру» менеджмента 90-ых) и Дж. Чампи (ведущий эксперт по внедрению идей реинжиниринга возглавляющий консалтинговую фирму СSC Index). Именно они дали определение реин-жиниринга и сформировали его значение как "создание компании заново" (так сказать "с нуля").

В организациях, действующих на традиционных принципах глубокой специализации, обычно отсутствует лицо, на которое возлагается полная ответственность за тот или иной бизнес-процесс в целом. Ответственность за бизнес-процесс в таких организациях, как правило, разделена по вкладу в его реализацию того или иного функционального подразделения, например маркетингового, финансового или производственного. Присущее реинжинирингу бизнес-процессов потенциальное превосходство над традиционным способом ведения дел может реализоваться, если привязать организационную структуру компании и всю ее деятельность к сквозным бизнес-процессам.

Есть два основных подхода к реинжинирингу. Первый – это упрощение и совершенствование бизнес-процессов, а второй – перепроектирование и реинжиниринг бизнес-процессов. Термины "реинжиниринг" и "перепроектирование" используются как взаимозаменяемые.

Совершенствование бизнес-процессов может привести к заметному улучшению, однако всего лишь “приростному” по отношению к существующему уровню ведения бизнеса. Для определения области совершенствования бизнес-процессов посредством их упрощения необходим тщательный и всесторонний анализ деятельности организации. Такое совершенствование происходит за счет отказа от малоценных дополнительных видов деятельности, параллельного выполнения тех видов деятельности, которые ранее выполнялись последовательно, обобщения и систематизации наиболее важной информации (собираемой в критических точках протекания бизнес-процесса).

В противоположность просто совершенствованию реинжиниринг предполагает осуществление радикальных, коренных изменений. Это может означать перепроектирование или перестройку как отдельных бизнес-процессов, так и всей организации в целом, а также взаимоотношений с поставщиками и потребителями. Подобная реструктуризация требует так называемого инсайта (интуиции), осуществляется после глубокого и тщательного обследования, вскрывающего как недостатки, так и скрытые неиспользованные возможности персонала, процессов, информации и технологии, а также после осмысления новых способов их эффективного взаимодействия.

Обычно выделяют три вида типичных бизнес-процессов: выработка стратегии, разработка нового товара, выполнение заказов. Масштаб программы реинжиниринга зависит от того, сколько основных бизнес-процессов будет ею охвачено. При этом могут быть получены как существенные успехи (например, уменьшение времени выполнения заказов с 30 до 3 дней в компании Bell Atlantic Corporation), так и неудачи.

Трансформация компании предполагает решительный отказ от традиционно сложившихся порядков, определение, переосмысление, переоценку и проведение изменений ключевых бизнес-процессов и структуры организации. Трансформация предполагает фундаментальное изменение сущности и характера выполняемых работ.

Один из решающих факторов успеха реинжиниринга – стремительность его претворения в жизнь. Поскольку реинжиниринг предполагает коренную ломку устоявшихся управленческих функций и характера выполняемых менеджерами работ, инициировать и возглавить этот процесс должно высшее руководство компании во главе с лидером, который является "фанатиком" реинжиниринга, т. е. не может менять свое мнение и не хочет менять тему обсуждения.

Не менее важным фактором успеха (или провала) реинжиниринга следует считать настроенность персонала на решительную и быструю перестройку не только и не столько организационной структуры корпорации, но и (самое главное и, пожалуй, самое трудное) самого характера работы каждого сотрудника и его рабочего окружения (готовность и умение выполнять расширенный круг работ, нести ответственность не только за свои собственные действия, но и за результаты командной работы).

Формирование команд, осуществляющих реинжиниринг бизнес-процессов, требует значительных инвестиций, необходимых для проведения первоначального анализа бизнес-процессов, их перепроектирования и последующего внедрения в практику функционирования организации.

Реинжиниринг бизнес-процессов требует от руководства формирования и распространения разделяемого всеми сотрудниками единого понимания предпочтительного будущего организации и своего вклада в его достижение, создания окружающей среды и инфраструктуры, которые бы активно способствовали обучению персонала и его профессиональному росту, предоставляли сотрудникам возможность руководствоваться в процессе принятия решений творческим воображением, фантазией, изобретательностью и находчивостью.

Роль ИТ в процессе реинжиниринга

Ставка на ИТ как основной инструмент реинжиниринга является безосновательной в тех случаях, когда под реинжинирингом понимают всего лишь компьютеризацию традиционно сложившихся бизнес-процессов, так как существует опасность полной имитации компьютером имевшихся недостатков, присущих неэффективным бизнес-процессам. Поэтому внедрению информационных технологий должны предшествовать коренная перестройка внутрифирменного управления, а затем встраивание информационных технологий во все обновленные бизнес-процессы.

Так, например, компания IBM Credit могла бы на основе внедрения компьютерной сети в существовавшую организационно-управленческую систему ускорить прохождение заявок на кредиты всего лишь на 10%. В то же время компьютеризация подвергшихся реинжинирингу бизнес-процессов обеспечила более чем 90%-ный рост производительности.

Компания Ford в случае компьютеризации существовавшего процесса платежей своим поставщикам могла бы отказаться от 100 из 500 сотрудников отдела по работе со счетами поставщиков, а путем реинжиниринга этого процесса с последующей его компьютеризацией она сократила численность сотрудников этого отдела на 400 человек.

Компания Kodak могла бы за счет использования современных рабочих станций автоматизированного проектирования всего на несколько суток сократить существовавший процесс разработки новой продукции и необходимого технологического оборудования. Однако на основе компьютеризации прошедшего реинжиниринг процесса было достигнуто 50%-ное сокращение сроков разработки.

Реинжиниринг целесообразно использовать :

• при низкой эффективности отдельных направлений деятельности компании;

• при угрозе потери конкурентного преимущества ;

• при высоких темпах роста, приводящих к снижению потребительского качества производимой продукции;

• в ходе упорядочивания информационных потоков и внедрения;

• перед внедрением или модификацией информационных технологий;

• в ходе комплексной оптимизации оргструктуры предприятия.

При проведении реижиниринга бизнес-процессов решаются следующие задачи:

• определяются бизнес–процессы, приоритетные для эффективной работы компании и соответствующие ее стратегическим целям;

• проводятся анализ и оценка их оптимальности по параметрам: издержки, качество, скорость, информация, принятие решений и т. п.;

• строится оптимальная модель выполнения процесса;

• определяются критерии качества, предъявляемые к конечному и промежуточным результатам, а также нормативы выполнения;

• перерабатываются или разрабатываются заново формы – носители информации о ходе и результатах выполнения каждой операции;

• разрабатываются административные инструкции (регламенты), детально регламентирующие последовательность и содержание работ каждого сотрудника, участвующего в бизнес-процессе;

• проводится тренинг сотрудников.

Организация приобретает:

• современные формы управленческого планирования, контроля и учета, которые легко поддаются переводу в информационные технологии, но могут использоваться и в традиционной "бумажной" технологии;

• подробные инструкции по выполнению бизнес-процессов, которые не дают возможности сотрудникам некачественно выполнять свои обязанности, но оставляют за ними право на самостоятельное принятие решений в рамках их областей ответственности;

• обученных сотрудников, которые умеют отлично делать свою работу и применяют свои возможности в области, где они достаточно компетентны.

Это позволяет повысить качество и скорость производства рыночного или внутреннего продукта с одновременным снижением издержек, профессионализм сотрудников, конкурентоспособность компании. Наряду с этим происходят усиление эксплуатации сотрудников и связанные с этим проблемы социально-психологического характера, необходимость проведения целенаправленной работы по изменению корпоративной культуры.

После проведения реинжиниринга в первоначальный период работы по новым стандартам необходимо проводить детальный контроль за их выполнением с целью принятия сотрудниками новых моделей поведения и стереотипов деятельности, а также оперативного выявления отклонений оптимизированной модели бизнес-процесса от меняющихся условий деятельности.

Реинжиниринг бизнес-процессов не рекомендуется применять в случаях крайне неопределенной позиции компании на рынке.

10.3. Системы автоматизированного проектирования

Системы автоматизированного проектирования – комплекс программно-аппаратных средств автоматизации проектных конструкторско-технологических, а также производственных работ.

В САПР выделяют две основные задачи: задача анализа, связанная с определением функции объекта или системы по заданному описанию и оценкой возможных проектных решений; задача синтеза – она связана с созданием самого объекта и проектной документацией.

Компьютерные САПР в настоящее время известны как CAD-системы.

CAD-системы (Computer Aided Engineering) – САПР, предназначенные для автоматизации проектно-конструкторских работ, общепринятое международное обозначение систем для разработки моделей объектов, например деталей в машиностроении.