Методи контролю

Кількість витратних показників слід звести до мінімуму, а основну увагу потрібно приділити показникам, що характеризу­ють взаємодію учасників проекту (наприклад, виконання етапів, готовність фронту робіт, передавання устаткування в монтаж, а також питання, що потребують оперативного вирішення проект­ною командою чи керівниками організацій-виконавців).

Одночасно відбувається нагромадження інформації, що розкриває параметри процесів, які спостерігаються, і її аналіз з метою визначення статистичного оцінювання тривалості і тру­домісткості виконання контрольованих робіт, рівня реалізації планових завдань за основними показниками. Статистичний аналіз включає обчислення числових характеристик вибірок, оцінювання параметрів емпіричних розподілів, вибір і визначен­ня параметрів теоретичних розподілів показників.

До блоку показників, що характеризують виконання бюд­жету, відносяться:

— первісна калькуляція;

— потокові рахунки, що включають фактичні прямі видатки;

— накладні видатки й інші видатки;

— інтегральні показники проекту.

До блоку показників, що характеризують видатки ма­теріально-технічних ресурсів, відносяться:

— видатки будівельних матеріалів, конструкцій, деталей, ус­таткування;

— видатки трудових ресурсів;

— видатки машин, механізмів і допоміжного устаткування.

Для визначення ступеня виконання заданих обсягів робіт чи потокового стану процесу при здійсненні проекту необхідно провести численні вимірювання й оцінювання. Фізичні обсяги виконаних робіт визначають безпосередньо на місці провадження робіт і порівнюють з розрахунковими показниками.

Тимчасові видатки порівнюють з розрахунковою три­валістю та з обсягами виконаних робіт. Грошові видатки порівнюють з показниками бюджету чи кошторисної вартості. Дані про фактичне споживання матеріально-технічних ресурсів зіставля­ють з передбачуваними потребами в робочій силі, будівельних ма­теріалах і устаткуванні, виконують аналогічні операції. В остаточ­ному підсумку досвідчений професійний керуючий проектом мо­же сам визначити ступінь чи відсоток готовності об'єкта в цілому чи виконання окремої операції.

Залежно від необхідної точності розрізняють такі технології оцінювання виконання проекту:

— контроль у моменті закінчення робіт (метод "0—100");

— контроль у моменті 50 %-ої готовності робіт (метод "0—50");

— контроль у заздалегідь визначених точках проекту (метод контролю за віхами);

— регулярний оперативний контроль (через рівні проміжки часу);

— експертне оцінювання ступеня виконання робіт і готов­ності проекту.

Оцінювання стану робіт і прогнозування змін. Контроль календарних планів і ресурсів.

Для одержання узагальненого показника реалізації проекту розроблено систему показників, що порівнюють виконання за ча­сом і за вартістю. Для оцінювання показника реалізації проекту необхідні вимірювання дійсно виконаної роботи. У припущенні, що колектив, який виконує дану роботу, зберігається незмінним у період її виконання і що продуктивність праці цього колективу постійна, фактично виконана робота буде пропорційна часу, про­тягом якого вона виконувалася до даного моменту. Варто пам'ята­ти, що припущення про пропорційність придатне лише для ви­падку, коли тривалість роботи визначається на підставі її обсягу і необхідної величини колективу. У такому випадку замість безпо­середнього виміру обсягу робота може бути охарактеризована співвідношенням планових і дійсних моментів її початку і закінчення. Розглянемо визначення показника реалізації ПР для пакета робіт. Для звітного періоду він описується за формулою

(2.9)

де t_i — запланована тривалість кожної роботи пакета (у робочих днях);

с_i — відсоток виконання кожної роботи;

Т — загальна тривалість робіт пакета.

Показник витрат ПВ для кожного пакета робіт можна пред­ставити у такому вигляді:

де В_п — планові видатки; В_ф — фактичні видатки.

Планові видатки можна визначити за скорегованими плана­ми витрат трудових ресурсів, устаткування і матеріалів для всіх робіт пакета. Видатки праці й устаткування звичайно розподіля­ють лінійним способом за тривалістю роботи. Матеріали витрача­ються поступово в міру необхідності, а відповідні видатки врахо­вуються сукупно за об'єктами чи типами робіт.

Інформація про стан робіт представляється у формі кон­трольного звіту про хід виконання проекту.

Для забезпечення ефективності керування і можливості ви­переджати зриви і збої до того, як вони виникнуть, звіти, що скла­даються, повинні включати аналіз не тільки минулих подій, а й ситуацій, що можуть відбутися в майбутньому. Це здійснюється за допомогою засобів прогнозування і визначення існуючих тен­денцій (трендів). У випадку графічного зображення, що ґрун­тується на сітьових моделях, і при здійсненні функцій контролю споживання матеріально-технічних ресурсів, сама логічна послідовність сітьового графіка забезпечує засіб впливу зміни в одній роботі на виконання проекту в цілому. Розроблення систем контролю своєчасного постачання, а також інших систем, ґрунтується на тих самих принципах. При цьому варто цілком виключити можливість появи такої ситуації, коли устаткування, терміни використання якого вже настали, ще не замовлені.

Для контролю виконання календарних планів і видатків ре­сурсів застосовуються різні моделі, прийоми і способи. Серед них — простіші, але приблизні і складніші, які точніше відбивають реальні процеси.