5. Формирование сложной матрицы ответственности

Сложная матрица ответственности (см. приложение 8) отражает распределение ответственности между членами организации. Основной персонал осуществляет производство продукции, вспомогательный – сопровождает продажи; за их деятельность несет ответственность менеджер по персоналу, который также осуществляет подбор и расстановку кадров.

Задачей директора является создание условий для производства продукции. Это значит, что директор он является исполнителем и ответственным за решение организационных вопросов, заключение договора аренды и поиск инвесторов, а также его ответственность за закупку ресурсов и техники, которую осуществляет бухгалтер.

Бухгалтер также является ответственным исполнителем при ведении финансово-хозяйственного учета предприятия.

6. Формирование матрицы отчетности

Что касается системы отчетности, на основе которой будет контролироваться ход исполнения работ, ее структуру можно видеть в Приложении 9 «Матрица отчетности». В соответствии с этой матрицей, бухгалтер, как ответственный за учет в организации, архивирует практически все виды отчетов. В целом система документооборота выглядит следующим образом.

Разработка итоговой концепции продукта является внутренним документом, поэтому она в свободной форме подготавливается, редактируется директором в соответствии с собственным видением деятельности организации, после чего им же архивируется.

Решение организационных вопросов Директор организации, совместно с бухгалтером, подготавливает и утверждает устав организации. Также директор получает свидетельство о регистрации компании и о постановке на налоговый учет, что является документарным доказательством создания организации.

Разработка планов проекта Директор, как ответственный за выполнение части этого блока, по результатам должен в произвольной форме зафиксировать разработанный производственный план. В свою очередь бухгалтер должен зафиксировать разработанный финансовый план предприятия. Оба плана, как стратегические документы организации, архивируются директором организации.

Поиск местных партнеров Поскольку стандартных видов отчетности, фиксирующих выполнение данного вида работ не существует, будем считать, что по результатам поиска местных инвесторов у директора будет иметься список проведенных встреч, примерное описание содержания этих встреч, а также договор о финансировании, заключенный с подходящими НКО и МСУ.

Заключение договора аренды Директор, как ответственный за заключение договора аренды, проводит встречи с потенциальными арендодателями, и, по результатам, заключает договор аренды, что является документарным доказательством выполнения данного блока работ.

Обеспечение ресурсами Подбором работников занимается менеджер по персоналу. Основными видами отчетности по результатам этой деятельности являются штатное расписание, сведения об укомплектованности штата и список проведенных встреч с потенциальными работниками. Предполагается, что директор может редактировать штатное расписание и влиять на выбор работников при собеседовании в соответствии с собственным видением дальнейшего функционирования и развития компании. Далее менеджер осуществляет подготовку документов по пенсионному страхованию и отвечает за представление их в органы социального обеспечения, а также составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков. В соответствии с матрицей ответственности, бухгалтер занимается закупкой ресурсов и техники. Основными видами отчетности по данной работы являются акты приемки продукции, а также договора на поставку товаров. Директор, как ответственный за ведение финансово-хозяйственного учета предприятия, редактирует поступающие документы, а также отражает поступление товаров и материалов в балансе предприятия.

Производство и продажи По результатам производственной деятельности, основной и вспомогательный персонал совместно с бухгалтером составляют план выполнения полученных заказов в двух видах:

• Первый план отражает выполнение полученных заказов в стоимостном и количественном выражении

• Второй план отражает выполнение полученных заказах в процентном отношении (по степени готовности каждого заказа)

Также основной и вспомогательный персонал совместно с бухгалтером составляют план получение расчетных и авансовых платежей.

Отдельно бухгалтер составляет баланс предприятия, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении капитала, отчет о движении денежных средств, отчет о бюджетном финансировании, которые предоставляет директору организации для редактирования и архивации.