2.3. Обоснование необходимости автоматизации

После анализа существующего в компании процесса «Управление результативностью» было предложено внести в него ряд корректив, с учетом последующей автоматизации процесса. В частности, было предложено передать ответственному HR функцию составления плана сотрудника, чтобы сам сотрудник и его руководитель могли основываясь на нем корректировать цели. Экспертное мнение сотрудника службы персонала позволит сделать этот план более продуманным и его создание займет у сотрудника и руководителя меньше времени.

Также было предложено избавиться от обязательного обсуждения целей сотрудником и руководителем, так как это сэкономит их время и трудозатраты.

С появлением системы всё взаимодействие между участниками процесса (кроме HR – правление) будет построено автоматически, то есть система будет направлять участникам письма о совершении того или иного действия другими участниками и указанием собственных последующих действий. Статус процесса (этап, на котором процесс находится в данный момент) также будет отражаться в системе. Эти изменения позволят снизить временные издержки участников процесса.

Документы, возникающие в ходе процесса будут храниться в системе, где, при необходимости, действующие лица смогут их просматривать.

На рисунке 7 представлена обновленная модель процесса управления результативностью после согласования и внесения всех изменений.

Рисунок 5. Модель процесса «Управление результативностью» to be.

Как уже было заявлено ранее, процесс обучения и развития имеет ряд недостатков, которые могут быть ликвидированы путем автоматизации процесса. согласования заявок на обучение и создание курса требует больших трудовых и временных затрат, которые позволит сократить автоматизация данного процесса.

Автоматизация процесса позволит систематизировать документацию, которая возникает в ходе процесса, упростить коммуникацию между участниками и облегчит мониторинг процесса сотрудникам службы управления персоналом. Также с помощью автоматизации будет формализован вид заявки на обучение или добавление курса в каталог, так как сейчас сотрудникам приходится направлять письма в свободной форме, что не очень удобно при высокой степени загрузки.

2.4. Формирование функциональных требований к автоматизации процессов управления персоналом

Согласно решению руководства компании ХХХ, требования к системе будут формироваться согласно корпоративной методике, основанной на FURPS+.

После проведения анализа процессов управления результативностью и управления обучением и развитием компании ХХХ, в процессах был выявлен ряд недостатков. В связи с этим было принято решения об усовершенствовании этих процессов путем автоматизации. Одним из важнейших этапов автоматизации процесса является формирование функциональных требований к системе.

Для удобства настройки системы под процесс «Управление результативностью» было предложено разделить его на 8 подпроцессов, в каждом из которых будет участвовать только часть действующих лиц.

В таблицах с описанием процессов введены следующие условные обозначения:

С – Сотрудник

ФР – Функциональный руководитель

АР – Административный руководитель

ВР – Вышестоящий руководитель

Подпроцесс «Черновик»

Первый этап рабочего процесса управления результативностью. Ему предшествует назначение оценки, которое не входит в данный процесс.

При назначении плана сотруднику уходит непроцессное письмо. Сотрудник вносит цели, сильные и слабые стороны и отправляет на согласование функциональному руководителю.

Таблица 1.

Этап «Черновик»

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные
Создать цель	Сотрудник	Стратегия компании	Цель на период
Назначить цель	Сотрудник	Статус до операции «Черновик»	Статус после операции «Согласование»
Отправить на согласование	Сотрудник	Цель на период	Письмо ФР

Подпроцесс «Согласование»

Функциональный руководитель либо согласует цели, либо отправляет их на изменение сотруднику. Также руководитель может добавить новые цели, сильные и слабые стороны.

Таблица 2.

Этап «Согласование»

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные
Согласовать цели	Функциональный руководитель	Статус до операции «Согласование»	Статус после операции «Утвержден» Письмо С и АР о том, что цели согласованы
Не согласовать цели	Функциональный руководитель	Статус до операции «Согласование»	Статус после операции «Черновик» Письмо С о том, что цели нужно изменить
Создать цель	Функциональный руководитель	План	Скорректированный план

Подпроцесс «Утвержден»

Функциональный руководитель может инициировать пересмотр целей или промежуточную оценку целей. HR инициирует оценку целей.

Таблица 3.

Этап «Утвержден»

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные
Пересмотреть цели	Функциональ-ный руководитель	Статус до операции «Утвержден»	Статус после операции «Черновик» Письмо С о том, что цели нужно изменить
Промежуточная оценка	Функциональный руководитель	Статус до операции «Утвержден»	Статус после операции «Промежуточная оценка»
Итоговая оценка	HR	Статус до операции «Утвержден»	Статус после операции «Самооценка» Письмо С о том, что он может начать самооценку
Запросить пересмотр целей	Сотрудник	План	Письмо ФР о том, что сотрудник запросил пересмотр целей

Подпроцесс «Промежуточная оценка»

Функциональный руководитель выставляет промежуточные оценки целей.

Таблица 4.

Этап «Промежуточная оценка»

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные
Проставить промежуточные оценки целей	Функциональный руководитель	Лист промежуточной оценки целей	Промежуточная оценка целей

Продолжение таблицы 4.

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные
Завершить самооценку	Функциональный руководитель	Статус до операции «Промежуточная оценка»	Статус после операции «Утвержден» Письмо С о том, что ФР выставил промежуточные оценки

Подпроцесс «Самооценка»

Сотрудник проставляет самооценку целей и компетенций. Переход к оценке руководителя осуществляется только при условии, что все самооценки заполнены.

Таблица 5.

Этап «Самооценка»

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные
Проставить самооценки целей	Сотрудник	Лист самооценки целей	Самооценка целей
Проставить самооценки компетенций	Сотрудник	Лист самооценки компетенций	Самооценка компетенций
Завершить самооценку	Сотрудник	Статус до операции «Самооценка»	Статус после операции «Оценка ФР» Письмо ФР и АР о том, что С закончил самооценку

Подпроцесс «Оценка функционального руководителя»

Функциональный руководитель проставляет оценки по целям и компетенциям, формирует итоговую оценку и отправляет на утверждение вышестоящему руководителю. Переход к этапу утверждения оценки вышестоящим руководителем осуществляется только при условии, что все оценки заполнены.

Таблица 6.

Этап «Оценка функционального руководителя»

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные
Проставить оценки целей	Функциональный руководитель	Лист оценки целей	Оценки целей
Проставить оценки компетенций	Функциональный руководитель	Лист оценки компетенций	Оценки компетенций
Поставить итоговую оценку	Функциональный руководитель	Оценки целей Оценки компетенций	Итоговая оценка
Отправить на утверждение	Функциональный руководитель	Статус до операции «Оценка ФР»	Статус плана «Утверждение оценки ВР» Письмо ВР о том, что нужно утвердить итоговую оценку

Подпроцесс «Оценка вышестоящего руководителя»

Вышестоящий руководитель либо утверждает, либо отклоняет итоговую оценку.

Таблица 7.

Этап «Утверждение оценки вышестоящим руководителем»

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные
Утвердить итоговую оценку	Вышестоящийруководитель	Итоговая оценка Статус до операции «Утверждение оценки ВР»	Статус после операции «Оценка правления» Письмо ФР и АР о том, что оценки утверждены ВР
Отклонить итоговую оценку	Вышестоящийруководитель	Итоговая оценка Статус до операции «Утверждение оценки ВР»	Статус после операции «Оценка ФР» Письмо ФР о том, что нужно изменить ит. оц.

Подпроцесс «Оценка правления»

HR вносит оценку правления, если она отличается от оценки, выставленной функциональным руководителем.

Таблица 8.

Этап «Утверждение оценки вышестоящим руководителем»

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные
Изменить общую оценку после правления	HR	Итоговая оценка	Скорректированная итоговая оценка
Закрыть оценку	HR	Статус до операции «Оценка правления»	Статус после операции «План закрыт» Письмо С, ФР, АР и ВР о том, что итоговая оценка по результатам правления выставлена

НR должен иметь расширенные права и возможности в системе, и иметь возможность совершать операции на каждом этапе, за каждую роль. Для наглядности в таблице скрыто упоминание о нем в каждом переходе, где он занимает не основную роль.

Также у HR на каждом этапе должна быть кнопка «Отменить план», нажав которую, план получает статус «Отменен» и HR имеет только одну кнопку «Повторно открыть», которая переводит план на этап «Черновик».

Так как процесс «Управление обучением и развитием» не требуется настраивать полностью полностью, так как компания ХХХ вынесла решение о принятии стандартной модели процесса обучения, заложенного в системе, настраиваться будет только его часть «Согласование заявки по каталогу и заявку на создание курса», которая для упрощения настройки также представлена в виде подпроцессов.

До начала процесса согласования заявки

Сотрудник в своем личном кабинете в разделе план развития добавляет заявку на обучение по каталогу/добавление курса в учебный каталог, после чего статус заявки становится «Согласование». В конце дня руководителю уходит письмо с запросом согласования заявки.

Руководитель в своем личном кабинете в разделе план развития для своего подчиненного добавляет заявку на обучение для своего сотрудника, после чего статус заявки становится «В работе у HR», и уходит письмо HR и письмо сотруднику.

Таблица 9.

До начала процесса «Согласование заявки»

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные
Выбор курса/ Заполнение заявки на добавление курса в каталог	Сотрудник	План развития	Заявка на обучение Статус заявки после операции «Согласование» Письмо руководителю с запросом согласования заявки
	Руководитель	План развития сотрудника	Заявка на обучение Письмо HR c запросом проверки заявки Письмо сотруднику с уведомлением о созданной заявке

Этап «Согласование»

Заявки, отправленные сотрудником, попадают на согласование руководителю. У руководителя есть две кнопки – «Согласовать заявку» и «Отклонить заявку»

При нажатии кнопки «Согласовать заявку» статус заявки становится «В работе у HR», и уходит письмо HR и письмо сотруднику.

При нажатии кнопки «Отклонить заявку» и статус заявки становится «Отклонено», и сотруднику уходит письмо, информирующее об отклонении его заявки.

Таблица 10.

Этап «Согласование»

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные
Согласовать заявку	Руководитель	Заявка на обучение	Письмо HR c запросом проверки заявки Письмо сотруднику с уведомлением о подтверждении запроса
Отклонить заявку	Руководитель	Заявка на обучение Статус до операции «Согласование»	Статус после операции «Отклонена» Письмо сотруднику с уведомлением о том, что заявка отклонена

Этап «В работе у HR»

Заявки, отправленные руководителем, попадают на согласование HR. Чтобы отклонить заявку, HR меняется статус утверждения на «Отклонена HR», и сотруднику уходит письмо. В случае согласования заявки статус утверждения не меняется.

Таблица 11.

Этап «В работе у HR»

Операция	АРМ	Входные данные	Выходные данные
Отклонить заявку	HR	Заявка на обучение Статус до операции «В работе у HR»	Письмо сотруднику c уведомлением о том, что заявка отклонена HR Статус после операции «Отклонена HR»