Коллективная работа с документами

Как уже отмечалось, организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow. Эти технологии могут быть реализованы с помощью различных программных средств.

Наиболее распространенным является пакет Microsoft Office for Windows, представляющий собой набор прикладных программ для автоматизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет и могут работать как единое целое под управлением Microsoft Outlook. Возможности системы на базе данного пакета будут рассмотрены в [36, с.101].

Система Lotus Notes. Она представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, OS/2, Unix). Основными свойствами Lotus Notes являются:

1. Единый постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации.

2. Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп.

3. Развитая система защиты доступа к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.

4. Возможность тиражирования информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, его филиалах, у удаленных пользователей, а также заказчиков и поставщиков.

5. Открытость (поддержка множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов).

6. Масштабируемость – возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

7. Интеграция разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ.

Система ЕВФРАТ- документооборот. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например канцелярии, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. ЕВФРАТ-документооборот позволяет:

1) осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных;

2. организовывать контроль исполнения поручений;

3. формировать различные журналы и отчеты.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим. Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключают вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов. Система контроля исполнения позволяет полностью воспроизвести порядок прохождения документа в организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подчиненных поручений, исходящих от ответственного исполнителя. Настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подчиненных поручений, особые отметки) фиксируются, позволяя контролеру в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

Система позволяет также проводить процессы согласования документов.

Автоматизацию офисной деятельности можно реализовать и с помощью современных корпоративных систем (Галактика, 1С Предприятие и др.), позволяющих использовать средства офисной автоматизации. Например, в настоящее время разработан интегрированный пакет программ «MS Office Project 2003 – 1С Предприятие», рассматриваемых по отдельности в [36].