9.Понятие об электронном офисе. Системы автоматизации документооборота и деловых операций в электронных офисах.

Офис(широкий подход)-организация, на входе и выходе которой «бумаги». На входе и выходе офиса могут быть «бумаги»: письмо или заключение, фиксированное решение, принятое должностным лицом или организацией в ответ на запуск к этой организации; договор, контракт; учетные документы.

Офис(узкий поход)-организация типа канцелярии, функция которой получать и выпускать документы( переработка, а также отслеживать их движение)

Электронный офис – программно – аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизированных работ пользователей в СУ.

Задачи:

1. редактирование и печать документов

2. контроль их прохождения

3. контроль исполнения поручений

В состав ЭО входят следующие аппаратные средства:

несколько ЭВМ, объединенные в сеть
печатающие устройства
средства копирующих устройств
сканер
стрипперы
проектирование оборудования для проведения презентаций.

Основными программными продуктами являются:

текстовый процессор
электронные таблицы
СУБД

Системы в ЭО:

Workflow (по поддержке управления)

1. Документ сканируется в ПК

2. автоматически проходит процедуру регистрации и направляется в соответствующую клетку

3. на экране виден весь сценарий работ с документом, к которому ему надлежит следовать.

4. ПО контролирует правильность прохождения необходимой процедуры обработки документа

5. после окончания работы с одним документом автоматически пересылается другой. Поэтому они территориально могут находиться в совершенно разных местах. Потеря документа исключена, т.к. все критические точки системы контролируются автоматически.

6. менеджер со своего компьютера может контролировать:

Состояние работ над документами
Степень загруженности сотрудников
Можно перенести часть работы на другого работника

Основное потребительское свойство в том, что они:

Позволяют структурировать поток работ
Обеспечивает прохождение задачи через нужных участников в нужной последовательности.
Гарантирует, что необходимая информация будет в нужный момент времени доступна ЛПР

Популярные пользователи:

Staffware

Action Worcflow

Groupware – открытые системы обмена информацией между людьми. Они осуществляют движение от воспроизведенного документа как единого целого.

Здесь инициатива за индивидуалом.

В отличие от Workflow они обслуживают параллельно множество работ, и одну задачу.

Широко распространены следующие продукты:

Microsoft Office for Windows
Lotus Notes
Correl Office

Наиболее широко распространены продукты Croupware.

10. Информационные системы. Алгоритм информационного управления.

Информационные системы(ИС) - среда, составными элементами которой яв-ся ПК, компьютерные сети, программное обеспечение, базы данных и персонал, технические программные средства связи.

Функциональные компоненты:

модели
методы
алгоритмы получения управляющей информации.

Функциональная структура ИС – совокупность функциональных подсистем, комплекс задач и процедур обработки информации, реализация функции систем управления.

Алгоритм информационного управления.

Первичный учет, сбор и регистрация информации.