1.3. Документирование требований к информационной системе

Следуя стандартам, требования могут быть задокументированы по ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы». Данный документ содержит 9 разделов [9]:

• Общие сведения – раздел, где содержится информация о системе, компаниях заказчике и исполнителе, перечень документов, которые служат основанием для создания системы, а также порядок финансирования и предоставления заказчику работ.

• Назначение и цели создания (развития) системы – раздел ТЗ, который содержит назначение будущей системы и перечень целей ее создания.

• Характеристика объектов автоматизации – раздел, в котором представлена информация об объекте автоматизации, его условиях эксплуатации и характеристиках внешней среды.

• Требования к системе – наиболее обширный раздел технического задания. Согласно ГОСТ требования делятся на 3 группы: к системе в целом, к функциям системы и к видам обеспечения, каждая из которых включает в себя множество требований, которые могут быть выявлены в ходе обследования объекта автоматизации.

• Состав и содержание работ по созданию системы – раздел, который содержит перечень этапов и содержание работ, которые будут выполнены в рамках создания информационной системы.

• Порядок контроля и приемки системы – раздел, включающий в себя информацию об испытаниях системы, требования к приемке работ по стадиям и статус комиссии, которая будет осуществлять приемку работ.

• Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие – раздел, содержащий перечень необходимых для подготовки объекта автоматизации к вводу системы в эксплуатацию мероприятий и их организаторов.

• Требования к документированию – раздел, который включает перечень документов, необходимых для разработки в рамках создания системы. Перечень и вид документов регламентируется ГОСТ 34.201-89.

• Источники разработки – раздел, содержащий перечень документов и информационных материалов, на базе которых было создано данное техническое задание и которые должны использоваться для разработки системы.

В стандарте приводится наиболее полный список требований, которые могут быть сформированы. Все эти требования в разном объеме присутствуют в каждой из методик, однако не так четко сформулированы, что делает их не всегда понятными.

ГОСТ 34.602-89 является наиболее популярным стандартом серии. В крупных компаниях частного сектора, а также почти во всех государственных компаниях при разработке ТЗ на создание АС данный стандарт используется в обязательном порядке. Подробное описание требований к системе, формируемой в ходе ее создания документации, составу работ и порядку контроля позволяет компаниям обезопасить себя от многих проектных рисков, о которых на ранних этапах многие даже не подозревают.

1.4. Разработка проектного решения

В рамках этапа разработки проектного решения проводятся работы по выбору подхода к автоматизации процессов, формирование функционально-алгоритмической составляющей системы и выбор системы на базе которой будет проводиться автоматизация.

Подходы к автоматизации

В настоящий момент существует несколько различных подходов к автоматизации бизнес-процессов, то есть проектированию информационных систем. Одним из принципов выделения подходов является разделение по степени использования тиражируемых систем [16].

Рисунок 1. Подходы к построению информационных систем

Согласно данному принципу подходы делятся на те, в которых разработка программных решений идет с нуля и те, в которых используется тиражируемое программное обеспечение.

Первый метод в свою очередь делится на разработку системы силами компании и разработку системы на заказ.

Подход, предполагающий самостоятельную разработку системы, появился первым, так как компании осознали необходимость усовершенствования своих бизнес-процессов путем их автоматизации, но решения на рынке еще не предлагались. В связи с этим системы разрабатывались силами самой компании, имеющей штат разработчиков. Данная методика бывает актуальна и в наши дни, когда необходимый функционал не может обеспечить ни одна из существующих систем, однако встречается довольно редко, так как имеет существенные недостатки.

Одним из главных недостатков данного подхода является то, что программисты, которые уже работают в компании, как правило уже имеют определенные обязанности и профиль деятельности. Новые обязанности помешают им качественно выполнять привычную работу, а недостаток квалификации помешает разработать достаточно мощную систему.

В случае разработки системы на заказ компании обращаются в специализированные фирмы, которые разрабатываю нестандартные информационные системы. Данный подход позволяет также получить решение, не имеющее аналогов по своей функциональности, но потребует меньших финансовых расходов, чем самостоятельная разработка. Этот эффект будет достигнут в результате того, что разработчики, чей профиль именно разработка ИС, имеют высокую квалификацию, а также наработки, которые позволяют упростить процесс проектирования системы.

Второй метод заключается во внедрении уже существующих решений: «коробочных» и адаптируемых систем.

Под «коробочными» решениями подразумеваются системы, которые, как правило, не отличаются особой сложностью внедрения поставляются с подробной инструкцией, которая позволяет быстро ввести решение в эксплуатацию самостоятельно. Главным преимуществом данного подхода является низкая стоимость подобных решений, а также простота и короткий срок их внедрения. Однако, данный подход имеет и свои минусы. «Коробочные» продукты имею ограниченную функциональность и не всегда позволяют автоматизировать все необходимые подпроцессы, а также зачастую в ходе внедрения систем могут возникнуть трудности с их совместимостью с уже существующим в компании ПО.

Внедрение адаптируемых систем в настоящее время является наиболее популярным подходом к автоматизации бизнес-процессов компании. В основе данных решений лежит программное ядро, которое предназначено для тиражирования продукта. Именно благодаря наличию ядра, адаптируемые системы сохраняют достоинства и избавляются от недостатков «коробочных» решений, так как позволяют максимально подстроить работу системы под процессы компании, при этом используя апробированное решение. Данный тип продуктов позволяет предоставить решение, наиболее соответствующее всем требованиям заказчика, как в случае с решениями, разрабатываемыми с нуля, но сократить сроки и риск неудачного выполнения работ.

Адаптация системы может проходить как силами компании, так и с привлечением внешних ресурсов. Второй подход является более предпочтительным, так как внедрение лучше доверять квалифицированным работникам, имеющим соответствующий опыт и знания в области.

Итак, внедрение адаптируемых систем позволяет избавиться от недостатков других подходов и при этом сохранить их преимущества. Данный метод подходит для всех типов организаций и позволяет наиболее точно воплотить все требования заказчика, при минимальном риске неудачного исхода. Именно такой подход будет применен в практической части работы.

Функциональность и уровень автоматизации процессов

Так как на данный момент на рынке присутствуют системы автоматизирующие совершенно разные процессы и содержащие объемный функционал, в работе будут рассмотрены только системы управления человеческими ресурсами.

Отталкиваясь от существующих в компании потребностей, с помощью приведенных далее методик деления АСУП по уровням автоматизации и функциональности, могут быть подобраны наиболее подходящие заказчику решения.

Согласно общепринятой методологии, системы класса HRIS делятся по уровню автоматизации на три типа [17]:

• Автоматизация расчета зарплаты;

• Автоматизация кадрового учета;

• Автоматизация управления трудовыми ресурсами.

Эти уровни отражены в историческом порядке, развиваясь в процессе изменения потребностей кадровых служб и возможностей программирования. Изначально системы управления человеческими ресурсами возникли для автоматизации базовых HR-функций, которые имеют определённые стандарты и законодательные регламенты, а также отличаются рутинностью и трудоёмкостью их ручного выполнения. Данные функции были наиболее очевидны для автоматизации, так как имели вычислительный характер и простой алгоритм выполнения. Так первыми возникли системы, автоматизирующие только подсчет заработной платы. Следом за ними появились усложненные системы, которые включали в себя не только расчет зарплаты, но и более сложные, но все также формальные функции кадрового учета: создание и обновление штатного расписания, контроль перемещения сотрудников, кадровый документооборот и т.д.

Впоследствии были автоматизированы и неформализованные процессы управления человеческими или трудовыми ресурсами, которые не имеют четкого регламента и являются наиболее сложным для алгоритмизации. Таким образом системы третьего уровня автоматизации включают в себя не только функции систем второго уровня, но и более сложные функции такие как оценка или аттестация сотрудников, составление карьерных маршрутов, индивидуальных планов развития и проведение обучения.

Программные решения первого уровня наиболее просты в части внедрения и эксплуатации, чаще всего они преднастроены, обладают ограниченной функциональностью и гибкостью, что делает их дешевыми, но менее популярными, чем решения более высоких уровней.

Ввиду того, что в последнее время наибольший акцент делается на управленческом функционале систем, граница между решениями второго и третьего уровня автоматизации стала постепенно размываться. И те, и другие решения обладают обширным функционалом и возможностью кастомизации. С помощью систем третьего уровня автоматизации может быть реализована любая методология управления человеческими ресурсами. Стоимость таких решений на порядок выше, однако они покрывают полный список HR-задач. Ввиду такого незаметного слияния уровней, на данный момент логичнее говорить о делении систем не по уровням, а по их функциональному наполнению: расчетно-ученые, неполнофункциональные и полнофункциональные системы.

В исследовании компанией «Forrester Research» было выделено шесть основных функциональных блоков HRM-систем, которые группируются в три уровня пользования системой [18]:

1. Пользовательский уровень

1. Средства пользовательского взаимодействия

1. Процессы пользователя;

2. Процессы менеджера;

3. Процессы наемного (временного) сотрудника;

4. Контент и коммуникации;

5. Аналитика и отчетность.

2. Уровень развития персонала

1. Управление эффективностью и талантами

1. Управление эффективностью сотрудников;

2. Планирование успеха;

3. Управление компетенциями;

4. Управление обучением;

5. Управление карьерным продвижением.

1. Управление компенсациями и льготами

   1. Структурирование заработной платы;

   2. Формирование не денежных компенсаций;

   3. Выплаты бонусов.

2. Управление рекрутинговым процессом

   1. Планирование найма персонала;

   2. Выставление вакансий;

   3. Обработка заявок претендентов;

   4. Адаптация новых сотрудников.

3. Уровень базовых операций

1. Управление человеческими ресурсами

   1. Контроль рабочего времени;

   2. Анализ рабочего времени;

   3. Подсчет сверхурочных.

2. Базовые транзакции

   1. Запись и хранение данных о сотрудниках;

   2. Управление выгодами;

   3. Расчет заработной платы;

   4. Управление позициями;

   5. Соблюдение законодательных и регулятивных норм.

Как правило, системы, второго и третьего уровня состоят из нескольких модулей, которые позволяют компаниям автоматизировать только необходимые им функциональные блоки. Такое модульное строение системы делает ее более гибкой, и позволяет сократить затраты компании на внедрение.