Этапы системы управления документооборотом:

1. Разработка положения о бухгалтерской службе.

2. Разработка должностных инструкций работников бухгалтерии и иных работников предприятия имеющих отношение к учету.

3. Составление графика документооборота на предприятии.

4. Создание технологии обработки учетной информации.

5. Разработка номенклатуры дел и порядок текущего хранения документов.

6. Экспертиза ценностей документов и подготовка дел к длительному хранению.

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР (форма № КО-2) — применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники; выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3); в тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна; по строке “Основание” указывается содержание хозяйственной операции, а по строке “Приложение” перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления; составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения.

Преимущества мемориально-ордерной формы учёта:

1. Довольно простая структура - вместо многочисленных регистров синтетического учёта применяется один регистр синтетического учёта – Главная книга. Удачно сочетается использование книг и карточек.

2. Наглядность записей - все синтетические счета располагаются на одном листе, что даёт возможность проверять правильность записей в учётных регистрах и выявлять допущенные ошибки.

3. В любое время можно получить баланс по счетам - для этого достаточно подсчитать суммы по итоговой графе и корректированным счетам.

4. Возможность разделения учётной работы между специалистами разного уровня квалификации - простота и доступность учётной техники, строгая последовательность учётного процесса.

и недостатки:

1. Трудоёмкость учета, вызванная прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, в регистрационном журнале, в синтетических и аналитических регистрах).

2. Отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета и нередкое отставание его от синтетического.

3. Формы регистров синтетического учета зачастую не содержат показателей необходимых для контроля, анализа хоз. деятельности и составления отчетности.

Журнал - Главная

Форма "Журнал-Главная" используется на организациях с небольшим количеством применяемых синтетических счетов. Сущность заключается в том, что для регистрации хоз.операций используются специальные накопительные ведомости учета: осн.средств, производственных запасов, ГП и др.

Операции в Журнал-Главную записываются непосредственно из первичных или сводных документов. Каждой бухгалтерской проводке при записи присваивается порядковый номер и отводится одна строчка для записи.

Учетный регистр условно можно подразделить на две части - на хронологический регистр и систематический регистр.

В журнале хозяйственных операций записываются: дата; основание, № док-та; содержание операции; корреспонденция счетов; сумму операции.

В Главной книге отражаются все синтетические счета открытые на предприятии. Для удобства их можно расписывать по субсчетам. В Главной книге подсчитываются обороты по счетам за месяц, выводятся остатки на счетах на конец месяца. В конце отчетного периода по всем счетам определяется конечное сальдо и раз в квартал эти сальдо переносятся в баланс.

Отметим еще раз, что форма Журнал-Главная очень удобна для применения в организациях, имеющих небольшое количество финансово-хозяйственных операций и, следовательно, применяющих небольшое количество синтетических счетов.