5. Учет и отчетность о выполнении контрольно-ревизионной работы

Все подразделения контрольно-ревизионной службы ведут оперативный учет выполнения планов контрольно-ревизионной работы в специальной книге или машинограмме в соответствии с показателями статистической отчетности по таким разделам:

1. ревизии;

2. тематические проверки;

3. задания правоохранительных органов.

Основные показатели оперативного учета контрольно-ревизионной работы:

1. перечень субъектов контроля;

2. дата окончания предыдущей ревизии;

3. должность руководителя ревизионной группы;

4. ревизируемый период;

5. основные результаты контроля (доначисление налогов в бюджет, штрафные санкции, выявленные недостачи, кражи, неправомерное использование средств);

6. дата принятия решений по материалам ревизии;

7. отметки о контроле выполнения.

Затем в книге оперативного учета совершаются на основании данных информационной карточки, которую составляет руководитель ревизионной группы, используя материалы акта ревизии.

Служебная информация о проведенных ревизиях, служебной переписи должна храниться 5-10 лет в сейфах или металлических шкафах.

Тема 4: Ревизия кассовых операций и операций по расчетам в банках

План.

1. Задания, последовательность и источники ревизии.

2. Внезапная ревизия (инвентаризация) кассы.

3. Документальная ревизия кассовых операций.

4. Ревизия денежных средств в пути.

5. Ревизия учетных операций на текущих и валютных счетах в учреждениях банков.

Литература:

Нормативные акты:

• По кассовым расчетам:

1. Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.03.2001г. №72.

2. Инструкция об организации работы с наличным оборотом учреждениями банков Украины, утвержденное Правлением НБУ от 19.02.2001г. №69.

3. Приказ Министерства статистики Украины от 15.02.1996г. №51 "Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций".

4. П(С)БУ №4 "Отчет о движении денежных средств", утвержденное Приказом Минфина Украины от 31.03.1999г. №87.

5. Инструкция №1 НБУ "Об организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины", утвержденная Постановлением Правления НБУ от 07.07.1994г. №129.

• По банковским расчетам:

1. Инструкция об открытии банками счетов в национальной и иностранной валюте, утвержденная Постановлением Правления НБУ от 18.12.1998г. №527.

2. Инструкция №7 "О безналичных расчетах в хозяйственном обороте Украины", утвержденная Постановлением правления НБУ №204 от 02.08.1996г.

3. Инструкция "О порядке проведения инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно - материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов.в национальном хозяйстве Украины", утв. Приказом МФУ от 30.10.98. № 90.

1. Задания, последовательность и источники ревизии.

Ревизию кассовых операций совершают в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.03.2001г. №72. Требования этого Положения распространяются на юридических лиц (кроме учреждений банков и предприятий почтовой связи) на представительства иностранных организаций и фирм, а также на физических лиц-частных предпринимателей, которые совершают операции с наличными средствами в национальной валюте.

Основные задания ревизии кассовых операций:

• проверка обеспечения сохранности денежных средств, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в кассе, своевременного и полного оприходования и расходования по целевому назначению;

• проверка законности и хозяйственной целесообразности кассовых операций и соблюдения установленных правил их совершения;

• проверка соблюдения установленного лимита остатков налички в кассе;

• проверка реальности сумм денежных средств в пути.

Ревизия кассовых операций совершается в такой последовательности:

1. проведение внезапной инвентаризации кассы;

2. проверка соблюдения Порядка ведения кассовых операций (путем сплошной документальной ревизии кассы;

3. встречная проверка операций на счете 30 "Касса" и остатков на счетах, корреспондирующих с ним:

№28 "Товары"

№31 "Счета в банках"

№33 "Прочие средства"

№37 "Расчеты с разными дебиторами"

№66 "Расчеты по оплате труда"

№68 "Расчеты по другим операциям"

4. документальная ревизия средств в пути (счет 333 "Денежные средства в пути в национальной валюте").

Источники ревизии:

• приходные и расходные кассовые ордера с приложенными к ним документами;

• кассовые отчеты (кассовые книги);

• кассовые чеки, контрольно-кассовые ленты;

• уведомления банка об установлении лимита наличных денежных средств в кассе;

• журнал-ордер №1, ведомость №1 "Касса";

• чековые книжки;

• корешки использованных чеков;

• аннулированные чеки;

• машинограммы;

• журнал-ордер №3 и ведомость №3 "Денежные средства в пути" с приложенными документами.

2. Внезапная ревизия кассы.

В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал, на каждом предприятии должна проводиться внезапная ревизия кассы с покупюрным пересчетом всех денег и проверкой иных ценностей, находящихся в кассе (денежных документов: оплаченные путевки в санатории, пансионаты, почтовые марки, марки госпошлины, проездные билеты оплаченные; доверенности и бланки ценных бумаг, акции и векселя и т.д., чековые книжки).

Остаток наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт ревизии кассы. Перед ревизией прекращаются все кассовые операции.

Инвентаризация должна проводиться в присутствии главного бухгалтера (или лица, его замещающего) и кассира. Если на момент инвентаризации кассира не будет на месте, ревизор должен опечатать сейф и помещение кассы. У кассира берется последний кассовый отчет и расписка, в которой указывается. что на момент проверки все денежные средства оприходованы по кассе, а денежные документы и кассовые отчеты сданы в бухгалтерию. В случае выявления недостачи или излишка в кассе, кассир дает письменное объяснение. При выявлении крупной недостачи (1700грн., а в некоторых случаях - 500грн.) ставится вопрос об отстранении от занимаемой должности и передаче материалов в следственные органы. Вначале проведения ревизии проверяется приказ на кассира (или кассиров) и наличие договоров о полной материальной ответственности.

Отдельно на предприятии должна вестись кассовая книга на каждый вид валюты, отдельно выписываются приходные и расходные документы, где указывается курсовая разница по курсу НБУ (узнают в любом банке по телефону или в письменной форме).

С целью недопущения возможной подмены на кассовом отчете и приложенных к нему документах в правом углу ревизор расписывается и ставит дату.

Если кассир выполняет обязанности, связанные с ведением кассовых операций других организаций, что запрещается, то к участию в инвентаризации приглашают представителей этих организаций. При этом сбережение в кассе наличности и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Прежде всего кассир раскладывает деньги по купюрам и составляет покупюрную опись. Деньги в пачках, запечатанные в банке, распечатываются и пересчитываются сперва кассиром в присутствии комиссии, а затем ревизором. Если результаты их подсчета не сходятся, то проверочный подсчет проводит один из членов комиссии.

Остаток денег, установленный во время инвентаризации, сравнивается с записями в кассовой книге и с данными бухгалтерского учета в журнале-ордере №1 и ведомости №1.

К кассовой наличности относятся: наличные в кассе деньги в национальной и иностранной валюте, денежные документы и прочие приравненные к ним ценности (почтовые марки, марки гос.пошлины и др.).

Суммы, выплаченные на основании незакрытых расчетно-платежных ведомостей, показывают с отметкой: "До начала инвентаризации по ведомости выплачено __ грн. __ коп.)".

В акте инвентаризации кассы должны быть указаны последние номера и суммы приходного и расходного кассовых ордеров.

Акт составляется в трех экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом (один экземпляр передается в бухгалтерию, другой - остается у ревизора, третий - у кассира).

Кассир дает в акте вторую расписку, что денежные средства, указанные в акте, находятся на его хранении.

На обратной стороне акта кассир дает письменное объяснение причин излишков или недостач.

Ниже письменного объяснения кассира приводится решение (приказ) руководителя предприятия о возмещении виновным (кассиром) суммы недостачи или об оприходовании в кассу суммы излишка с последующим зачислением в доход предприятия.

Одновременно с наличностью, почтовыми марками и марками гос.пошлины (которые включатся в денежную наличность) проверяются ценные бумаги, бланки строгой отчетности и другие ценности, находящиеся в кассе. Перечисленные ценности зачисляются в акт инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности в разрезе отдельных их видов.

Рекомендуется во время комплексной ревизии проводить повторные внезапные инвентаризации в кассе.

3. Документальная ревизия кассовых операций.

После проведения инвентаризации кассы ревизор проводит документальную ревизию кассовых операций за ревизируемый период сплошным методом.

Основные направления ревизии:

1. соблюдение кассовой дисциплины:

• соблюдение установленного лимита наличных денег в кассе;

• своевременность и полнота сдачи выручки или неиспользованной по целевому назначению наличности в банк на текущий счет;

• соблюдение правил расчетов с использованием наличности;

• соблюдение правил ведения кассовых операций, установленных нормативными актами Национального банка Украины относительно целевого использования наличности, правил приема и выдачи денег из кассы; ведения кассовой книги;

2. правильность оформления кассовых документов и ведения учета кассовых операций;

3. проверка достоверности и правильности совершения кассовых операций:

• оприходования поступлений в кассу;

• выдачи из кассы наличности на расходы предприятия и сдачи в банк выручки от реализации, неиспользованных по назначению сумм;

• доставка и выплата зарплаты через общественных кассиров в структурных подразделениях предприятия.

Последовательность контрольных действий ревизора:

1. ознакомиться с особенностями организации учетного процесса кассовых операций на ревезируемом предприятии, обусловленными видом предпринимательской деятельности структурой предприятия, применяемой формой бухгалтерского учета;

2. ознакомиться с материалами предыдущих ревизий и проверок банков, налоговой инспекции и др., с результатами выполнения решений по этим проверкам;

3. сплошной контроль за весь ревизируемый период всех кассовых операций относительно:

• полноты, достоверности документов, прикладывающихся к кассовым отчетам;

• законности и достоверности расчетов наличностью по этим операциям (сумма наличного платежа одного предприятия (предпринимателя) другому предприятию (или предпринимателю) не должна превышать 3тыс.грн. (три тысячи гривен) на протяжении одного дня по одному или нескольким платежным документам);

• правильности арифметических подсчетов по операциям за отчетный день и определения остатков на конец дня;

• правильности перенесения остатка денег в кассе в отчет следующего дня;

• правильности отражения итогов на счетах бухгалтерского учета в текущих центрах бухгалтерского учета (журнале-ордере №1 или машинограмме при автоматизации учета).

При ревизии кассовых операций как основной методический прием применяется нормативная проверка на соответствие совершенных кассовых операций действующим нормативным актам НБУ относительно порядка оприходования наличности в кассу, выдачи из кассы, расчетов наличностью из текущей выручки и т.д.

Кроме этого, при проверке соблюдения установленного лимита наличных средств в кассе используют методический прием "сравнение" и "арифметические подсчеты данных" о фактическом остатке денег в кассе на конец дня с учетом неправомерной дебиторской задолженности подотчетных лиц относительно полученных авансов на командировки и хозяйственные нужды, с одной стороны, и установленного лимита денег в кассе, с другой стороны. Положительная разница такого расчета свидетельствует о превышении лимита денег в кассе и подлежит перечислению в доход бюджета как штрафная санкция.

Полнота и своевременность оприходования денег по чекам из банков. Проверяя целевое использование денег, полученных в банке, необходимо по датам и суммам проверить данные об их целевом назначении, указанные в чеках на получение денег из банка, с данными об их фактическом использовании на основании расходных кассовых ордеров.

Проверка полноты и своевременности оприходования выручки от реализации осуществляется методом "сравнения" данных по датам и суммам из документов расхода соответствующих товарно-материальных ценностей с данными в приходных кассовых ордерах.

Правомерность списания в расход по кассе сумм на выплату зарплаты проверяется с помощью приема обследования, визуальной проверки оформления платежных ведомостей, арифметических подсчетов общих итогов выплаченной и депонированной сумм. В случае возникновения подозрения относительно недостоверности подписей при получении зарплаты или депонированной зарплаты применяются приемы "встречной проверки", "экспертного заключения" специалистов правоохранительных органов.

В каждом отчете кассира ревизор проверяет соблюдение порядковой нумерации приходных и расходных кассовых документов, их даты, соответствие нумерации тому периоду, за который составлен отчет, выясняет, нет ли подчисток дат. Для этого можно сопоставить эти данные с данными квитанций на сдачу выручки в банк, на почту, с данными документов на оплату погрузочно-разгрузочных работ, ремонт и др.

В случае невозможности установить фальшивку ревизор на основании письменного распоряжения судебно-следственных органов, имеющих на то право, снимает копии с сомнительных документов, оригиналы изымает в соответствии с актом изъятия и направляет прокурору для рассмотрения вопроса о возможности проведения криминалистической экспертизы.

При выявлении таких документов не следует сразу информировать об этом кассира, так как могут иметь место неоднократные случаи подобного нарушения, и лица, допустившие такое, могут прибегнуть к сокрытию следов преступления (уничтожить такие документы, подпалить, согласовать с соучастниками линию поведения во время расследования злоупотреблений). В таких случаях необходимо довести ревизию до конца и лишь после завершения одновременно изъять все документы и потребовать пояснений от должностных лиц.

Если во время проверки кассовых отчетов и приложенных к ним документов расхождений не выявлено, то напротив строчки, в которой записан кассовый ордер, ревизор ставит отметку ("V").

И наоборот, если установлено расхождение, ревизор фиксирует нарушение в журнале ревизии или ведомости нарушений и выясняет причины, устанавливая виновных лиц.

Если выявленных однородных нарушений более 3, то ревизор обобщает их в группировочных ведомостях и прикладывает впоследствии к акту ревизии в качестве приложения. Приблизительная форма группировочной ведомости для отражения расхождений в кассовых ордерах и кассовом отчете представлена в таблице:

Вид кассовой операции		Отражено в кассовом отчете			Подлежит отражению в соответствии с первичными кассовыми документами			Отклонение (+, -) в разрезе видов нарушений в связи с
приход	расход	дата	№ док-та	сумма, грн.	дата	№ док-та	сумма, грн.	отсутствием первичных документов	расхожде-нием сумм в документах	наличием фиктивных кассовых документов	завышением общей суммы по платежной ведомости
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Эти группировочные ведомости должны быть оформлены в соответствии с требованиями к документам (название, дата составления, подписи ревизора и ответственных лиц ревизируемого предприятия).

Исходя из содержания конкретной хозяйственной операции, отраженной в кассовых документах, проверяется правильность определения корреспонденции счетов в кассовом отчете, журнале-ордере №1 и т.д.

Кроме вышеперечисленного, ревизор должен обратить внимание на следующее:

• полнота оприходования других поступлений (квартирная плата, плата родителей за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и др.);

• погашены ли приходные кассовые ордера штампом "получено"; а расходные - штампом "оплачено" с указанием даты;

• создана ли по приказу директора предприятия комиссия по проведению плановой ежеквартальной инвентаризации;

• хранение дубликатов ключей от кассы и сейфов.