Выводы по второй главе
Объектом исследования является компания ХХХ - один из крупнейших ретейлеров в России. Под ее управлением находится более 140 гипермаркетов и 38 супермаркетов в разных регионах страны.
В рамках второй главы выпускной квалификационной работы была представлена краткая характеристика компании, представлена ее структура и модели автоматизируемых бизнес-процессов.
После анализа документации, интервью и воркшопов, были сформированы модели процессов «Управление результативностью» и «Управление обучением и развитием», которые в последующем будут частично или полностью автоматизированы с помощью системы ETWeb. Также на основе анализа бизнес-процессов были сформулированы функциональные требования к системе и описаны все необходимые операции, выполняемые на автоматизированных рабочих местах.
Также, после анализа документации и интервью, методом мозгового штурма были сформированы нефункциональные требования по корпоративной методике, основанной на методике FURPS.
В третьей главе работы будет представлено краткое описание выбранной системы, описан процесс настройки, а также представлена автоматизация процессов управления человеческими ресурсами на базе выбранной системы.
Глава 3. Автоматизация процессов управления человеческими ресурсами
3.1. Организация процесса настройки системы
Выбор системы, на базе которой будут автоматизированы процессы управления человеческими ресурсами происходил внутри компании ХХХ. Руководством компании была выбрана полнофункциональная система ETWeb, которая имеет сравнительно невысокую цену, довольно быструю скорость внедрения, уже была внедрена в аналогичных сетях («Auchan», «METRO» и «Wal-Mart»), а также имеет много успешных проектов внедрения в российских компаниях («Росатом», «Сибур», «Свеза», «Ланит», «ИНГОССТРАХ», «Сбербанк Лизинг», «ММВБ» и другие).
Система ETWeb может использоваться как самостоятельное решение или интегрироваться в состав ERP системы и состоит из 6 модулей [19]:
«Управление эффективностью» – модуль системы, обеспечивающий достижение сотрудниками стратегических целей организации и соответствие их результатов заданному уровню. В системе организован интерактивный процесс формирования и согласования целей, в который вовлечены как сами сотрудники, так и их руководство. Это позволяет каскадировать цели на неограниченное число уровней вниз, выстраивая дерево целей. Также модуль позволяет осуществлять двустороннюю оценку: самооценку сотрудника и последующую оценку его руководителем.
«Управление вознаграждениями» – модуль системы, позволяющий импортировать данные из систем расчета заработной платы и менять вознаграждения, а также привязать систему компенсаций к результативности сотрудника.
«Управление навыками и компетенциями» – модуль системы, позволяющий сформировать полный каталог требований компании, профиль должности, оценить сотрудников и провести анализ: на сколько сотрудник соответствует занимаемой им должности. Также данный модуль позволяет подобрать наиболее подходящего сотрудника на вакансию.
«Управление карьерой и система преемственности» – модуль системы, который позволяет управлять карьерными ожиданиями сотрудников компании, планировать их карьерный рост и помогает принимать взвешенные кадровые решения. Данный модуль позволяет учитывать как личные пожелания сотрудников и рекомендации их руководителей, так и пользоваться поиском наиболее подходящих кандидатов на должность с помощью специального инструмента.
«Оценка 360 градусов» – модуль, который является инструментом оценки сотрудников, поддерживающим все этапы от согласования участников оценки (людей, которые будут давать обратную связь) до сбора и анализа получившихся данных. Также модуль формирует отчет с указанием сильных и слабых сторон сотрудника и рекомендациями по развитию.
«Управление обучением и развитием» – модуль системы, с помощью которого можно выстроить план развития сотрудника, основанный на его оценках, а также закрепить за сотрудником необходимые развивающие мероприятия. Для подбора курсов можно пользоваться встроенным инструментам поиска под компетенции требующие развития.
Конечные пользователи работают через web-браузер, что не требует установки дополнительного программного обеспечения и упрощает работу с системой. Системой поддерживаются все наиболее популярные браузеры, такие как Google Chrome, FireFox, Safary и Internet Explorer.
Прежде чем переходить к настройке системы необходимо определить какие именно модули будут задействованы в автоматизируемых процессах.
Согласно требованиям компании ХХХ, система должна состоять из трех подсистем: базовой, управление результативностью и управление обучением и развитием, что соответствует следующим модулям системы ETWeb:
Модуль «Базовый» – внутри данного модуля будет храниться вся информация о сотрудниках.
Модуль «Управление эффективностью» - на основе данного модуля будет автоматизирован процесс «Управление результативностью» компании ХХХ.
Модуль «Управление обучением и развитием» - на основе данного модуля будет автоматизирован участок процесса «Управление обучением и развитием», а именно подача и согласование заявки на обучение и добавление курса в каталог.
Проанализировав функциональные требования к системе, было выявлено, что весь заявленный функционал содержится в стандартной функциональности модулей и не требует дополнительных доработок, поэтому настройка системы под процесс ограничивается ручным шагом.
Автоматизация процессов выстраивается по подпроцессам и операциям, которые были описаны в функциональных требованиях в главе 2. В процессе настройки формируется так называемый «рабочий поток», который представляет собой совокупность этапов (так в системе названы подпроцессы), ролей (участников процесса) и действий (операций), доступных на различных этапах. Все операции в системе представлены в виде кнопок, которые отображаются только в том случае, если действующее лицо имеет доступ к данной операции на определенном этапе.
Во вкладке «Безопасность» выбирается пункт «Рабочие потоки», там отмечается пункт «Типы записей». Далее необходимо выбрать «Создатель сценариев рабочего потока», где в форме вводится тип рабочего потока (к какому модулю системы он относится) и вводится его название. Для процесса «Управление результативностью» он будет называться «УР ХХХ».
Рабочий поток делится на две части «Конфигурация рабочего потока» и «Роли». Роли рабочего потока создаются автоматически, так как уже заложены в системе. Они представляют собой список лиц, участвующих в процессе. Для процесса «Управление результативностью» ролями будут:
Сотрудник (Employee)
Текущий функциональный руководитель (Manager)
Текущий административный руководитель (Administrative manager)
Ответственный HR (Responsible HR)
Вышестоящий руководитель (Manager’s manager)
Владелец плана (Plan owner)
Оценивающий руководитель (Reviewer)
Административный оценивающий руководитель (Administrative reviewer)
Вышестоящий оценивающий руководитель (Next level reviewer)
Для процесса «Управление обучением и развитием»:
Сотрудник (Employee)
Текущий функциональный руководитель (Manager)
Ответственный HR (Responsible HR)
При нажатии на одну из ролей, открывается вкладка «Разрешения», где может быть разграничен доступ ролей к группам объектов. Это нужно для того, чтобы некоторые действующие лица видели информацию на форме, но не могли совершать на ней действия, так как настройка доступа к действиям проходит отдельно.
Далее в конфигурации рабочего потока создаются этапы процесса. Во вкладке «Допустимые значения состояний» для каждого «этапа» выставляется порядок сортировки, чтобы в системе они отображались в том порядке, в котором они изображены на схеме процесса. Это делается для удобства настройки, так как по умолчанию система отсортирует их в алфавитном порядке, а настройка системы идет с первого этапа.
Рисунок 7. Допустимые значения состояний
После того, как отмечен порядок этапов, необходимо перейти на вкладку «Специальные значения состояний», в которой нужно выставить к какому этапу будут относиться данные состояния. Список состояний является стандартным для каждого модуля и отображается автоматически, если какие-либо состояния не нужны, поля с галочками просто остаются пустыми.
В модуле «Управление эффективностью» заложены следующие состояния:
Состояние по умолчанию – это состояние, с которого начинается процесс, то есть «стартовое состояние». Ни с какого другого этапа процесс начаться не может. Если процесс может начинаться с нескольких разных подпроцессов, галочки ставятся рядом с каждым из них.
Состояние «Завершен» - это состояние, в котором завершается процесс.
Состояние «Отменен» - состояние, которое обозначает, что процесс не был пройден до конца и отменен на каком-то этапе.
Отобразить в списке задач менеджера – данным состоянием отмечаются этапы, на которых участие руководителя является необходимым. Когда процесс будет находиться на одном из таких этапов, статус процесс и напоминание о необходимости принятия в нем участия будет отображаться в списке задач руководителя в системе.
Отобразить конечную оценку – состояние, в котором отображается конечная оценка, выставляемая сотрудником и руководителем, чтобы все участники процесса могли на нужном этапе согласовать ее или внести коррективы.
Отобразить предварительную оценку – это состояние, в котором на этапах отображается предварительная оценка. На этапе не могут одновременно отображаться конечная и предварительная оценки.
Отобразить утверждение – состояние, которое показывает, что план утвержден.
Отобразить подсчет премии – состояние, в котором в зависимости от оценки подсчитывается премиальная часть вознаграждения сотрудника.
Отобразить в списке задач менеджера на мобильном – аналогично с отражением задачи в списке задач руководителя в системе, можно добавить сообщение о необходимости участия в этапе процесса на его телефоне.
Отобразить на «домашней странице» на мобильном сотрудника – состояние, в котором этап будет доступен сразу с домашней странице телефона сотрудника.
Отобразить общую оценку для руководителя – состояние этапов, на которых общие оценки, выставляемые руководителем, должны быть доступны руководству.
Отобразить общую оценку для сотрудника – состояние этапов, на которых общие оценки, выставляемые руководителем, должны быть доступны сотруднику.
Цели утверждены – состояние этапов, в которых подтверждается утверждение целей.
Рисунок 8. Специальные значения состояний
К примеру, этап «Черновик» является для процесса «Управление результативностью» состоянием по умолчанию, то есть ни с какого другого этапа/состояния процесс начаться не может.
Для процесса, автоматизированного на базе модуля «Управление обучением и развитием» некоторые состояния будут другими, так как состояние по умолчанию делится на области HR-администратора, руководителя и сотрудника:
Состояние по умолчанию в рабочей области администратора
Состояние по умолчанию в области ПСР
Состояние по умолчанию в области ПСС
Состояние «Завершен»
Состояние «Отменен»
Отразить в списке задач менеджера
Отразить в списке задач сотрудника
Отобразить в списке задач менеджера на
Отобразить на «домашней странице» на мобильном
После того, как созданы все этапы и для них установлены состояния, необходимо выставить разрешения этапа. Разрешения представляют собой разграничение прав доступа для действующих лиц. Напротив групп объектов для каждой роли выставляются галочки на том уровне доступа, который необходим. Группы объектов представляют собой совокупность объектов, состоящих из полей формы. В ходе разграничения доступа необходимо точно сверять какие именно формы соответствуют группам объектов.
Группы объектов и формы заложены в стандартной комплектации модуля системы, но, если необходимо, разработчиками могут вноситься корректировки, которые не будут противоречить политике компании вендора.
После разграничения доступа необходимо создать действия этапа. То есть те операции, которые могут быть совершены на данном этапе действующими лицами. Для каждого действия есть 5 вкладок:
Основные параметры
На данной вкладке отображается основная информация о действии: его название, как в ходе этого действия изменится статус и порядок данного действия в системе. Данные поля являются обязательными для заполнения, помимо них имеются дополнительные поля, которые заполняются при необходимости.
Рисунок 9. Основные параметры действия
Пользовательское действие
В этой вкладке вносится информация об объекте, который будет задействован в ходе данной операции. В системе имеется пул стандартных объектов, однако, при необходимости, объекты могут быть доработаны разработчиками компании интегратора.
Помимо объектов данная вкладка содержит хранимые процедуры, то есть запросы к базе данных, которые похожи на функции, исполняемые в ходе операции.
Как уже писалось ранее, объекты и процедуры содержатся в комплектации модуля системы, и при настройке процесса необходимо добавить нужный объект или процедуру в предназначенные для них поля. Если же объект или функция не соответствуют требованиям пользователя, они отправляются на доработку. Таким образом система может быть полностью кастомизирована. Разработчики могут менять внешний вид стандартных форм, отчетов и порядок выполнения функций.
Рисунок 10. Пользовательское действие
Правила работы
Правила работы или бизнес-правила для рабочих потоков используются как дополнительная гарантия того, что пользователи справились со своей частью процесса до того, как будет разрешено продолжение рабочего потока.
Бизнес-правила можно по желанию связать с действиями, которые, в свою очередь, указывают изменения состояния, определяющие поведение рабочего потока для определенных компонентов (например, плана результитивности). Если бизнес-правила связаны с конкретным действием, пользователи не смогут продолжить операции, пока они не удовлетворят требования каждого правила по завершении
действия.
На рисунке 14 отображено, что для операции «Назначить цель» никакие правила значения не имеют.
Рисунок 11. Правила работы
Для каждого правила имеется четыре параметра проверки:
Не проверять (по умолчанию). Позволяет выполнять действие без проверки плана относительно критериев бизнес-правила.
Параметр Проверить до. Требуемое действие должно быть проверено относительно критериев бизнес-правила до разрешения изменения статуса или выполнения пользовательского действия. Если выбран только этот параметр, выполняется проверка бизнес-логики, но, независимо от результатов, пользователь может перейти к следующей стадии рабочего потока.
Параметр Проверить после. Требуемое действие должно быть проверено относительно критериев бизнес-правила после разрешения изменения статуса или выполнения пользовательского действия. Если выбран только этот параметр, выполняется проверка бизнес-логики, но, независимо от результатов, пользователь может перейти к следующему этапу рабочего потока.
Параметр Критический. Требуемое действие должно быть запрещено, когда изменение статуса/пользовательское действие не отвечает критериям бизнес-правила. В случае обнаружения ошибки или несоответствия пользователь автоматически получит уведомление. Продолжить можно будет только после устранения ошибки.
Отобразить на
В данной вкладке добавляются страницы системы, на которых должно отображаться данное действие. Это нужно для того, чтобы пользователи могли переходить к выполнению операций с разных страниц системы.
Разрешения
В последней вкладке отмечается какие роли имеют доступ к данному действию. Разрешение имеет три различных параметра:
Не указан (По умолчанию). Параметр, который принимает значение «Грант» или «Запретить», в зависимости от того, какой из них отмечен в базовом процессе системы.
Грант. Данная роль имеет доступ к выполнению действия.
Запретить. Данная роль не имеет доступ к выполнению действия.
Рисунок 12. Разрешения
Таким образом формируются все необходимые операции для каждого продпроцесса.
Помимо настройки самого процесса, необходимо сформировать процессные письма, которые будут отправляться системой автоматически при переходе на новый этап. Все письма вносятся в систему во вкладке Система | События | Действия рабочего потока. В данной вкладке нажимается кнопка “Создать” и во вкладке «Основные параметры» пишется имя события, описание (при необходимости) и порядок сортировки.
Далее во вкладке «Критерии поля» добавляются события, которые должны производится после исполнения указанных критериев данного события. Для писем такие последовательные события не нужны.
На последней вкладке «Действия» указывается какие именно действия должны происходить после наступления формируемого события. Главными параметрами действий является его тип (в данном случае «Send e-mail») и хранимая процедура, то есть какое письмо и кому будет отправлено.