2. Отчетность материально-ответственных лиц.

Материально ответственные лица складов на основании приходных и расходных документов составляют товарные отчета или сопроводительные реестры. Форма отчетности зависит от специализации оптового предприятия, ассортимента товаров, объема документооборота и организации аналитического учета товаров в бухгалтерии и способа хранения.

На складах оптового предприятия, где применяется сальдовый метод учета товаров, в условиях небольшого склада с ограниченным ассортиментом товаров при сортовом способе хранения материально ответственные лица составляют товарные отчеты.

Товарный отчет состоит из нескольких частей (ф. № ТОРГ-29). В адресной части указывается наименование организации, вид ее деятельности, название «товарный отчет», дата составления, за какой период составляется отчет, должность, фамилия, имя, отчество материально ответственного лица и его табельный номер. В предметной части товарного отчета отражаются: остаток товаров и тары на начало отчетного периода; приход товаров и тары с указанием наименования поставщиков, даты и номера документа; итого прихода товаров и тары; итого прихода их с остатком; расход товаров и тары с указанием вида расхода, номера и даты документа, подтверждающего этот расход; итого расхода товаров и тары; остатки товаров и тары на конец отчетного периода.

Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце товарного отчета. Документы прикладываются к товарному отчету в порядке последовательности записей. Товарный отчет подписывается материально ответственным лицом и бухгалтером.

Кроме товарного отчета материально ответственные лица составляют отчет по таре (ф. № ТОРГ-30), в котором, как и в товарном отчете, заполняется адресная и предметная часть. В предметной части указывается: наименование тары; цена; остаток на начало отчетного периода, приход, расход, остаток тары на конец отчетного периода с указанием количества и суммы. Итоги остатка на начало отчетного периода; прихода; расхода; остатка на конец отчетного периода тары, указанные в отчете по таре, должны быть равны аналогичным итогам сумм, отраженным в товарном отчете по ф. № 5 «Стоимость тары». В отчете по таре указывается количество приложенных документов. Он подписывается материально ответственным лицом и бухгалтером, принявшим отчет на проверку.

На специализированных оптовых предприятиях с большим объемом документооборота, широким ассортиментом товаров материально ответственные лица составляют сопроводительные реестры (ф. № ТОРГ-31). В предметной части отражают приходные и расходные документы с указанием их даты и номера, наименования поставщика и получателя, количество листов документов по каждому поставщику или покупателю и в целом по реестру.

Сопроводительный реестр составляется в двух экземплярах на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Обнаруженные при проверке в реестре ошибки исправляют с обязательным подтверждением исправлений материально ответственного лица. Поскольку в сопроводительном реестре остатки, приход и расход товаров не указывают, то это ослабляет контроль за их сохранностью и усложняет управление товарными запасами.

Сроки представления отчетности в бухгалтерию устанавливаются руководителем организации в зависимости от размера предприятия и других конкретных условий (ежедневно, еженедельно и т.п.). Материально ответственные лица обычно составляют отчетность о наличии и движении товаров и тары за 3, 5, 7,10 дней. Увеличение срока представления отчетности ослабляет контроль за движением товарных запасов и приводит к неравномерной загрузке аппарата бухгалтерии.

Товарные отчета и сопроводительные реестры составляются в 2-х экземплярах: 1 – передается в бухгалтерию вместе с первичными документами; 2 – остается у материально ответственного лица.

В небольших торговых организациях при ручном ведении бухгалтерского учета могут применяться товарные отчеты, совмещенные с учетными регистрами: приходная часть - с учетным регистром по счету «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; расходная - с учетным регистром по счету «Товары». Применение товарных отчетов-регистров позволяет сократить объем счетной работы.

После проверки товарного отчета и реестра документы подлежат бухгалтерской обработке путем проставления корреспонденции счетов, группировки однородных операций по счетам и составления журналов-ордеров или машинограмм при автоматизированной системе учета товаров.

Аналитический учет товаров в розничной торговле ведется в суммовом выражении по каждому материально ответственному лицу, а тары - еще и по ее наименованиям, количеству и сумме.