Процес контролю

В процесі контролю є три етапи: розробка стандартів і критеріїв, зіставлення з ними реальних результатів і ухвалення необхідних скоректованих дій. На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів. Перший етап процесу контролю демонструє, наскільки поєднані функції контролю і планування. Стандарти – це конкретні цілі прогрес відносно яких піддається зміні. Ці цілі явним чином виступають з процесу планування. Всі стандарти, що використовуються для контролю повинні бути вибрані з численних цілей і стратегій організації. Цілі, які можуть бути використані як стандарти для контролю відрізняють дві дуже важливі особливості. Вони характеризується наявністю тимчасових рамок, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, по відношенню до якого можна оцінити ступінь виконання роботи. Конкретний критерій і певний період часу називаються показниками результативності. Показник результативності точно визначає те, що винне бути отримано для того, щоб досягти поставлених цілей. Подібні показники дозволяють керівництву зіставити реально зроблену роботу із запланованою і відповісти на наступні питання: ”Що ми повинні зробити, щоб досягти запланованих цілей? “ і “Що залишилося не зробленим?” Відносно легко встановити показники результативності для таких величин як прибуток, об'єм продажів, вартість матеріалів тому, що вони піддаються кількісному вимірюванню. Але деякі важливі цілі і завдання організацій виразити в числах неможливо. Другий етап процесу контролю полягає в зіставленні реально досягнутих результатів зі встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер винен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають його очікуванням. При цьому менеджер ухвалює ще дуже важливе рішення: наскільки допустимі або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів. На цій, другий стадії процедури контролю дається оцінка, яка служить основою для вирішення про початку дій. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірюванні результатів передачі інформації і її оцінці.

Масштаб допустимі відхилень і принцип виключення. Показник результативності дає чітку і ясну мету для напряму зусиль членів організації. За винятком ряду спеціальних випадків, організаціям рідко буває необхідно не відхилятися від поставленої мети. Насправді, одна з характерних рис хорошого стандарту системи контролю полягає в тому, що в йому містяться реалістичні допуски параметрів мети. Визначення масштабу допустимих відхилень - питання кардинально важливе. Якщо узяти дуже великий масштаб, то виникаючі проблеми можуть мати грізні контури. Але, якщо масштаб дуже маленький, то організація буде реагувати на дуже великі відхилення, що вельми руйнівно і вимагає багато часу. Така система контролю може паралізувати і дезорганізовувати роботу організації. У подібних ситуаціях досягається високий ступінь контролю, але процес контролю стає не ефективним. Для того, щоб контроль був ефективним він повинен бути економним. Переваги системи повинні переважувати витрати на її функціонування. Один із способів можливого збільшення економічної ефективності контролю полягає в використанні методу управління за принципом виключення. Полягає він в тому, що система контролю повинна спрацьовувати тільки за наявності помітних відхилень від стандартів.

Вимірювання результатів. Вимірювання результатів, що дозволяють встановити, наскільки вдалося дотримати встановлені стандарти, - це самий важкий і дорогий елемент контролю. Для того, щоб бути ефективною система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, який піддається контролю.

Передача і розповсюдження інформації. Розповсюдження інформації грає ключову роль в забезпеченні ефективності контролю. Для того, щоб контроль був ефективним, необхідно обов'язково довести до відома відповідних працівників організації які встановлені стандарти, так і досягнуті результати. Подібна інформація повинна бути точною, поступати вчасно і доводиться до відповідальних за відповідну ділянку працівників у вигляді, що легко дозволяє ухвалити необхідне рішення і дії. Бажано також бути повністю упевненим, що встановлені стандарти добре зрозуміли співробітниками. Це означає, що повинен бути забезпечений ефективний зв'язок між тими, хто встановлює стандарти і тими, хто повинен їх виконувати.

Оцінка інформації про результати. Завершальна стадія етапу зіставлення полягає в оцінці інформації про отримані результати. Менеджер повинен вирішити чи інформація важлива. Важлива інформація – це така інформація, яка адекватно описує досліджуване явище і істотно необхідна для ухвалення правильного рішення. Після винесення оцінки процес контролю переходить на третій етап. Менеджер повинен вибирати одну з трьох ліній поведінки: нічого не робити, усунути відхилення або переглянути стандарт.

Нічого не робити. Основна мета контролю полягає в тому, щоб добитися такого положення, при якому процес управління організацією дійсно примушував би її функціонувати відповідно до плану. Якщо зіставлення фактичних результатів із стандартами говорить про те, що встановлені цілі досягаються, краще всього нічого не робити. У управлінні не можна розраховувати на те, що трапилося один раз повториться знову. Навіть найбільш досконалі методи повинні піддаватися

змінам.

Усунути відхилення. Система контролю, яка не дозволяє усунути серйозні відхилення перш, ніж вони переростуть в крупні проблеми безглузда. Коректування, що проводиться, повинне концентруватися на усуненні справжньої причини відхилення. В ідеалі стадія вимірювань повинна показати масштаб відхилення від стандартів і точно указувати його причину. Сенс коректування у всіх випадках полягає в тому, щоб відразу зрозуміти причину відхилення і добитися повернення організації до правильного образу дій. Здійснення коректування може бути досягнуте шляхом поліпшення значення яких-небудь внутрішніх змін чинників даної організації, удосконалення функцій управління або технологічних процесів.

Перегляд стандартів. Не всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іноді самі стандарти можуть виявитися не реальними, тому що вони грунтуються на планах, а плани – це лише прогнози майбутнього. При перегляді планів повинні переглядатися і стандарти.