Опорний конспект лекції з теми "Регістри і форми бухгалтерського обліку"

Облікові регістри являють собою таблиці певної форми і змісту, призначені для ведення облікових записів. Це таблиці, у яких записуються ознаки і показники облікових об'єктів.

Облікові регістри в інформаційній системі бухгалтерського обліку займають проміжне положення між документами і звітністю підприємства. Підставою для записів господарських операцій в облікові регістри є документи. Інформація в облікові регістри переноситься після перевірки документів за формою і змістом. В облікових регістрах господарські операції одержують вторинне відбиття. За допомогою облікових регістрів вся інформація, отримана з документів, відповідним чином групується, систематизується, накопичується протягом місяця й узагальнюється за місяць. Тому облікові регістри є підставою для складання балансу і установлених форм звітності.

Роль і призначення облікових регістрів – одержання інформації про наявність і рух коштів підприємства, підсумків і результатів його діяльності.

Форма облікових регістрів звичайно рекомендується МФУ або розробляється міністерствами і відомствами при дотриманні загальних методологічних правил.

Порядок записів господарських операцій в облікових регістрах завжди хронологічний. Техніка записів в облікових регістрах, техніка їхнього формування може бути ручна або машинна.

Спосіб записів операцій – подвійний запис. За допомогою подвійного запису здійснюється угрупування, систематизація інформації про всі об'єкти обліку. Тому на кожен об'єкт обліку мається самостійний регістр.

Для з'ясування загальних і відмітних ознак облікових регістрів вони класифікуються:

1) за зовнішнім виглядом:

- книги;

- картки;

- вільні аркуші;

Книги – це зброшуровані (переплетені) аркуші паперу. Сторінки в книгах нумеруються. Головний бухгалтер підписує кількість сторінок. Для зручності записів книга має зміст. У бухгалтерії багато регістрів у виді книг. До числа найважливіших книг відносяться: - головна книга рахунків бухгалтерського обліку; книга обліку господарських операцій, що використовується в малих підприємствах; оборотна відомість обліку товарно-матеріальних цінностей, що відкривається на рік; касова книга.

Картки. Вони не скріплені, зберігаються вертикально в спеціальних картотеках, відповідним чином систематизуються для швидкого пошуку потрібної картки. Використовуються для аналітичного обліку.

Основні види карток: а) картки кількісного обліку ТМЦ; б) картки кількісно-сумового обліку ТМЦ; в) інвентарні картки обліку основних засобів; г) контокорентні картки – для обліку розрахунків з різними дебіторами і кредиторами; д) багатоколончати – для обліку витрат, доходів за їхніми видами; е) особовий рахунок, що використовується для нарахування зарплати кожному працівникові.

Вільні аркуші – аркуші машинописного формату або здвоєного формату. Регістри у виді вільних аркушів в основному призначені для синтетичного обліку. До них відносяться журнали-ордери, накопичувальні відомості і машинограми.

2) за обсягом змісту інформації:

- регістри синтетичного обліку;

- регістри аналітичного обліку;

Регістри синтетичного й аналітичного обліку відрізняються за ступенем деталізації інформації, що міститься в них, за ступенем деталізації даних про об'єкти обліку.

3) за характером облікових записів:

- хронологічні;

- систематичні;

- комбіновані;

Хронологічні регістри – це регістри, у які здійснюється запис самих операцій, їх реєстрація в хронологічному порядку в міру надання в бухгалтерію документів. Наприклад, журнал реєстрації господарських операцій, у якому відображається номер і дата документа, зміст операції, сума операції, а також відомості відвантаження готової продукції, відомості надходження вантажів.

Систематичні регістри – це регістри групування і систематизації об'єктів обліку по однорідності. Таке угрупування здійснюється за допомогою системи рахунків бухгалтерського обліку. Класичним прикладом систематичних регістрів є головна книга.

Комбіновані регістри – це регістри, у яких сполучаться хронологічний і систематичний записи, тобто операції відображаються у хронологічному порядку з одночасним їхнім відображенням у системі рахунків. Наприклад, книга обліку господарських операцій (ф. № К-1), журнали-ордера, машинограми.

4) за формою:

- двосторонні;

- однобічні;

- табличні;

- шахові;

- лінійні (лінійно-позиційні);

Двосторонні облікові регістри – це регістри, що складаються з двох однакових за структурою частин, але мають різне інформаційне значення. Слід зазначити, що двосторонні регістри складають основу бухгалтерського обліку. Наприклад, журнал по кредиту кожного рахунку поєднується з відомістю по дебету цього рахунку.

В однобічних регістрах представлена тільки одна структурна частина рахунку, звичайно кредитова. Кредитова частина в основному означає витрати засобів і тому вимагає особливого контролю за ними. Це може бути один журнал-ордер без відомості до нього.

Табличні (багатографні) регістри призначені для обліку однорідних об’єктів. Наприклад, відомість обліку витрат, у якій відображається і накопичується інформація зі складу, видах витрат; відомість використання прибутку за напрямками і цільовим призначенням.

У регістрах, що мають шахову форму, здійснюється взаємозв'язок підмета і присудка.

Лінійні облікові регістри призначені для стикування взаємозалежної інформації. По лінійно – позиційному принципу будуються регістри для обліку розрахунків з постачальниками, покупцями, підзвітними особами, дебіторами і кредиторами. Сутність цього принципу полягає в тому, що виникнення заборгованості і її погашення записується на одному рядку (позиції) у розрізі кожного підприємства, особи і платіжного документа. Незакриті позиції до кінця місяця означають сальдо. Сальдо може бути з дебету або кредиту рахунку.

5) за видом використовуваної техніки:

- облікові регістри, складені вручну;

- машинним шляхом на ПК.

До всіх облікових регістрів пред'являються наступні вимоги:

- об'єктивність і вірогідність записів;

- чіткість записів;

- своєчасність формування регістрів;

- регістри повинні складатися з найменшою витратою сил і коштів, у результаті чого забезпечується ефективність обліку в цілому.

Облікові регістри, одержувані за допомогою ПК, повинні мати юридичну чинність, як і регістри, що формуються вручну. Вони повинні мати властивості юридичної доказовості і відповідати вимогам вірогідності. Їх обов'язково підписує бухгалтер незалежно від того, сам він працював на ПК і складав обліковий регістр або це робив оператор.

Відповідно до встановленого порядку повинна бути забезпечена схоронність облікових регістрів і своєчасна передача їх в архів.

Терміни збереження документів, облікових регістрів і інших форм звітності визначає Головне архівне управління КМУ.

Для забезпечення схоронності документів, облікових регістрів, форм звітності на підприємстві організується архів.

Відповідальність за забезпечення фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, схоронність відпрацьованих документів, регістрів і звітності протягом установленого терміну, але не менш трьох років, несе власник або уповноважений орган (посадова особа), що здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства й установчих документів.

Правову основу регістрів обліку складають:

Закон України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні", статті 8-9;

Методичні рекомендації з застосування регістрів бухгалтерського обліку. – Наказ МФУ від 29.12.2000 р. № 356 (Бухгалтерія 2001, № 8);

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. – Наказ МФУ від 24.05.1995р. № 88 (параграфи 3,4);

Про порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами. – Наказ МФУ від 31.05.1996р. № 112;

Положення про спрощену форму бухгалтерського обліку суб'єктів малого підприємництва. – Наказ МФУ від 30.09.1998р. № 196 (Бухгалтерія, 2001, № 38).

Порядок забезпечення підприємств і суб'єктів підприємницької діяльності України бланками форм обліку і звітної документації й інструкціями з їх заповнення. – Лист Мінстату України, МФУ, НБУ від 31.08.1993 р.;

Перелік типових документів, що утворяться в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств і інших установ, організацій, підприємств, із указівкою термінів їхнього збереження - Наказ Головного архівного управління КМУ від 20.07.1998 р. № 41.

Сукупність застосованих регістрів, порядок і техніка запису в них визначають форму бухгалтерського обліку.

Форму обліку характеризують наступні ознаки:

- зовнішній вигляд облікових регістрів, їх найменування, кількість, структура;

- взаємозв'язок регістрів синтетичного й аналітичного обліку;

- послідовність і технологія записів в облікові регістри;

- техніка записів (типи машин, використовувані для формування облікових регістрів).

В даний час на підприємствах України застосовуються три основних форми обліку:

- журнально-ордерна;

- таблично-автоматизована;

- спрощена.

Журнал-ордер являє собою багатографну (багатоколончату), багаторядкову таблицю, у якій здійснюється відображення, систематизація, накопичення, узагальнення інформації про наявність активів і пасивів.

Самостійні журнали-ордери відкриваються з тих рахунків, по яких є велика кількість операцій протягом місяця. З тих рахунків, по яких операції носять разовий характер, ведеться збірний (загальний) журнал-ордер.

Типові форми журналів-ордерів рекомендує МФУ. Типових форм може бути різна кількість: 5, 10, 16. Але їх фактична кількість значна більша, тому що журнали-ордери відкриваються на кожен рахунок, на кожен субрахунок, а по матеріальних рахунках і на кожну матеріально відповідальну особу.

Тому на кожнім підприємстві може бути різна кількість журналів-ордерів, різна їх нумерація і перелік рахунків, по яких вони ведуться. Але принцип побудови журналів-ордерів і порядок їхнього складання є єдиним.

Єдність побудови і ведення журналів-ордерів виявляється в наступному:

1) журнали-ордери будуються по кредитовому принципу в зв'язку з тим, що кредитова сторона рахунків, на яких враховуються активи (засобу підприємства, його майно), означає їхнє витрачення, списання, а це вимагає особливо ретельного обліку і контролю. Оборот по кредиту кожного рахунку відбивається в журналах-ордерах у взаємозв'язку з дебетом кореспондуючих рахунків;

2) для наочності і контролю за рухом коштів журнали-ордери сполучені з відомістю, де відображаються операції по дебету кожного рахунка у взаємозв'язку з кредитом кореспондуючих рахунків. Таким чином, кожна операція завдяки подвійному запису здійснюється на двох кореспондуючих рахунках і, отже, знаходить висвітлення в журналі-ордері одного рахунка й у дебетовій відомості – іншого рахунка. Ці суми повинні бути тотожними;

3) усі журнали-ордери і дебетові відомості містять за кожнім рахунком сальдо на початок місяця, оборот з дебету в розрізі кореспондуючих рахунків, оборот з кредиту в розрізі кореспондуючих рахунків і сальдо на кінець місяця;

4) запис операцій здійснюється на підставі зведених і первинних документів і тому буде заповнено стільки рядків скільки цих документів було за місяць. Один рядок журналу-ордеру відповідає значенню одного зведеного документа (звіт касира, авансовий звіт, виписка банку, матеріальний звіт, товарний звіт). По рахунках, на яких враховуються розрахунки, запис здійснюється по кожному первинному документі. От чому журнал –ордер багаторядкова таблиця;

5) операції відображаються у хронологічному порядку з одночасним їх угрупованням за ознакою однорідності в системі рахунків, тобто операції не просто реєструються, але по них указується бухгалтерська проводка. Типові проводки звичайно друкуються в журналах-ордерах типографським способом і являють собою окремі графи або стовпчики;

6) з рахунків, на яких враховуються розрахунки і зобов'язання, у журналах-ордерах сполучиться синтетичний і аналітичний облік. Це досягається шляхом лінійного запису сум з дебету і кредиту в розрізі кожної особи, підприємства і кожного документа.

Наприкінці місяця записи в журналах-ордерах узагальнюються, підраховуються підсумки по рядках (позиціях) і стовпчиках, визначаються обороти по дебету і кредиту кожного рахунку і виводиться сальдо на кінець місяця.

Місячні підсумки по рахунках узагальнюються в Головній книзі, що відкривається на рік. Для кожного рахунка приділяється сторінка, на якій відображається сальдо на 01.01, обороти за кожен місяць і сальдо кінцеве. Оборот по дебету рахунку в Головній книзі записується загальною сумою з журналу-ордеру відповідного рахунку. Оборот по кредиту набирається з журналів-ордерів по тим рахункам, з яким кореспондує даний рахунок

При таблично-автоматизованій формі обліку основними регістрами є машинограми. Технічними засобами їх формування є персональні комп'ютери (ПК).

Машинограми можуть мати різну структуру, назву і зміст. Вони можуть бути побудовані у виді журналів-ордерів, оборотних відомостей. При їхньому формуванні обов'язково дотримується спосіб подвійного запису і всі обороти з дебету і кредиту рахунків відображаються у взаємозв'язку з кореспондуючими рахунками.

Підприємства малого бізнесу можуть використовувати зазначені вище форми обліку, а також, спрощену форму обліку.

Наказом МФУ від 31.05.1996р. №112 "Про порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами" рекомендовано два варіанти спрощеної форми обліку:

- перший - без ведення спеціалізованих облікових регістрів по однорідних об'єктах обліку (проста форма);

- другий - з веденням таких регістрів.

При першому варіанті облік діяльності підприємства ведеться в Книзі обліку господарських операцій (Ф. № К-1).

Книга обліку господарських операцій складається з 2-х розділів:

- журналу реєстрації господарських операцій;

- Головної книги, у якій всі операції відображаються у системі рахунків способом подвійного запису.

Книга відкривається на рік і призначена для синтетичного обліку. У книгу заносяться тільки ті рахунки, що використовуються на даному підприємстві. Загальна кількість їх не повинна перевищувати 20. При великій кількості рахунків і великому обсязі господарських операцій книгу вести недоцільно.

При другому варіанті спрощеної форми обліку для обліку наявності і руху майна ведуться самостійні облікові регістри на економічно однорідні об'єкти обліку.

Фактична кількість відомостей на підприємстві більше в зв'язку з тим, що відомості відкриваються на кожен рахунок.

Усі відомості відкриваються на місяць. У них записується сальдо початкове по кожному рахунку, обороти по дебету і кредиту рахунків у розрізі кореспондуючих рахунків і визначається кінцеве сальдо. Відомості № 1-8 побудовані за принципом журналів-ордерів. На підставі відомостей № 1-8 наприкінці місяця складається шахова відомість (Ф. № В-9). У ній узагальнюються обороти з дебету і кредиту всіх рахунків і забезпечується їхня рівність. Рівність дебетових і кредитових оборотів свідчить про дотримання подвійного запису. На основі даних відомості № 9 складається оборотна відомість за місяць по всіх синтетичних рахунках, що використовуються на підприємстві.