34. Управление контрактами и обеспечением проекта как одна из функций Project Management: процесс контрактинга.

Организация подготовки контрактов (контрактинг) зависит от структуры системы управления проектами и может быть цент­рализованной или децентрализованной.

Централизованным называется такой контрактинг, когда один отдел ответственен за весь процесс работы с контрактами по всем проектам.

При децентрализо­ванном контрактинге каждый управляющий проектом имеет специалиста, который занимается контрактной деятельностью.

Существует специальный отдел контрактинга и управляющий проектом взаимодействует с персоналом этого отдела. При этом сокращаются затраты по контрактингу.

Независимо от принятой системы контрактинга подготовительная работа по заключению контракта предусматривает определенную последовательность действий, которая включает:

- Выбор претендентов;

- Подготовка запросов претендентам;

- Рассылка запросов претендентам;

- Составление и заключение контрактов.

- Подготовка и передача претендентами предложений заказчику;

Для того чтобы определить необходимого партнера по работе над проектом и подписать с ним соответствующий контракт, необходимо иметь какое-то количество возможных претендентов, желающих стать участниками проекта.

Указанная работа начинается с составления полного перечня возможных контакторов, которым направляется письмо или телефакс, состоящий из двух частей: первая часть содержит информацию о проекте, во второй — запрашивается информация от возможных претендентов.

Информация, запрашиваемая у претендентов, включает:

- Сведения о заинтересованности претендента в подготовке предложения;

- Данные о техническом персонале и объеме работ;

- Опыт работы в области определенной предметом контракта, предварительные планы и так далее.

Ответы потенциальных контракторов анализируются и определяются претенденты, которые более всего отвечают предъявлен­ным требованиям заказчика. Как правило, это группа из 6 - 8 потен­циальных контракторов, показатели которых различаются незначи­тельно. Заказчик направляет им запрос на подачу предложений. Одной из главных целей запросов является получение от фирмы конкурентных предложений, из которых в результате анализа выби­раются наилучшие.

Запрос представляет собой набор документов, которые необходимо подготовить претенденту для заключения К. Эти документы включают:

• Письмо — запрос на подачу предложения;

• Информацию для претендентов;

• Форму предложения;

• Форму соглашения;

• Спецификации на работы, являющиеся предметом контр.

Взаимодействие между заказчиком и контрактором на этой стадии должно быть более тесным, так как в течение этого периода стороны стремятся согласовать и уточнить условия К-та, придать им ясные формулировки. Эти переговоры могут вестись: путем переписки (почтой, телеграфом, телетайпом), путем личных встреч, по телефону. Обычно эти способы сочетаются в различных комбинациях. После всесто­ронней оценки предложений, заказчик выбирает К. и принимает решение о его подписании. Оформление К-тов является завершающим этапом, после начинается процесс его реализации. К. может считаться заключенным в том случае, если он должным образом подписан сторонами с указанием их юр. адресов. К. может быть подписан только лицами, имеющими право подписи таких документов.

7