Структура таблиц

Таблицы составляют основу базы данных Access. Именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланирова­ны. Прежде всего должна быть спланирована структура каждой таб­лицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые предполагается получить. При планирова­нии таблиц необходимо избежать дублирования информации в раз­ных таблицах.

Структура таблицы определяется перечнем полей, для каждо­го из которых задается: имя поля, тип данных, перечень свойств, описание.

Имя поля должно быть уникальным, максимальная длина име­ни 64 символа, в имени можно использовать любые символы кроме «'», «.», «,», «!», «[», «]». Имя не должно начинаться с пробела.

Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выде­ляющийся для этого поля.

Таблица может содержать следующие девять типов полей.

Текстовый. Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле включает до 255 символов.

Поле Memo., Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать до 64 000 символов.

Числовой. Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать раз­личные типы числовых данных. Длина - 8 байт.

Дата/время. Значения даты и времени. Пользователь может выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.

Денежный. Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведе­ния денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа «Денежный» всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.

Счетчик. Автоматически вставляющиеся последовательные но­мера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей за­писи. Нумерация начинается с единицы. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Дли­на - 4 байта.

Логический. Значения «Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь», «Вкл.»/ «Выкл.», то есть одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.

Поле объекта OLE. Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол OLE, например, графики, рисунки и т. п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Access через элемент управления в форме или отчете.

Гиперссылка. Строка, состоящая из букв и цифр и представ­ляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять мак­симум из трех частей: текст (текст, выводимый в поле или в элемен­те управления); адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (смещение внутри файла или страницы). Гиперссылка содер­жит до 2048 символов.

Каждому полю таблицы соответствует набор свойств, с помо­щью которых пользователь определяет вид и функциональные харак­теристики поля. Набор свойств конкретного поля определяется ти­пом данных этого поля.

Свойства полей зависят от выбранного типа данных. Наиболее важными являются следующие свойства:

• размер поля - задает максимальный размер данных, сохра­няемых в поле;

• формат поля — определяет формат отображения данного в этом поле таблицы, например, для числового поля это может быть основной, денежный, с фиксированной запятой, экспоненциальный, процентный и т. д.;

• число десятичных знаков — задает для числового и денежного типов данных количество знаков после запятой (может быть от О до 15);

• маска ввода - задает маску ввода, облегчающую ввод дан­ных в элемент управления - поле. Например, удобно создать сле­дующую маску ввода для поля «Телефон», позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: (___) ____- _____ .

• подпись - задает текст, который выводится в таблицах, фор­мах и отчетах для обозначения (маркирования) поля, если подпись не задана, то выводится название поля;

• значение по умолчанию - позволяет указать значение, авто­матически вводящееся в поле при создании новой записи. Например, в таблице Адреса удобно указать автоматический ввод значения «Москва» в поле «Город». При заполнении таблицы пользователи смогут оставить в этом поле стандартное значение или при необходимости указать другой город;

• условие на значение - позволяет осуществить контроль вво­да, определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления;

• сообщение об ошибке — указывает текст сообщения, выво­дящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, опре­деленное в свойстве Условие на значение;

• обязательное поле - указывает, требует ли поле обязательно­го ввода значения. Если это свойство имеет значение «Да», то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой, присоединенный к нему, элемент управления. Пустые значе­ния в этом поле не допускаются. Например, можно потребовать, что­бы в элементе управления Фамилия в каждой записи обязательно вы­водилась какая-либо фамилия;

• индексированное поле - определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых ис­пользуются индексированные поля, и операции сортировки и груп­пировки. Например, если часто выполняется поиск по полю «Фами­лия» в таблице Сотрудники, следует создать индекс для этого поля.

Описание представляет собой краткий комментарий, который не является обязательным. Комментарий, например, можно исполь­зовать для напоминания разработчику БД оснований для выбора типа и свойств поля.