25. Проверка правописания (орфографии и грамматики) в Word. Проверка орфографии

Во время проверки орфографии Word просматривает текст документа (или выделенную область) и все слова сравнивает со словами, содержащимися в нескольких встроенных словарях. Если в тексте документа содержится слово, отсутствующее в словарях, Word помечает его как содержащее орфографическую ошибку. Часто под такие слова попадают специфические термины, фамилии людей, географические названия и т.д. При желании такие слова можно включать в словарь, при этом Word будет их "запоминать" и в будущем не будет помечать как ошибочные.

Существует и обратная сторона медали. Word пропускает слова, которые написаны правильно с точки зрения орфографии, однако неверно используются в контексте. Например, "подоходный залог", вместо "подоходный налог".

Функция проверки орфографии выявляет и помечает в документе одинаковые слова, следующие одно за другим.

Проверка грамматики

Эта функция проверяет текст на соответствие грамматических и стилистических правил. Проверка грамматических правил выявляет такие ошибки, как неправильное использование предлогов, согласование слов в предложении и т.д.

Проверка стилистики позволяет выявлять в документе малоупотребительные, просторечные слова и выражения.

По большому счету не следует полностью полагаться на возможности программы по устранению ошибок, а по возможности, делать проверку самому по окончании набора текста документа.

Автоматическая проверка правописания

При наборе текста Word подчеркивает красной волнистой линией слова, содержащие орфографические ошибки, и зеленой линией - грамматические и стилистические ошибки.

Чтобы исправить орфографическую ошибку надо щелкнуть правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове. При этом на экране будет отображено контекстное меню.

Можно выбрать правильное написание из числа предлагаемых вариантов или открыть окно диалога "Орфография…", Автозамена или Язык для дополнительных параметров соответствующих функций.

В поле "Нет в словаре" отображается фрагмент текста, содержащий слово с ошибкой, а в поле "Варианты" - список вариантов замены. Ошибку можно отредактировать прямо в поле "Нет в словаре" или выбрать один из предлагаемых вариантов замены. После завершения обработки текущей ошибки Word возобновляет поиск и отображение следующей ошибки.

Кнопка "Пропустить все" используется для пропуска текущей ошибки и всех последующих ее включений. Кнопка "Заменить" позволяет заменить ошибку выбранным вариантом замены или принять исправления, выполненные в поле "Нет в словаре".

Кнопка "Заменить все" позволяет заменить все включения ошибочного слова выбранным вариантом замены. При сброшенном флажке "Грамматика" Word не производит проверку текста на наличие грамматических ошибок. Это позволяет сосредоточиться исключительно на проверке орфографии.

Кнопка "Параметры" обеспечивает доступ к параметрам проверки правописания.

Кнопка "Вернуть" отменяет последнее выполненное исправление.

При обнаружении в тексте документа грамматической ли стилистической ошибки Word отображает в окне диалога "Грамматика…" следующее окно.

В поле "Варианты" отображается описание фрагмента, содержащего грамматическую ошибку.

Как и при исправлении орфографических ошибок, при проверке грамматики можно править текст непосредственно в поле с ошибочным фрагментом или использовать один из вариантов замены:

• Кнопка "Пропустить все" используется для пропуска всех встречающихся в тексте подобных ошибок.

• Кнопка "Следующее" позволяет пропустить текущую ошибку и перейти к следующему проблемному фрагменту.

• Кнопка "Объяснить" предлагает общие рекомендации относительно устранения грамматических ошибок подобного рода.

Назначение языка

Если документ содержит текст на иностранном языке или же текст, который

необходимо исключить из проверки, то перед использованием проверочных

средств нужно выполнить действия, рассмотренные в этом разделе. Word весь текст изначально помечается как написанный на русском языке. Если документ частично или полностью составлен на иностранном языке и нужно его проверить, необходимо пометить каждый фрагмент иностранного текста следующим образом:

1. Выделить текст на иностранном языке.

2. Выполнить команду Язык в меню Сервис, чтобы открыть окно диалога Язык.

3. Выбрать из списка язык текста.

4. Чтобы выбранный язык использовался в Word по умолчанию, нажать кнопку По умолчанию. Язык относится к атрибутам символов. При нажатии кнопки По умолчанию Word назначает атрибут языка стилю Обычный документа и шаблону документа. Такое присваивание относится ко всему тексту текущего документа, основанному на стиле Обычный, и ко всем новым документам, созданным на основе этого шаблона.

Назначение тексту определенного языка заставляет проверочные средства Word

искать подходящие словари перед тем, как работать с этим фрагментом. Стандартный словарь, входящий в комплект русской версии Word, может использоваться для проверки текста, помеченного, как Русский (термин словарь относится к набору файлов данных, совместно используемых проверочными средствами). Если вместо языка Русский выбран

другой, то перед проверкой текста необходимо установить соответствующий словарь. Иностранные словари можно найти у Microsoft и в других компаниях.

Иногда в документах попадаются фрагменты текста, которые желательно исключить из проверки. Например, при написании работы по “ Слово о полку Игореве “ хотелось бы исключить из проверки прямые цитаты из поэмы, чтобы орфографическая программа не останавливалась на архаичных выражениях, а проверка грамматики не пыталась улучшить стиль письма. Для этого:

1. Выделить текст, который исключается из проверки.

2. Выбрать значение Без проверки в окне Язык.

Поиск синонимов в тезаурусе

Тезаурус Word используется для поиска синонимов или антонимов слов или выражений. Вероятно, им лучше пользоваться во время ввода текста в документ. Работа с тезаурусом проходит так:

1. Выделить слово или выражение. Для поиска синонимов одного слова можно не выделять его, а просто установить в нем курсор:

2. Нажать Shift+F7 или выполнить команду Тезаурус в меню Сервис.

3. В списке Значение выбрать нужное значение слова. В списке Заменить на появляется перечень синонимов для выбранного значения.

4. Выделить самый удачный синоним (антоним, связанное слово) в списке, Заменить на и нажать кнопку Заменить. При нажатии кнопки Заменить Word заменяет выделенное слово в тексте выбранным синонимом.

Расстановка переносов

Расстановка переносов в конце строк документа улучшает его внешний вид. После расстановки переносов у текста, не выровненного по ширине, будет более ровный край, а интервалы между словами в выровненном тексте станут более равномерными. Переносы в тексте расставляются одним из трех способов:

• Word автоматически расставляет переносы во всем документе.

• Word расставляет переносы, но вы должны подтвердить положение каждого из

• них.

• Вы вручную вставляете в документ символы переноса нескольких типов.

Замечание

Расставлять переносы в документе следует только после того, как документ будет набран и отредактирован, вслед за применением всех проверочных средств, поскольку расстановка переносов может изменить положение разрывов строк. Кроме того, если позднее будут изменены параметры страницы (скажем, поля), то расстановку переноса придется проводить заново.