Способы фильтрации списков Способ 1. Автофильтр

Отфильтровать список автофильтром - значит скрыть все строки за исключением тех, которых удовлетворяют заданным условиям отбора. Для выполнения такой операции необходимо выделить любую ячейку списка и, выбрать в меню Данные - Фильтр - Автофильтр (Data - Filter - AutoFilter).

В первой строке, содержащей заголовки столбцов, появятся кнопки со стрелками - кнопки автофильтра:

Для выборки записей необходимо щелкнуть по кнопке автофильтра в заголовке нужного столбца и выбрать из выпадающего списка то, что необходимо отфильтровать:

После фильтрации обратите внимание на номера выведенных строк - Excel скрыл все строки, не удовлетворяющие заданному условию, а номера отфильтрованных отобразил синим цветом, чтобы напомнить пользователю, что в данный момент он видит неполный список.

К сожалению, ни одна версия Excel, кроме Excel 2007 не позволяет выбрать из выпадающего списка более одного варианта.

Мы можем также использовать автофильтр, чтобы найти заданное число (или процент) наибольших или наименьших элементов в списке. Для этого необходимо щелкнуть по кнопке автофильтра в соответствующем поле и выбрать Первые 10 (Top 10). Откроется окно, в котором пользователь может задать количество элементов и выбрать из выпадающих списков их тип - наибольшие или наименьшие:

Способ 2. Пользовательский автофильтр

Мы можем использовать автофильтр для выборки записей по более сложным условиям. Допустим, необходимо выбрать из списка строки, где оклад сотрудника лежит в диапазоне от 1000 до 2000 или меньше/больше определенной величины. Для выполнения такой фильтрации из выпадающего списка поля "Стоимость заказа" необходимо выбрать пункт Условие (Custom). Появится окно Пользовательского автофильтра:

При помощи выпадающих списков необходимо задать условие отбора и нажать кнопку ОК - Excel отобразит только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям.

Пользовательский автофильтр способен также работать с текстом - для этого в списке условий есть операторы Начинается с..., Заканчивается на..., Содержит..., Не содержит... и т.д.

Способ 3. Расширенный фильтр

В отличие от Автофильтра и Пользовательского автофильтра - Расширенный фильтр практически не имеет ограничений на количество условий, налагаемых на список. Но (бесплатных пирожных не бывает!) требует некоторых подготовительных операций. А именно:

• В любую свободную область (лучше всего вставить над списком несколько пустых строк) нужно скопировать из "шапки" списка заголовки столбцов, по которым будут вводиться условия.

• Затем, ниже скопированных заголовков в пустые ячейки вводятся условия для фильтрации. Причем, условия введенные в ячейки одной строки Excel будет связывать логическим "И", а в ячейки разных строк - логическим "ИЛИ".

Например, чтобы отобрать из списка сотрудников в нашем файле потенциальные пары молодоженов, можно задать условия следующим образом:

Excel отберет всех мужчин с окладом 1000 и более, неженатых и женщин не старше 1 января 1950 года рождения, незамужних, с детьми.

Для того, чтобы отфильтровать данные по критериям из нашей таблицы, выделите любую ячейку исходного списка сотрудников и выберите в меню Данные - Фильтр - Расширенный фильтр (Data - Filter - Advanced Filter). Откроется окно Расширенного фильтра, в которое необходимо ввести адрес исходного диапазона, адрес диапазона условий и указать место, куда поместить результаты фильтрации:

Флажок Только уникальные записи служит для отбора неповторяющихся данных - о том как это делается лучше почитать здесь.

8. Группирование и структурирование данных в Microsoft Excel.

Для группировки и суммирования данных в списке можно создать структуру, включающую до восьми уровней, по одному для каждой группы. Каждый внутренний уровень, представленный большим числом в символах структуры документа, отображает подробные данные для предшествующего внешнего уровня. При этом внешний уровень представляется меньшим числом в символах структуры документа. Используйте многоуровневую структуру для быстрого отображения итоговых строк или столбцов или вывода подробных данных для каждой группы. Можно создать многоуровневую структуру из строк (как показано в примере ниже), столбцов или из строк и столбцов.

Создание многоуровневой структуры из строк

1. Убедитесь в том, что в первой строке каждого столбца данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждый столбец содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.

2. Выберите ячейку в диапазоне.

3. Для сортировки столбца, содержащего данные, по которым требуется выполнить группировку, выделите этот столбец и на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А.

4. Вставьте итоговые строки.

Для сортировки данных по строкам необходимы итоговые строки с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждой строке подробных данных этой группы. Выполните одно из следующих действий.

Вставка итоговых строк при помощи команды Промежуточные итоги    

• Используйте команду Промежуточные итоги для вставки функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными и автоматического создания многоуровневой структуры. Дополнительные сведения см. в разделе Вставка промежуточных итогов в список данных на листе.

Вставка собственных итоговых строк    

• Вставьте собственные итоговые строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными.

5. Укажите место расположения итоговой строки под или над строками с подробными данными.

Как определить место расположение итоговой строки

1. Структурируйте данные. Выполните одно из следующих действий.

Автоматическое структурирование данных

Структурирование данных вручную

К началу страницы

Создание многоуровневой структуры из столбцов

1. Убедитесь в том, что в первом столбце каждой строки данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждая строка содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.

2. Выберите ячейку в диапазоне.

3. Отберите строки, образующие группу.

4. Вставьте собственные итоговые столбцы с формулами непосредственно справа или слева от каждой группы строк с подробными данными.

 Примечание.   Для сортировки данных по столбцам обязательно наличие итоговых столбцов с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов с подробными данными этой группы.

5. Укажите место расположения итогового столбца справа или слева столбца с подробными данными.

Как указать расположение итогового столбца

6. Чтобы структурировать данные, выполните одно из перечисленных ниже действий.

Автоматическое структурирование данных

Структурирование данных вручную

К началу страницы

Скрытие и отображение структурированных данных

2. Если на листе отсутствуют символы структуры документа , и , выберите в меню Файл пункт Параметры, выберите категорию Дополнительно, а затем в группе Показать параметры для следующего листа выберите лист и установите флажок Показывать символы структуры (при наличии структуры).

3. Выполните одно или несколько следующих действий

Отображение или скрытие подробных данных для группы    

• Для отображения подробных данных группы нажмите соответствующую этой группе кнопку .

• Для скрытия подробных данных группы нажмите соответствующую этой группе кнопку .

Разворачивание или сворачивание структуры до определенного уровня    

• Среди символов структуры нажмите кнопку с номером необходимого уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.

Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку , при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.

Отображение или скрытие всех структурированных данных    

• Для отображения всех подробных данных нажмите среди символов структуры кнопку самого низкого уровня. Например, если в структуре три уровня, нажмите кнопку .

• Для скрытия всех подробных данных нажмите кнопку .

9. Создание сводной таблицы в Microsoft Excel.(в тетради)

10. Связывание и консолидация данных. (в тетради)

11. Понятия теории баз данных. Принципы организации данных.

База данных (БД) — совокупность определенным образом организованной информации на какую-то тему (в рамках некоторой предметной области).

СУБД — комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.