3. Учет поступления, движения и выбытия материалов.

Движение материалов в организациях осуществляется в результате операций, связанных с поступлением, перемещением, отпуском и реализацией. Правильное и своевременное документальное оформление движения материалов, позволяет преду­предить различные нарушения, вскрыть злоупотребления, повышает дисциплиниро­ванность материально ответственных работников.

Материалы могут поступать в организацию различными способами: от постав­щиков, от подотчетных лиц, приобретающих материалы за наличный расчет, от соб­ственного производства, от списания пришедших в негодность основных средств.

Производственные запасы материалов пополняются за счет их приобретения у предприятий поставщиков на основании договоров.

Поставка продукции производится поставщиком: иногородним получателям - путем отгрузки железнодорожным или водным транспортом грузовой скоростью, а в случаях, предусмотренных соответствующими правилами, - автомобильным транс­портом, иногородним получателям - как правило, автомобильным транспортом.

Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования и счета фактуры. К сопроводительным документам поставщика относятся также квитанции к железнодорожным накладным, товарно-транспортные накладные.

Платежное требование применяется при расчетах за поставленные материалы (товары) и является расчетным документом, содержащим требование поставщика к покупателю об уплате определенной денежной суммы через банк. Один экземпляр передается пла­тельщику вместе с поступившими материалами, а последний экземпляр передается ему исполняющим банком в порядке, предусмотренном договором банковского счета.

Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на посту­пающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:

• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

• проверить соответствие данных этих документов договору поставки в от­ношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;

• сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие за­писи о выполнении договора поставки;

• акцептовать (то есть дать согласие на оплату) расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;

• передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза; перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по со­гласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером;

• передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.

Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (специфика­ции, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу для руководства при приемке и оприходовании материалов.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организа­ции уполномоченному лицу выдается квитанция, товарно-транспортная накладная или наряд на выполнение работ по доставке груза и доверенность на его получение.

Доверенности (формы № М-2 и № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материаль­ных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, согла­шению.

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

1) товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузопо­лучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотпра­вителей и оприходования их у грузополучателей;

2) транспортного определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказ­чиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнивши­ми перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:

• первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания то­варно-материальных ценностей;

• второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатя­ми (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

• второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оп­риходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

• третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу авто­транспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Учет поступления материалов на складах. Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осущест­вляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика). Материально-ответственное лицо проверяет соответствие материалов их данным, указанным в сопроводительных документах, и при отсутствии каких-либо расхожде­ний выписывает приходный ордер (форма № М-4), который подписывает заведующий складом и экспедитор. Либо на квитанции транспортного документа или в части ме­стных грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.) ставится штамп, в оттиске которого указаны реквизиты приходного ордера, таким образом, отпадает необходимость выписывать приходный ордер.

Материалы, поступающие на склады предприятий, должны подвергаться тща­тельной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, ве­су, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах.

Если материалы поступили с поврежденной упаковкой, недостачей по массе, несоответствующего качества или имеющих количественное расхождение, либо рас­хождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при поступлении материалов без документов, приемка производится комисси­ей, которая составляет Акт о приемке материалов (форма № М-7).

При наличии приемного акта приходный ордер не оформляется. Приемные акты и приходные ордера на оприходование материальных ценностей должны составляться в день их поступления.

Сырье, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т.д.).

Поступление материалов изготовленных или переработанных цехами и участ­ками собственного производства и сданных на склад материальных ценностей, долж­но оформляться путем выписки требования-накладной (форма №М-11). Этими же накладными оформляются также операции по сдаче цехами (участками) на склад или в кладовую цеха (участка) из производства остатков неизрасходованных материалов (если они ранее были получены по требованию), а также сдача отходов от производ­ства продукции, отходов от брака. Требование-накладная применяется для учета движения материальных ценно­стей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо струк­турного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдат­чика и получателя, и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Материалы могут также поступать от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, прихо­дуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Приказом по предприятию каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям этого склада. Если на предприятии несколько складов, тогда необходимо сосредото­чить на каждом из них материалы определенных групп (основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся пред­метов и т.д.).

Внутри складов материалы должны располагаться по секциям, затем по типо- и сорторазмерам в штабелях, на стеллажах и полках для того, чтобы обеспечить быст­рую приемку, отпуск и проверку наличия.

На каждую партию материала прикрепляется материальный ярлык с указанием необходимых параметров (наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена, лимит наличия материала).

Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными прибо­рами и мерной тарой.

На предприятии должен быть установлен список должностных лиц (зав. скла­дом, кладовщик), ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, с ко­торыми заключается договор о материальной ответственности. От занимаемой долж­ности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передаче их по акту, утвержденному руководите­лем предприятия.

Наличие и движение материальных ценностей ведут в количественном выраже­нии по их наименованиям, видам, сортам, размерам и другим показателям в карточ­ках складского учета материалов или приравненных к ним технических носителях информации, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемом как усло­виями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства. Учет производственных запасов осуществляют в единицах из­мерения, предусмотренных соответствующими сборниками учетных цен.

Карточки складского учета материалов (форма №М-17) заготовляются бухгал­терией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклату­рой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в рее­стре вместе с приходными документами.

Сортовой количественный учет движения материальных ценностей ведется не­посредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладов­щиками и др.). В отдельных случаях допускается возлагать с согласия материально ответственного лица ведение карточек складского учета на учетчиков (операторов).

Отпуск материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям оформляется накладной на отпуск материалов на сторону типовой межотраслевой формы № М-15. Одна накладная может быть оформлена сразу на несколько наименований материальных ценностей, для чего на оборотной стороне формы № М-15 предусмотрено продолжение основной таблицы.

На каждый номенклатурный номер материала должна открываться отдельная карточка.

В полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, ха­рактеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хране­ния прикрепляется материальный (стеллажный) ярлык.

На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского учета допускается ведение учета в оформленных в установленном порядке книгах сортового учета, предусматривая при этом реквизиты, указываемые в карточках складского учета.

Материалы отпускаются со склада:

• в производство для изготовления продукции;

• на ремонтные и хозяйственные нужды;

• в переработку на другие предприятия;

• для реализации на сторону; • для безвозмездной передачи другим предприятиям.

Отпуск материальных ценностей в другие склады, в кладовые цехов, участков следует рассматривать не как отпуск на производство, а как внутреннее перемещение. Основным видом расхода материалов является отпуск на производство продукции.

Отпуск материалов на производство должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимитирование отпуска материалов на производство способствует контролю за расходованием материалов и соблюдению норм их производственного потребления, улучшает обеспечение производства мате­риалами и содействует ритмичной работе цехов, экономии материалов.

Лимитно-заборные карты предназначены для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производ­ственные нужды и являются оправдательным документом для списания материаль­ных ценностей со склада.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета ма­териалов (форма № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов.

В конце месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию.

Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

В зависимости от объема товарных запасов, их ассортимента аналитический (сальдовым) методом. Право выбора того или иного способа аналитического учета на складах предоставляется руководителю и главному бухгалтеру исходя из конкретных условий работы. Способ учета материальных ценностей должен быть закреплен в учетной политике организации.

Количественно-стоимостной метод предполагает организацию на складах и в бухгалтерии одновременно учет по номенклатурным номерам ценностей не только по количеству, но и в денежном выражении. Этот метод является более предпочтительным при необходимости строгого контроля за сохранностью и движением материаль­ных ценностей, а также при сложности оперативного получения бухгалтерской ин­формации со складов (территориальной удаленности и т.п.).

Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод используется при наличии широ­кой номенклатуры материальных ценностей, в условиях отсутствия эффективной ав­томатизации учета. Его основными принципами являются:

• оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально-ответственными лицами;

• систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;

• осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения; систематическое подтверждение (взаимоувязка) данных складского и бух­галтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

При сальдовом методе (оперативно-бухгалтерском) учет осуществляется на карточках складского учета материалов. В бухгалтерии на каждый номенклатурный но­мер материала открываются карточки и под расписку передаются заведующему скла­дом. На складе на все поступающие материалы кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. Расход материалов регистрируется на основании расходных докумен­тов - лимитно-заборных карт, требований-накладных.

На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, закладных, товарно-транспортных накладных и т.п.) заведующий складом (кладовщик) обязан сделать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день совершения операций и еже­дневно выводить на карточках остатки материалов (как правило, после каждой опе­рации).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об от­пуске материалов может производиться и по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. При этом порядке записей лимитные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учета.

На основе данных складского сортового учета материалов заведующий складом (кладовщик) обязан своевременно сообщать отделу снабжения об отклонениях фак­тического остатка материалов от установленной нормы запаса, а также и об остатках материалов, находящихся без движения. Это делается путем выписки сигнальных справок. Для этой цели могут быть также использованы данные, полученные с помо­щью средств автоматизации.

Сдача складом лимитных карт производится немедленно после использования лимита. На конец месяца должны быть сданы все лимитные карты (или месячные талоны от квартальных карт) независимо от использования лимита. До сдачи лимит­ных карт их итоговые данные выверяются с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитных карт (при ведении карт в двух экземплярах). Это делают работники складов, отпускавшие материалы, и работники цехов, получавшие их. Выверка под­тверждается их подписями.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии кон­тролю по существу операций (законность операции) и правильности их оформления (наличие необходимых реквизитов, в том числе полноты проставленных в докумен­тах шифров).

Синтетический учет материалов.

Для учета материалов в Плане счетов предусмотрены три счета:

10 «Материалы»;

15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»;

16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Счет 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов (пояснения к счету 10 «Ма­териалы») материальные ценности учитываются по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

К счету 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета:

10-1 «Сырье и материалы»;

10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и де­тали»;

10-3 «Топливо»;

10-4 «Тара и тарные материалы»;

10-6 «Прочие материалы»;

10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону»;

10-8 «Строительные материалы»;

10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;

10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»;

10-11«Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»др.